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Virtuelle Telefonie kann mehr: Von diesen Tools & Features profitieren Sie beim Einsatz einer modernen VoIP-Telefonanlage

VoIP Cloud Telefonanlage

Möchten Sie herausfinden, was mit einer modernen VoIP-Telefonanlage mittlerweile alles möglich ist? Dann sind Sie hier richtig. Sie erfahren in diesem Beitrag mehr zu hilfreichen Features und Tools, mit denen sich virtuelle Telefonanlagen immer mehr von ihren physischen Vorreitern vor Ort abheben. So erleichtern Funktionen wie eine intelligente und am Bildschirm verwaltbare Anrufweiterleitung, Call Tracking oder ein digitaler Autodialer den Alltag in Unternehmen und steigern die Effizienz. Wir zeigen zudem Möglichkeiten auf, die sich durch Vernetzung der Telefonanlage mit Ihren Anwendungen ergeben, beispielsweise mit Ihrem CRM-System.

VoIP-Telefonanlagen sind allgemein leicht und schnell implementierbar, denn sie können in der Cloud gehostet und mit beliebigen Endgeräten verwendet werden. Ob also der PC, das Smartphone oder ein Tischtelefon zum Telefonieren verwendet werden, können Sie individuell entscheiden. Damit einher gehen Flexibilität und Skalierbarkeit. Moderne Provider bieten in der Regel Pay-per-Use-Bezahlmodelle statt umfangreicher Lizenzen. Dabei sind die Kosten abhängig von der Anzahl der Rufnummern und der Intensität der Nutzung und können auch mit Flatrates kombiniert werden.

Wenn Sie Ihre Anlage in der Cloud hosten lassen, profitieren Sie zudem von der stetigen Weiterentwicklung aller Produkte mit automatischen Upgrades. Bei ausreichender Up- und Downloadrate von etwa 100 Kilobit pro Sekunde je gleichzeitig aktivem Sprachkanal, ist zudem eine hohe Übertragungsqualität gegeben. Allgemein lassen sich Standorte, Niederlassungen und Homeoffice-Arbeitsplätze mit einer VoIP-Telefonanlage besonders einfach vernetzen.

Wir steigen ein mit einer kurzen Erklärung der Funktion von VoIP, fassen dann allgemeine hilfreiche Features von IP Telefonanlagen zusammen, bevor wir zu spezifischen Features und Tools unserer MULTICONNECT Lösungen, z. B. von 3CX, kommen.

Online telefonieren mit Voice over IP (VoIP): Wie es funktioniert

Vorab möchten wir also noch einmal kurz auf die Funktion der VoIP-Telefonie eingehen. Bei der VoIP-Telefonie wird nicht mehr auf das klassische Telefonnetz zurückgegriffen. Stattdessen werden Telefone oder andere Endgeräte über den DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Kabelmodem mit dem Breitbandanschluss verbunden. 

Das Folgende passiert im Hintergrund eines VoIP-Telefonats:

  1. Sprache wird in Datenpakete umgewandelt
    Ihre VoIP-Anwendung digitalisiert also das Audiosignal.
  1. Daten werden übermittelt
    Die Anwendung verschickt die vielen Datenpakete, aus denen ein Telefonat besteht, über das Internet zur Telefonanlage und von dort aus weiter zum Gesprächspartner.
  1. Entschlüsselung der Daten
    Auf dem Endgerät des Gesprächspartners werden die Daten wieder in Sprache übersetzt.

Die Protokolle, die zur Herstellung einer Verbindung verwendet werden, nennen sich SIP und RTP. Sie stehen für Session Initiation Protocol und Real-Time Transport Protocol. Alle VoIP-Nutzer sind mit einer SIP-Adresse registriert. Anhand dieser Adresse werden Anrufer also online identifiziert und können ortsunabhängig von einem beliebigen VoIP-Endgerät telefonieren.

Hilfreiche allgemeinere Features einer VoIP Telefonanlage (z. B. 3CX) von MULTICONNECT

In diesem Abschnitt beschreiben wir einige übergeordnete Features unserer VoIP-Anlagen.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Ein großer Vorteil unserer VoIP Telefonanlagen liegt in der geographischen Flexibilität. Mitarbeiter können von überall, mit verschiedenen Endgeräten und Rufnummern, Anrufe tätigen oder annehmen. Das bedeutet auch, dass dem Recruiting buchstäblich keine Grenzen mehr gesetzt sind. Nebenstellen lassen sich auch für Mobiltelefone einrichten. Ob Mitarbeiter remote aus Indien für Sie arbeiten oder aus dem Büro am Standort, macht dank der IP Telefonie einen immer kleineren Unterschied. Sie sind weltweit unter der gleichen Nummer erreichbar.

Zudem sind die Anlagen optimal skalierbar. Sie können für Ihr Unternehmen flexibel und einfach neue Rufnummern hinzufügen oder alte entfernen.

Vernetzbarkeit

Arbeitgeber können mit dem System flexibel auf Wünsche bei Arbeitszeiten eingehen. Denn dank intelligenter Anrufweiterleitung, Anrufbeantworter- und automatischer Rückruf-Funktionen kann der Kundenservice optimiert werden. Dies wird ergänzt durch die Option, Kundendatenbanken (CRM-Systeme) oder andere Software mit der Telefonanlage zu verknüpfen. Vernetzen lassen sich unter anderem die folgenden Anwendungen:

  • Microsoft Office 365
  • MS Outlook (Plugin) 
  • MS Dynamics 365
  • MS Exchange (Plugin)
  • MS SQL Server, MySQL, PostgreSQL
  • MS Teams
  • Datev (Plugin)
  • Freshdesk
  • Freshsales
  • HubSpot
  • MongoDB
  • Salesforce
  • Zendesk
  • Zoho

Möglichkeiten der Cloud Telefonie

Weitere positive Eigenschaften der VoIP Telefonanlage kommen hinzu, wenn Sie sich für eine Cloud Telefonanlage entscheiden, gehostet von MULTICONNECT auf deutschen Servern. Zentral ist dabei, dass mit dieser Lösung lediglich eine minimale Auseinandersetzung mit technischen Fragen notwendig ist. Denn die Verantwortung für Installation, Betrieb und Wartung liegt hier ganz beim Anbieter. Sie müssen sich also keine Sorgen um Fragen zur Bandbreite oder andere Fragen zum Netzwerk, den Geräten oder den Einstellungen machen.

Wird das Hosting von MULTICONNECT übernommen, muss kein interner IT-Administrator zur Betreuung des Systems eingesetzt werden. Ebenso müssen Sie keine Schulungen für Mitarbeiter zur Nutzung des Systems durchführen. Das spart natürlich effektiv Kosten.

Auch Sicherheit und Datenschutz werden im Falle einer Cloud Telefonanlage durch Anbieter wie MULTICONNECT entsprechend DSGVO und TK-Gesetz gewährleistet. Die Technologie “hosted in Germany” wird dazu auf dem neuesten Stand gehalten. Dies ist ein beachtlicher Vorteil gegenüber lokalem Hosting. Denn es muss heutzutage einiges an Aufwand betrieben werden, um allein beim Thema Cyber-Security auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ausfallsicherheit

Wir sorgen als VoIP-Cloud-Anbieter für stabile Verbindung. Dies wird unter anderem ermöglicht, indem wir bei einem Ausfall auf weitere Server ausweichen. Darüber hinaus betreibt MULTICONNECT Server an unterschiedlichen physischen Standorten in Deutschland. So wird auch eine geografische Redundanz sichergestellt. Unsere Ausfallsicherheit ist dementsprechend sehr hoch und die Telefonie somit besonders zuverlässig. Und wenn bei Ihnen der Strom ausfällt, haben wir die Möglichkeit, Anrufe auf Endgeräte umzuleiten, die vom Stromnetz unabhängig sind, zum Beispiel Ihre Mobilfunkgeräte.

Kostenersparnis

Es ist mit unserer VoIP-Lösung an mehreren Stellen möglich, Kosten zu sparen. Zum einen können Sie durch Nutzung von Softphones auf Hardware wie Tischtelefone verzichten. Zudem sind interne Gespräche immer kostenlos. Die Kosten werden zum anderen je Nebenstelle berechnet. Je weniger Nebenstellen und zugehörige Rufnummern Sie benötigen, desto günstiger ist die Anlage. Auch indem Sie das Hosting in die Cloud verlagern, können Sie natürlich hohe IT-Kosten einsparen.

Es gibt weiterhin bei MULTICONNECT keine Einrichtungs- und Wartungskosten. Durch die All-Net-Globe Flatrate zahlen Sie nie wieder Verbindungsentgelte. Wir verzichten auch auf Mindestvertragslaufzeiten und Tricks im Kleingedruckten. Stattdessen haben wir den Anspruch, mit Leistung zu überzeugen.

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    Spezifische Tools und Features der MULTICONNECT 3CX VoIP Telefonanlagen

    In diesem Abschnitt gehen wir nun auf einige spezifische Tools und Features unserer IP Telefonanlagen ein. Diese Funktionen können Sie flexibel nach Ihrem jeweiligen Bedarf und den Anforderungen nutzen. In manchen Bereichen – wie Marketing oder Kundenservice – eignen sich bestimmte Features besonders, in anderen Bereichen sind andere Aspekte wichtiger. Hier können Sie herausfinden, welche Features für Ihren konkreten Bedarfsfall hilfreich sein werden.

    Call Tracking

    Call Tracking steht für die Möglichkeit, herauszufinden, über welche Kanäle ein Anruf generiert wurde. Dazu werden in der Regel Webanalyse-Tools wie Google Analytics oder Matomo mit dem Telefonverhalten Ihrer Kunden verknüpft

    Die exakte Zuordnung lässt sich beispielsweise erreichen, indem für eine bestimmte Marketingmaßnahme eine eigene Rufnummer generiert wird. Anrufer mit der entsprechenden Nummer müssen demnach über die dazu aufgesetzte Marketingkampagne akquiriert worden sein. Wenn gleichzeitig besuchte Websites getrackt werden, können Mitarbeiter im Kundenservice vorab Informationen dazu erhalten, für welche Produkte der Anrufer sich interessiert. MULTICONNECT ist deutschlandweit der einzige Anbieter mit Call Tracking und automatischer Anrufverteilung (Automatic Call Distribution, ACD).

    Intelligentes Routing (Anrufverteilung) 

    Indem für verschiedene Bereiche ebenfalls unterschiedliche Rufnummern eingesetzt werden, kann ein Case Based Routing stattfinden, also eine Verteilung anhand eines  bestimmten Merkmals. Dabei werden die Anrufer direkt zum zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. 

    Die Verteilung kann natürlich auch über Nummernwahl und Spracherkennung abgebildet werden. Dank sogenannter Interactive Voice Response (IVR) sind maßgeschneiderte Dialoge von Sprachbots mit Kunden möglich. Durch eine damit einhergehende Kategorisierung und Vorqualifikation der Anrufer-Anliegen wird die intelligente Anrufweiterleitung abgerundet. Auf diese Weise können Sie die Personal- und Telekommunikations-Infrastruktur so effizient gestalten wie möglich.

    Multichannel-Funktionen

    Die interne und externe Kommunikation von Unternehmen läuft heutzutage in der Regel nicht mehr auf einem, sondern auf mehreren Kanälen ab. Dazu zählen:

    • Telefonkonferenzen
    • Videokonferenzen
    • (Team- oder Kunden-)Chats

    Immer mehr Mitarbeiter arbeiten aus dem Homeoffice. Gerade in Unternehmen, in denen es auch mehrere Standorte gibt, ist daher der Einsatz von Telefon- und Videokonferenzen unerlässlich. Egal ob Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Team- oder Kunden-Chats: Diese Optionen lassen sich einfach mit ein paar Klicks über die jeweilige Benutzeroberfläche starten. Unsere Software bietet die Möglichkeit dazu. Wenn Sie jedoch bisher beispielsweise mit Microsoft Teams gearbeitet haben, kann auch diese Anwendung mithilfe eines Plugins in die IP Telefonanlage integriert werden.

    Mit unseren VoIP-Lösungen lässt sich die gesamte Kommunikation in einem System bündeln. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle relevanten Kontakte und deren Informationen, beispielsweise aus dem CRM-System. Es ist also gleichzeitig möglich, Kundendaten um Informationen aus anderen Anwendungen zu ergänzen. 

    Hilfreiche Anruf-Funktionen

    Auch während eines Anrufs sind natürlich verschiedene Aktionen möglich. Sie können den Anruf halten, um beispielsweise Informationen von einem Kollegen zu erhalten. Mithilfe der Whisper-Funktion kann ein Kollege bei einem Anruf mithören und beispielsweise live Vorschläge ins Ohr flüstern. Diese Funktion ist besonders hilfreich für neue Mitarbeiter im Kundendienst. 

    Darüber hinaus ist es natürlich möglich, Anrufe manuell weiterzuleiten. Dies kann helfen, wenn Kunden beispielsweise eine falsche Angabe gemacht haben und daher doch in der falschen Abteilung gelandet sind. Schließlich können Anrufe – beispielsweise für Telefoninterviews, für die Qualitätssicherung oder zu Ausbildungszwecken – ganz einfach aufgezeichnet werden.

    Auch eine Warteschleife mit individuellen Melodien und Ansagen ist natürlich einsetzbar, genauso wie das Makeln. Dabei wird ein Anrufer in der Warteschleife gehalten, während das Gespräch mit einer dritten Person geführt werden kann.

    Lost Call Alerts

    Falls ein Anruf einmal verloren geht, kann ein zuständiger Mitarbeiter sich darüber per E-Mail informieren lassen.

    Zentrales Kontaktregister

    Gerade für neue Kollegen ist es wichtig, dass sie auf ein zentrales Kontaktregister zugreifen können. Indem Sie Ihre Kontakte mit anderen Anwendungen wie Microsoft Outlook synchronisieren können, ist es besonders einfach, dieses Register vollständig zu halten und Mitarbeitern den Zugriff zu ermöglichen.

    Status-Updates 

    Gerade im Kundendienst, aber auch in vielen anderen Bereichen ist es sehr hilfreich, den Status von Kollegen zu sehen. Sind sie aktuell verfügbar, in der Pause, abwesend oder im Gespräch? Dank der Status-Updates haben Sie dies im Blick.

    Gewinnspiel- und Voting-Events

    MULTICONNECT bietet Ihnen massenlastfähige Telefonie. Das bedeutet, dass auch Aktionen wie Gewinnspiele und Votings, bei denen zeitgleich tausende Anrufe eingehen können, kein Problem sind. Dazu kann auch eine 0137-Rufnummer genutzt werden, die speziell für diese Zwecke optimiert ist. 

    Autodialer 

    Es gibt für viele Unternehmen immer wieder Situationen, in denen viele Kunden angerufen oder zurückgerufen werden müssen. Dazu mussten früher Rufnummern herausgesucht werden und es ging viel Zeit durch besetzte Leitungen oder nicht erreichbare Kunden verloren. All das ist mit der Autodialing-Funktion kein Problem mehr. Der Autodialer telefoniert sehr schnell eine Liste von Kunden ab und stellt sie dann an geeignete und verfügbare Mitarbeiter durch. So gewinnt Ihr Unternehmen an Effizienz.

    Verschiedene Rufnummern flexibel nutzbar

    Ein professioneller Unternehmensauftritt entsteht einerseits dadurch, dass Kunden einheitliche Unternehmens-Rufnummern angezeigt werden, und nicht etwa die privaten Handynummern der Mitarbeiter. Mit MULTICONNECT ist es gleichzeitig möglich, ganz verschiedene Rufnummern je nach Bedarf zu nutzen, beispielsweise für bestimmte Events oder Kampagnen. 

    Regionale Ortsnummern aus der DACH-Region

    Nehmen wir den Fall, dass ein Kollege, der Ihnen aus den USA zuarbeitet, mit einem Kunden ein Anliegen klären möchte, der sich an Ihren Standort in Köln gewendet hat. Der Kunde wird vermutlich verwirrt sein, wenn er einen Anruf aus den USA erhält. Zielführender ist es hier, über die IP Telefonanlage eine Kölner Rufnummer zu verwenden. So kann der Kunde den Anruf sehr viel besser zuordnen.

    Internationale Rufnummern in über 80 Ländern

    Wenn Sie Standorte in mehreren Ländern haben, ist es ebenfalls hilfreich, Kunden im Ausland mit der landeseigenen Rufnummer kontaktieren zu können. Sie können bei MULTICONNECT Rufnummern für über 80 Länder nutzen.

    Nutzung von 0800-Rufnummern

    Mit der Vorwahl 0800 können Sie Ihren Kunden kostenlose Telefonate bieten. Dies kann sich positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirken, insbesondere, wenn für sparsame Kunden der Druck durch anfallende Telefonkosten wegfällt. Manche Kunden empfinden es zudem als gerecht, dass sie nicht selbst für mögliche Probleme mit einem Produkt oder einer Dienstleistung aufkommen müssen. Hingegen fehlt der 0800-Nummer der lokale Bezug. Die optimale Lösung ist in vielen Fällen die Nutzung einer 0800-Nummer für den Kundendienst und einer weiteren (lokalen) Rufnummer für alle anderen Telefonate des Unternehmens.

    Digitale Fax/E-Mail-Funktion

    Mit dieser Funktion lassen sich E-Mails an Faxnummern versenden – die E-Mail wird dann in ein Fax umgewandelt. Genauso ist es möglich, ein Fax per E-Mail zu erhalten. Dieses wird in ein PDF oder TIFF umgewandelt und an die E-Mail angehängt.

    Zusammenfassung: Gründe für eine 3CX VoIP Telefonanlage mit Cloud-Hosting von MULTICONNECT

    Eine VoIP Telefonanlage von MULTICONNECT ist unter anderem ein großer Gewinn für den Kundenservice. Funktionen wie intelligentes Routing und Autodialer ersparen den Kunden und Ihren Kundendienstlern viel Frustration. Integrieren Sie Anwendungen Ihres Unternehmens (z. B. CRM, Zendesk, Hubspot oder Teams) in die VoIP Telefonanlage, um die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen zu steigern. So liegen Mitarbeitern jederzeit aktuelle, wichtige und umfassende Informationen über Anrufer vor. 

    Durch ein zentrales Kontaktregister und die allgemeine Bündelung der Kommunikation wird auch die Zusammenarbeit sehr viel leichter. Mitarbeiter haben einfach Zugang zu Kontaktdaten und wissen, auf welchen Wegen sie sich austauschen können.

    Neue Rufnummern (Nebenstellen) lassen sich sehr einfach hinzufügen oder löschen. Dadurch ist die Telekommunikations-Anlage (TK Anlage) optimal skalierbar. Auch der Preis lässt sich dank des Pay-per-Use-Modells entsprechend anpassen. Auf diese Weise kann die Telefonanlage flexibel mit dem Unternehmen wachsen.

    Sicherheitsstandards lassen sich besonders einfach durch Nutzung der MULTICONNECT-Cloud einhalten. Denn es liegt bei uns ein Fokus auf Datenschutz und Betrugsbekämpfung durch unser IT-Team mit großer Expertise. Unsere Hochleistungs-Server stehen in Deutschland. Die Achtung von DSGVO und dem Telekommunikations-Gesetz (TKG) sind in unsere DNA eingeschrieben. 

    Auch ein Wechsel von Cloud- zu On-Premise-Hosting oder andersherum ist bei Bedarf problemlos möglich. Da unsere Hardware interoperabel und einfach mit verschiedensten Systemen nutzbar ist, kann auch der Anbieter nach Wunsch besonders einfach und günstig gewechselt werden.

    Möchten Sie herausfinden, wie Ihr Unternehmen von unseren IP-Telefonie-Lösungen profitieren kann? Wir vereinbaren gern einen Beratungstermin mit Ihnen. Darin beantworten wir alle Fragen rund um die Features für Ihre VoIP Telefonanlage. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Ihre individuelle Lösung aussehen kann. Natürlich erfahren Sie dabei auch, welches Bezahlmodell sich für Sie eignet und welche Kosten in etwa entstehen.

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