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VoIP: 10 Gründe für eine Cloud-basierte Telefonanlage

VoIP gilt spätestens seit der All-IP-Umstellung als landesweiter Standard in Sachen Telefonie. Dennoch behelfen sich noch immer viele Unternehmer mit Übergangslösungen, die ihre alten ISDN-Anlagen am Leben halten – oftmals aus bloßer Angst vor Veränderung. Schluss damit: In diesem Beitrag stellen wir 10 Gründe für Cloud-basierte Telefonanlagen vor!

Adieu, ISDN – Herzlich Willkommen, Internettelefonie!

Voice over IP oder VoIP – den meisten Unternehmern ist der Fachbegriff für “Internettelefonie” inzwischen längst ein Begriff. Spätestens seit der All-IP-Umstellung, die im vergangenen Jahr das Ende des klassischen ISDN-Telefonnetzes besiegelte.

Viele wissen allerdings noch immer nicht um die großen Vorteile, die Nutzern Cloud-basierter Telefonanlagen vom Start weg winken – und behelfen sich daher mit temporären Übergangslösungen wie SIP-Trunks.In diesem Artikel zeigen wir, warum Sie sich ein für alle mal von Ihrer veralteten Telefonanlage verabschieden und stattdessen die digitale Zukunft willkommen heißen sollten. Viel Spaß!

Funktionsweise, Benefits und mehr in unserem großen VoIP-Einsteigerguide

Sind Sie neu in der Welt der virtuellen Telefonie, lohnt sich ein Blick in unseren Einsteigerguide, der alles Wissenswerte rund um VoIP einfach und verständlich erklärt.

Cloud-basierte Telefonanlagen als neuer Standard

Womöglich haben Sie sich mit dem Thema digitaler Telefonie bereits näher beschäftigt – und dabei festgestellt, dass es zwei unterschiedliche Arten von VoIP-Telefonanlagen gibt:

  • Vor Ort installierte Systeme (On Premise)
  • Cloud-basierte Systeme (On Demand)

Im Folgenden beschränken wir uns auf die Eigenschaften der weitaus beliebteren Cloud-Lösung. Warum? Ganz einfach: On Demand ist nicht nur günstiger, sondern auch um ein Vielfaches flexibler und einfacher aufgesetzt. Das macht sie für das Gros an Nutzern zur logischen Wahl.

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Zu den leistungsstärksten Cloud-Telefonanlagen im deutschen Markt zählt die von MULTICONNECT vertriebene “3CX”, von denen Kunden in den unterschiedlichsten Branchen profitieren. Jetzt mehr erfahren.

1 | Sie sparen bares Geld

Einer der pragmatischsten Gründe für VoIP ist für viele Unternehmer einer der Wichtigsten: Mit Cloud-basierten Telefonanlagen lässt sich bares Geld sparen. Dafür gibt es gleich mehrere handfeste Gründe.

So wird für On Demand-Systeme kaum teure Hardware benötigt. Dadurch entfallen nicht nur hohe Kosten für Anschaffung und Einrichtung von Servern, Tischtelefonen und Co, sondern auch für deren Betrieb, Instandhaltung und – nicht zu vergessen – die anschließende Entsorgung.

Daneben gehören klassische Verbindungsentgelte, die bei Nutzung des herkömmlichen Telefonnetzes fällig werden, endlich der Vergangenheit an. Stattdessen zahlen Sie meist eine Flatrate-Fee, mit der Sie kostengünstig beliebig viele Gespräche führen. Besonders zum Tragen kommt das bei Telefonaten mit ausländischen Gesprächspartnern.

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Als eigenständiger Entwickler innovativer “TelTech” haben wir bei MULTICONNECT die Möglichkeit, Ihre Telefonielösung vollkommen individuell und damit kostenoptimiert zu gestalten. Wenige Angaben in unserem Kostenvergleichsrechner genügen, um Ihr Einsparpotenzial zu ermitteln.

2 | VoIP wächst mit Ihrem Unternehmen

Dynamische Märkte und technologische Veränderungen erfordern ein Höchstmaß an Flexibilität. Voice over IP bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen genau das: Benutzer, Geräte, selbst Features und Schnittstellen können Ihrer Cloud-Telefonanlage bequem und jederzeit hinzugefügt beziehungsweise entfernt werden.

Während Sie Ihre Kommunikationslösung in Zeiten des Wachstums also kinderleicht skalieren, müssen Sie sich in weniger guten Marktphasen keine Sorgen um ungenutzte Ressourcen und ausufernde Kosten machen. Ein weiteres Plus: Da die Höhe der Gebühren an die Anzahl der Nebenstellen gekoppelt ist, zahlen Sie nur so viel, wie Sie wirklich nutzen.

3 | Sie verbessern Ihren CO2-Fußabdruck

Haben Sie schon einmal von Green IT gehört? Falls nicht, hätte es vermutlich auch ohne diesen Beitrag nicht mehr lange gedauert. VoIP gilt als Paradebeispiel zur Umsetzung dieses Mega-Trends – weg von alten Energiefressern und hin zu einer umweltschonenden IT-Infrastruktur.

Mit Cloud-basierten Telefonanlagen kann auf viele der stromintensiven Komponenten verzichtet werden, die in der Telefonie lange unumgänglich waren. Allen voran die besonders ineffizienten Server, die einer vernünftigen CO2-Bilanz oft einen Strich durch die Rechnung machen.

Dank deren Zentralisierung garantieren On-Demand-Systeme eine optimale Auslastung von Ressourcen, einen geringeren Verschleiß und eine längere Lebensdauer vieler Geräte. Rechenleistung und Speicherplatz werden flexibel und nach Bedarf zugeteilt.

All das kommt Umwelt und Klima ebenso zugute wie die Reduzierung von Fahrtwegen, auf die wir gleich näher eingehen.

Einfach erklärt: Das bedeutet Green IT

Green IT ist ein vergleichsweise junger Begriff in der Informationstechnologie, der mehr und mehr an Bedeutung gewinnt. Er eine möglichst ressourcen- und umweltschonende IT-Infrastruktur – beziehungsweise alle Maßnahmen, die der Erreichung dieses Ziels dienen. Hierzu zählen:

  • Minimierung ressourcenintensiver Hardware
  • Verwendung von Strom aus erneuerbaren Energien
  • Nutzung energieeffizienter Software (z. B. per Cloud)
  • Langlebigkeit verwendeter Materialien und Produkte
  • Schonende Entsorgung von Abfallprodukten

Nähere Infos zu Green IT und der Rolle von VoIP erhalten Sie in unserem separaten Blogbeitrag zum Thema.

4 | Sie erhöhen Produktivität und Zufriedenheit Ihrer MA

Spätestens seit der Pandemie gelten Home Office und Remote Work als absoluter Standard. Tatsächlich profitieren bei entsprechender Umsetzung alle: Die Umwelt wird durch weniger Reisen geschont. Ihre Mitarbeiter sparen Fahrtkosten und eine Menge Zeit. Und Sie erfreuen sich größerer Zufriedenheit und oft auch Produktivität innerhalb der Belegschaft.

Dank Cloud-basierter Telefonanlagen erreicht Ihre Kommunikation ein völlig neues Level an Mobilität. Denn alles, was Sie und Ihre Mitarbeiter zum Arbeiten brauchen, ist eine Internetverbindung und ein VoIP-fähiges Endgerät. Hierzu zählen Laptops und PC ebenso wie Tablets, Smartphones und spezielle VoIP-Tischtelefone.

Dadurch arbeiten Ihre Mitarbeiter unkompliziert und in Echtzeit zusammen – ganz egal, ob Sie sich im Büro, zuhause oder auf der anderen Seite der Erde befinden.

5 | Sie profitieren von unzähligen Zusatzfeatures

Cloud-Telefonanlagen können weitaus mehr als nur Telefonieren. Dank ihrer innovativen Technologie bietet die Internettelefonie Features und Möglichkeiten, an die zu Zeiten von ISDN noch nicht zu denken war. 

Zu den wichtigsten Zusatzfeatures der 3CX by MULTICONNECT zählen:

  • Anrufaufzeichnung per Mausklick
  • Intelligente Anrufverteilung und -weiterleitung
  • Leistungsstarke Anrufbeantworter
  • Call-Tracking zur Erfolgskontrolle von Marketingmaßnahmen
  • Terminerinnerungen per SMS
  • Digitales Faxen
  • Multichannel-Features wie Instant Messaging und Video-Calls

Kurzum: Ganz ohne zusätzliche Kosten erhalten Sie eine Vielzahl wertvoller Funktionen, die den Nutzen Ihrer VoIP-Telefonanlage maximieren. Und das unabhängig davon, ob Sie im Agenturgeschäft, dem Gesundheitswesen, Energiesektor, Vertrieb oder einer völlig anderen Branche beheimatet sind.

Und das Beste: Sie entscheiden, was sie wirklich benötigen. Indem viele der Features ohne großen Aufwand integriert werden können, wird die Komplexität Ihres Systems nicht grundlos erhöht. Eine Anpassung auf Ihre individuellen Bedürfnisse ist in vielen Fällen ebenfalls möglich.

Im Überblick: Wie verschiedene Branchen von VoIP profitieren

VoIP bedeutet mehr, als über das Internet zu telefonieren. Welche Branchen von welchen Benefits profitieren, haben wir uns in einem separaten Beitrag gewidmet, den Sie sich nicht entgehen lassen sollten!

6 | Sie zentralisieren und vernetzen Ihre Standorte

“What gets measured gets managed” – diese Binsenweisheit der Managementlehre gilt auch im Kontext der Telefonie. Denn Cloud-basierte Telefonanlagen bieten eine zentrale Überwachung und Verwaltung, die den täglichen Betrieb optimiert und bei wichtigen Entscheidungen unterstützt.

So können zum Beispiel laufende Anrufe in Echtzeit verfolgt und per Knopfdruck fortschrittliche Analysen zur Auswertung erstellt werden. Eine intuitive Benutzerverwaltung ermöglicht außerdem die Vergabe von Berechtigungen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen.

Besonders wertvoll ist dieser Aspekt, wenn Ihre Unternehmung verschiedene Standorte betreibt. Die folgende Case Study einer unserer Kunden stellt dies eindrucksvoll unter Beweis.

Reale Case Study: Vernetzung von 200 Mitarbeitern im Baugewerbe

Unser Kunde war durch mehrere Übernahmen in kurzer Zeit rasant gewachsen. Die 200 Mitarbeiter verteilten sich auf fünf Standorte, die durch “Inselbildung” und fehlende Zentralisierung extreme Kosten verursachten.

Die Lösung: Wir ersetzen die lokalen Telefonanlagen mit der Cloud-basierten 3CX. Dadurch schufen wir eine standortübergreifende Kommunikation mit zentraler Datenerfassung und Vernetzung sämtlicher Mitarbeiter.

Im Ergebnis sparte der Kunde nicht nur 65 % seiner Telefonkosten, sondern erhöhte auch seine telefonische Conversion Rate um bis zu 40 %. Weitere Details zur Case Study finden Sie im entsprechenden Blogbeitrag.

7 | Sie genießen State-of-the-Art Sprachqualität

Digitale Telefonanlagen bieten eine hervorragende Sprachqualität, die dem klassischen Telefonnetz oft und in vielerlei Hinsicht überlegen ist. Das wird insbesondere bei Auslandsanrufen deutlich, fällt dem geschulten Ohr aber bereits bei Telefonaten mit den Kollegen nebenan auf.

Im Klartext bedeutet das: Moderne Codecs (Koder-Dekodierer) und leistungsstarke Breitbandverbindungen ermöglichen kristallklare Anrufe ohne Verzögerungen oder Unterbrechungen.

Mit der von 3CX unterstützen HD-Voice-Funktionalität verbessert sich die Klangqualität sogar abermals; Hintergrundgeräusche werden nahezu vollständig eliminiert. Die Stimmfarben wirken dadurch so natürlich, als säße Ihr Gesprächspartner Ihnen tatsächlich gegenüber.

Grundvoraussetzung hierfür ist freilich eine stabile Internetverbindung mit ausreichend hoher Bandbreite. Welche Bandbreite Sie für Ihr Unternehmen benötigen, erfahren Sie in unserem separaten Blogbeitrag zu Kauf und Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage.

8 | Sie erhalten höchste Sicherheitsstandards

Viele Einsteiger machen sich beim Thema VoIP Sorgen um die Sicherheit von Daten und Gesprächsinhalten. Das ist nachvollziehbar, werden diese doch nicht länger über Kupferkabel, sondern per Internet übertragen.

An dieser Stelle können wir allerdings Entwarnung geben. Dank fortschrittlicher Technologie bieten Cloud-basierte Telefonanlagen einen herausragenden Schutz vor Fremdzugriff, Datenlecks, und anderen unerwünschten Zwischenfällen.

Dafür sorgen Maßnahmen wie End-to-End-Verschlüsselungen, Abhörschutz für Telefonate sowie ein ausgereiftes Berechtigungsmanagement. MULTICONNECT betreibt zudem redundante Server an mehreren deutschen Standorten, welche Verfügbarkeiten von nahezu 100 Prozent garantieren. Bei Stromausfällen leiten wir Ihre Anrufe auf unabhängige Geräte wie Smartphones um, sodass Sie jederzeit erreichbar bleiben.

Und nicht zu vergessen: Dank besonders einfacher Compliance-Audits und automatisierter Sicherheitsupdates wird die Einhaltung wichtiger Vorschriften und Gesetze spielend einfach sichergestellt.

9 | Sie bieten einen herausragenden Kundenservice

In der heutigen Welt treffen sinkende Aufmerksamkeitsspannen auf ein schier unerschöpfliches Angebot an Dienstleistungen. Guter Kundenservice ist deshalb wichtiger als jemals zuvor.

Mit Cloud-basierten Telefonanlagen und ihren umfangreichen Funktionen entlasten Sie Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben – und heben Ihren Kundenservice zugleich aufs nächste Level. Dafür sorgen u. a.:

  • Intelligente und leistungsstarke Anrufbeantworter
  • Fallbasiertes Routing telefonischer Anfragen inkl. sprachgesteuertem Auswahlmenü (sog. IVR)
  • Live-Kontaktaufnahme per Chatfunktion
  • Online-Terminierungsfunktion inkl. E-Mail- und SMS-Erinnerungen
  • Digitalisierung von Faxen per Mausklick (“Fax2Mail”)

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt – einmal mehr – ein reales Fallbeispiel unserer Kundschaft.

Reale Case Study: Digitalisierung einer ganzen Behörde

Unser Kunde – ein Bürgerbüro – litt unter einer steigenden Anzahl an Verwaltungsaufgaben und akutem Personalmangel. Schlechte telefonische Erreichbarkeit, zähe Prozesse und lange Wartezeiten waren die Folge; die Bürger wurden zunehmend unzufrieden.

Mithilfe unserer Cloud-basierten Telefonanlage 3CX gelang es uns, die Kommunikationsinfrastruktur des Bürgerbüros innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren. U. a. werden Anrufe nun effizient verteilt, Termine schnell und einfach online vergeben und viele Meetings per Videokonferenz abgehalten.

Die Termintreue (über 90 %) stieg ebenso wie die Kundenzufriedenheit massiv an, während die durchschnittliche Wartezeit am Telefon um ca. 40 %, die vor Ort um ca. 50 % reduziert werden konnte. Mehr dazu im Blogbeitrag.

10 | Sie legen schnell und unkompliziert los

Zeit ist Geld. Einer der gewichtigsten Benefits Cloud-basierter Telefonanlagen liegt in ihrer blitzschnellen Einrichtung. Da von Ihnen weder Hardware angeschafft noch Software aufwändig eingerichtet werden muss, können Sie im Handumdrehen starten. Nahezu alles, was erledigt werden muss, übernehmen VoIP-Anbieter wie MULTICONNECT.

Die Bündelung Ihrer Kommunikationskanäle, im Fachjargon Unified Communications (UC) genannt, sorgt für eine schnelle und unkomplizierte Einarbeitungsphase Ihrer Mitarbeiter. Komplexität wird reduziert, die Produktivität zur gleichen Zeit erhöht.

Last but not least dürfen Sie sich auf eine nahtlose Integration bestehender Software freuen. Auf wichtige Drittprogramme wie Microsoft Teams, Outlook, HubSpot oder Salesforce müssen Sie somit nicht verzichten. 

Mit Cloud-Telefonanlagen von MULTICONNECT machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft

Als langjähriger Experte im Bereich der Telekommunikation ist MULTICONNECT Ihr optimaler Partner auf dem Weg zur Internettelefonie. Die von uns vertriebene Cloud-Telefonanlage 3CX hilft bereits heute zahlreichen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, ihren Alltag effizienter, produktiver und letztlich angenehmer zu gestalten.

Wir unterstützen Sie von der Auswahl der richtigen Telefonanlage bis hin zur Betreuung und Skalierung nach erfolgreicher Inbetriebnahme, die durch unser Expertenteam aus München erfolgt.

Unsere redundanten Server an verschiedenen Standorten in Deutschland ermöglichen ein Höchstmaß an Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie Verfügbarkeiten nahe 100 Prozent. Sollte der Strom einmal ausfallen, leiten wir Ihre Anrufe im Handumdrehen auf unabhängige Geräte wie Smartphones um. Kundenzufriedenheit und Flexibilität stehen für uns an erster Stelle, weshalb es Mindestlaufzeiten bei MULTICONNECT nicht gibt.

Darüber hinaus profitieren sie mit der äußerst intuitiven 3CX-Anlage nicht nur von einem State-of-the-Art Funktionsumfang, sondern auch von kinderleichter Skalierung und Integration in bestehende CRM-Systeme und Programme wie MS Office, Teams, Datev und Zendesk.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören.

Fazit: Das Potenzial Cloud-basierter Telefonanlagen ist riesig – die Auswahl des richtigen Anbieters aber mitentscheidend

Auch, wenn es noch einige mehr gegeben hätte: Das waren unsere Top 10 Gründe für die Nutzung von VoIP. Wir hoffen, Sie mit diesem Listicle von den Benefits Cloud-basierter Telefonanlagen überzeugt und womöglich ein wenig Licht ins Dunkel gebracht zu haben.

Wie Ihnen sicherlich aufgefallen ist, sind die Vorteile digitaler Telefonanlagen enorm vielschichtig. Müssten wir sie auf drei Eigenschaften herunterbrechen, würden wir uns vermutlich für nachhaltig, effizient und besonders flexibel entscheiden.

Echte Nachteile gegenüber der ISDN-Telefonie gibt es dagegen kaum – mit Ausnahme einer gewissen Abhängigkeit vom Anbieter, dessen Auswahl daher eine besonders große Rolle spielt. Wer völlig unabhängig sein möchte, sollte über eine On Premise-Lösung vor Ort nachdenken.

Apropos Anbieter: Sie möchten erfahren, welche Vorteile und Benefits 3CX in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation realisieren kann? Dann freuen wir uns, Ihre Möglichkeiten schon bald in einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch zu erörtern.