VoIP-Telefonie für Einsteiger: Alles Wichtige erklärt

ISDN-Anschlüsse sind seit geraumer Zeit endgültig Geschichte. Im Rahmen der sogenannten “All-IP-Umstellung” haben auch die letzten Telekommunikationsanbieter auf VoIP-Telefonie umgestellt. Doch was ist VoIP eigentlich, was bedeutet es für mein Unternehmen und vor allem: Was muss ich beachten? Alles, was Sie zum neuen Telefonstandard wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel. Tipps und Empfehlungen inklusive!

Inhaltsverzeichnis

• VoIP-Technologie einfach erklärt
• Was ist VoIP?
• Wie funktioniert VoIP-Telefonie?
• Funktionen und Vorteile der VoIP- gegenüber herkömmlicher Telefonie
• Herausforderungen der VoIP-Telefonie 
• Voraussetzungen, Auswahl und Einrichtung
• Mit VoIP-Telefonanlagen von MULTICONNECT machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft
• Fazit: Beim Umstieg auf VoIP-Telefonie ist keine Zeit zu verlieren

VoIP-Technologie einfach erklärt

Was ist VoIP?

VoIP ist eine Abkürzung für “Voice over Internet Protocol”, sprich die Sprachübertragung per Internetprotokoll. Im Gegensatz zu älteren Technologien wie ISDN oder analoger Telefonie greift VoIP also nicht mehr auf das klassische Telefonnetz zurück, sondern auf das Internet.

Das Gros moderner VoIP-Telefonanlagen wird über die Cloud-Server des Anbieters und damit ganz ohne teure Hardware betrieben. Dazu können alle VoIP-fähigen Endgeräte verwendet werden – von Smartphones über Computer bis hin zu leistungsstarken IP-Telefonen. Auch herkömmliche Telefonanlagen können per Adapter mühelos tauglich gemacht werden.

VoIP-Telefonie birgt für Nutzer nicht nur zahlreiche Vorteile – neben Kostenvorteilen profitieren sie von großer Flexibilität und vielen Zusatzfeatures -, sie ist seit Anfang des Jahres 2023 auch alternativlos: Kürzlich haben Mobilfunkanbieter die letzten ISDN-Dienste eingestellt, jegliche Datenübertragung erfolgt seither über das Internet (“All-IP”).

Zu den leistungsstärksten Cloud-Telefonanlagen im deutschen Markt zählt die von MULTICONNECT vertriebene “3CX”, von denen Kunden in den unterschiedlichsten Branchen profitieren. Mehr zur 3CX und ihren zahlreichen Alleinstellungsmerkmalen erfahren Sie im Laufe des Artikels.

MEHR ZU 3CX BY MULTICONNECT ERFAHREN

Wie funktioniert VoIP-Telefonie?

Die Funktionsweise einer VoIP-Telefonanlage

Im Rahmen von VoIP werden Sprachsignale nicht länger über klassische Telefonleitungen übertragen. Stattdessen werden die akustischen Signale in digitale Datenpakete umgewandelt, per Internet übertragen und vom entfernten Endgerät wieder entschlüsselt – in ein für uns Menschen hörbares, analoges Format. 

Hierzu wird ein Telefonanlagen-Server benötigt, der ein- und ausgehende Anrufe auf Endgeräte wie Smartphones oder IP-Telefone, die sogenannten Clients, verteilt. Diese “Schaltzentrale” wird meist als Software-Lösung auf den Servern des Anbieters gehostet (“On-Demand”). Alternativ kann sie vor Ort installiert werden (“On-Premise”). Mehr zu beiden Varianten später.

Natürlich gehört zur Infrastruktur auch ein DSL-Router oder ein VoIP-fähiges Modem, das das interne Netzwerk (Local Area Network, LAN) mit dem externen (Wide Area Network, WAN) beziehungsweise dem Internet und schließlich mit dem öffentlichen Telefonnetz verbindet. Auch analoge Geräte wie Faxe können per Analog-Telefon-Adapter (ATA) in das Netzwerk eingespeist werden.

Die Rolle von IP-Adressen und Protokollen wie SIP

IP-Adressen und dem SIP-Protokoll wird in der VoIP-Telefonie eine zentrale Rolle zuteil. Denn während erstere als Erkennungsmerkmal für jedes Endgerät im Netzwerk dienen, ist SIP (Session Initiation Protocol) für die Einrichtung und Durchführung von Telefonaten zuständig. Digitale Leitungen, also Verbindungen zwischen der VoIP-Telefonanlage und dem öffentlichen Telefonnetz, werden auch “SIP-Trunk” genannt.

In anderen Worten: Über die individuelle IP-Adresse kann jedes Gerät im Netzwerk eindeutig identifiziert werden. Doch nur mithilfe des SIP-Kommunikationsprotokolls können Sprach- und Videoanrufe zwischen Geräten auch tatsächlich durchgeführt – das heißt gestartet, verwaltet und beendet – werden. Ist die VoIP-Infrastruktur der Motor, könnte man die Protokolle als moderne Steuerungselektronik betrachten.

Digitalisierung, Übertragung und Decodierung von Sprachsignalen

Zwar muss man über die technischen Vorgänge, die sich bei der VoIP-Telefonie im Hintergrund abspielen, als Nutzer nicht Bescheid wissen. Ein gewisses Grundwissen hilft jedoch, die für viele noch immer neuartige Technologie besser zu verstehen.

Die Umwandlung der Sprachsignale vom analogen in ein digitales Format und zurück umfasst im Wesentlichen fünf einfache Schritte.

1. Bei der Digitalisierung wird das zunächst kontinuierliche, analoge Sprachsignal in eine Abfolge digitaler Informationseinheiten, sog. Bits, umgewandelt. Nice to know: Das entsprechende Verfahren nennt sich Puls-Code-Modulation (PCM).
2. Die sich meist anschließende Komprimierung sorgt dafür, dass die zur Übertragung benötigte Bandbreite reduziert wird. Hierzu wird eine Codec-Software (Coder-Decoder) verwendet.
3. Nun werden die (komprimierten) Daten im Rahmen der Paketierung in zahlreiche Datenpakete aufgeteilt und mit Informationen zu ihrer Herkunft, Position in der Datensequenz und ihrem Ziel versehen.
4. Mithilfe des Internet-Protokolls (IP) erfolgt die Übertragung der Datenpakete  an den Empfänger. Die Routen und die Reihenfolge der Pakete kann dabei variieren.

Schlussendlich folgen Dekomprimierung, Decodierung und Wiedergabe. Analog zu den vorigen Schritten werden die Datenpakete also in korrekter Reihenfolge zusammengesetzt und zurück in ein analoges Sprachsignal umgewandelt, das dem Empfänger über Lautsprecher oder Kopfhörer ausgegeben wird.

Funktionen und Vorteile der VoIP- gegenüber herkömmlicher Telefonie

Nun, da wir wissen, was VoIP ist und wie die Internet-Telefonie im Groben funktioniert, kommen wir zum wohl spannendsten Part: Den Funktionen und Vorteilen gegenüber ISDN und Analogtelefonie. Im Sinne der Einfachheit konzentrieren wir uns auf die deutlich weiter verbreiteten Cloud-Anlagen.

Flexibilität und einfache Skalierbarkeit

Vor dem Hintergrund von Homeoffice und Remote Work ist Flexibilität für Unternehmen wichtiger denn je. Mit VoIP-Telefonie kein Problem: Mitarbeiter können überall und jederzeit auf die Software zugreifen und im Namen Ihres Unternehmens kommunizieren – mit dem Smartphone, PC oder Tablet.

Neue Rufnummern können im Handumdrehen hinzugefügt werden, sodass Ihre Anlage mit Ihrem Unternehmen wächst. Anlagen wie 3CX von MULTICONNECT erlauben zudem eine einfache Integration mit bestehenden Softwares wie MS Outlook, Teams, Datev oder Zendesk.

Kosteneffizienz

Insbesondere Cloud-basierte VoIP-Telefonie überzeugt mit großer Kosteneffizienz. Dafür sorgen der Wegfall hoher Einrichtungs- und Wartungsgebühren sowie klassischer Verbindungsentgelte. Hinzu kommt: Je weniger Nebenstellen (Geräte bzw. Rufnummern) für Ihre Mitarbeiter benötigt werden, desto günstiger wird zumeist auch die VoIP-Telefonanlage.

Ressourcenschonung

IT-Administratoren und teure Mitarbeiterschulungen sind mit VoIP-Anlagen wie 3CX Schnee von gestern. Denn sämtliche operativen Erledigungen (Einrichtung, Wartung, Updating) übernehmen Hosting-Provider wie MULTICONNECT. Auch nach Inbetriebnahme müssen Sie sich mit technischen Dingen für gewöhnlich nicht näher auseinandersetzen. Das spart nicht nur Geld, sondern lässt auch mehr Raum für wichtigere Dinge.

Prozessautomatisierung und riesige Funktionsvielfalt

Ob intelligente Anrufbeantworter und Warteschleifen, automatische Anrufverteilung oder zahlreiche Multichannel-Funktionen wie Videokonferenzen und Kundenchats – mit VoIP ist Ihr Unternehmen in Sachen Produktivität bestens aufgestellt. Die Anzahl an Parallelgesprächen Ihrer Mitarbeiter ist – wenn überhaupt – nur durch die eigene Internetverbindung limitiert.
3CX legt sogar noch eine Schippe drauf: Wertvolle Zusatzfunktionen wie die automatisierte Abarbeitung von Anruflisten (“Autodialer”), Lost Call Alerts im Falle verpasster Anrufe oder die Digitalisierung von Faxen per E-Mail machen sie bereits für zahlreiche Unternehmen unverzichtbar.

Herausforderungen der VoIP-Telefonie

Die Medaille hat bekanntermaßen immer zwei Seiten. Im Falle der VoIP-Telefonie ist die Kehrseite zwar erstaunlich klein, deren Implikationen für Nutzer aber umso wichtiger.

Eine verlässliche Internetverbindung ist essenziell

… was in der Natur der Sache liegt. Ist die Internetverbindung unzureichend, leidet die Sprachqualität. Im schlimmsten Fall können Internetausfälle zu Unterbrechungen des VoIP-Dienstes führen. Je Gespräch gelten 100 kBit/s im Up- und Download daher als Minimum-Richtwert. Beachten Sie hierbei neben Parallelgesprächen auch andere Dienste wie bspw. Videokonferenzen, die Bandbreite benötigen.

Stromausfälle machen Anrufweiterleitungen notwendig

Im Gegensatz zu ISDN-Telefonen ist die VoIP-Telefonie nicht nur abhängig vom Internet, sondern auch von einem funktionierenden Stromnetz. Vorab: MULTICONNECT beugt auch diesem potenziellen Problem mit intelligenter Anrufweiterleitung auf unabhängige Geräte wie Smartphones vor.

Auf der IT-Sicherheit liegt ein größeres Augenmerk

VoIP-Telefonie ist ein Internet-basierter Service – und die können bekanntlich Ziele bösartiger Cyberattacken wie Viren und Phishing sein. Hohe Sicherheitsstandards sind daher wichtig. Doch keine Sorge: Die meisten VoIP-Anbieter treffen entsprechende Vorkehrungen, sodass Ihre Daten jederzeit ausreichend abgesichert sind.

Im Falle lokaler On-Premise-Lösungen ist an dieser Stelle zusätzlich der (fortlaufende) Aufwand für die Einrichtung, Administration und Unterhaltung der Telefonanlage zu nennen. Dieser ist in etwa vergleichbar mit dem einer herkömmlichen ISDN-Telefonanlage.

Voraussetzungen, Auswahl und Einrichtung

Technische Voraussetzungen von VoIP

Insbesondere Cloud-basierte VoIP-Telefonie (On-Demand) überzeugt mit niedrigen Einstiegshürden, da die Einrichtung vor Ort vollständig entfällt. Lediglich um folgende Komponenten müssen Sie sich vorab kümmern:

• Internetverbindung mit genügend Bandbreite: Wie bereits angedeutet, ist diese Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Service und hohe Sprachqualität. Die benötigte Bandbreite hängt u. a. von der Anzahl der parallelen Gespräche, der sonstigen Internetnutzung und der Codec-Qualität ab (siehe Kapitel 2).
• Hardware zum Telefonieren: Hier gibt es verschiedene Optionen, von denen Sie die meisten vermutlich bereits besitzen. Neben speziellen VoIP-(Tisch)telefonen, die typischerweise einen besonders großen Funktionsumfang besitzen, zählen hierzu Smartphones, Tablets und Laptops bzw. PCs. Auch herkömmliche Telefone können mit sog. ATA-Adaptern VoIP-fähig gemacht werden.
   
• Softclient (On-Demand) oder Telefonanlage (On-Premise): Während die nötige Software bei Cloud-basierter VoIP-Telefonie einfach per App z. B. auf das Smartphone aufgespielt wird, muss bei On-Premise-Lösungen entsprechende Hardware vor Ort installiert werden.

Geeigneter VoIP-Anbieter: Hierbei handelt es sich um den wohl wichtigsten aller Punkte. Denn nahezu alles steht und fällt mit dem richtigen Anbieter, darunter Funktionsumfang, Sicherheit, und Benutzerfreundlichkeit. Grund genug, im folgenden Kapitel einen näheren Blick darauf zu werfen.

Die Auswahl eines geeigneten VoIP-Anbieters

Die VoIP-Telefonie ist inzwischen keine brandneue Technologie mehr. Auch deshalb gibt es bereits eine große Fülle an Anbietern – die richtige Entscheidung zu treffen, ist daher oftmals gar nicht so einfach.

Folgende Punkte gilt es bei der Auswahl der Anbieters zu beachten:

• Zuverlässigkeit: Wie zuverlässig sind Unternehmen und Technik? Liegt die Verfügbarkeit nahe 100 Prozent oder gibt es öfter Ausfälle? Bestehen Backup-Verfahren für Störfälle wie z. B. einen Stromausfall?
• Funktionsumfang: Welche Features bietet der Provider an? Gibt es verschiedene Tarife und Leistungsumfänge? Was ist für mich im Arbeitsalltag wichtig, was womöglich überflüssig (Stichwort: Kosten)?
• Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die genutzte Software zu bedienen? Muss ich meine Mitarbeiter aufwändig einweisen oder können sie sofort loslegen?
• IT-Sicherheit: Wie wird die Sicherheit gewährleistet? Befinden sich die genutzten Server innerhalb der EU? Wird die DSGVO eingehalten und gibt es Erkennungssysteme für Cyber-Angriffe?
• Kosten: Welche Kosten entstehen initial (insbesondere im Falle von On-Premise) und fortlaufend? Gibt es Mindestvertragslaufzeiten? Bestehen womöglich versteckte Kosten, z. B. für den Support?
• Skalierbarkeit und Integration: Wie einfach ist die Software (oder Anlage) zu skalieren und in bestehende Systeme zu integrieren? Können etwa neue Rufnummern einfach hinzugefügt werden? Ist sie kompatibel mit bisher genutzten Programmen wie bspw. MS Teams?

Warum wir von MULTICONNECT unsere Kunden in den oben genannten Punkten seit Jahren überzeugen, möchten wir Ihnen im Folgenden etwas näher erklären.

Mit VoIP-Telefonanlagen von MULTICONNECT machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft

Als langjähriger Experte im Bereich der Telekommunikation ist MULTICONNECT Ihr optimaler Partner auf dem Weg zur VoIP-Telefonie. Die bewährte Cloud-Telefonanlage 3CX, die wir empfehlen und installieren, hilft bereits heute zahlreichen Unternehmen, ihren Alltag effizienter und angenehmer zu gestalten.

Wir unterstützen Sie von der Auswahl der richtigen Telefonanlage bis hin zur Betreuung und Skalierung nach erfolgreicher Inbetriebnahme, die durch unser Expertenteam aus München erfolgt.

Unsere redundanten Server an verschiedenen Standorten in Deutschland ermöglichen ein Höchstmaß an Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie Verfügbarkeiten nahe 100 Prozent. Sollte der Strom einmal ausfallen, leiten wir Ihre Anrufe im Handumdrehen auf unabhängige Geräte wie Smartphones um. Kundenzufriedenheit und Flexibilität stehen für uns an erster Stelle, weshalb es Mindestlaufzeiten bei MULTICONNECT nicht gibt.

Darüber hinaus profitieren sie mit der äußerst intuitiven 3CX-Anlage nicht nur von einem State-of-the-Art Funktionsumfang, sondern auch von kinderleichter Skalierung und Integration in bestehende CRM-Systeme und Programme wie MS Office, Teams, Datev und Zendesk.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören.

Was bedeutet die All-IP-Umstellung für mich?

Lange Zeit sorgten Splitter dafür, dass die herkömmliche Telefonleitung zeitgleich zur Übertragung von Telefon- und Internetsignal genutzt werden konnte. Mit VoIP findet nun jeglicher Datenverkehr inklusive Telefonie über den Router statt – All-IP. Telekommunikationsanbieter arbeiteten über Jahre daran, verbleibende ISDN-Anschlüsse vollständig durch VoIP zu ersetzen.

Seit Beginn des Jahres 2023 ist es nun soweit – ISDN ist in Deutschland endgültig Geschichte. Davon profitieren auch die Anbieter, da sie Kosten für Strom und Wartungspersonal einsparen. Neukunden können fortan also nur noch IP-basierte Verträge abschließen, Bestandskunden mussten zwangsweise auf VoIP-Telefonie umsteigen.

Kann ich meine ISDN-Telefonanlage weiter nutzen?

Ja. Hierzu wird allerdings oft ein VoIP-Gateway benötigt, das als Schnittstelle zwischen der analogen ISDN-Telefonanlage und dem SIP-Trunk, also dem virtuellen Telefonanschluss, dient. Diese Adapter machen die notwendige Umwandlung zwischen analogen und digitalen Sprachsignalen möglich. Zu beachten ist, dass hierbei zumeist nicht alle Funktionen einer herkömmlichen VoIP-Telefonanlage genutzt werden können – ein vollständiger Umstieg macht also früher oder später Sinn.

Qual der Wahl: Cloud-Hosting oder On-Premise?

Welche VoIP-Lösung für Sie die richtige ist, hängt in erster Linie von den Anforderungen ab, die Sie an Ihre Telefonanlage stellen. Denn: Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, eine pauschale Antwort ist kaum möglich.

Priorisieren Sie einen direkten Zugang und die volle Kontrolle, beispielsweise bei technischen Problemen, könnte die On-Premise-Lösung die richtige für Sie sein. Diese robusten, lokal installierten VoIP-Telefonanlagen werden meist in großen Unternehmen eingesetzt, die sich die teure Hardware problemlos leisten können und auch anderweitig über die nötigen Ressourcen verfügen.

Deutlich populärer sind daher die Cloud-basierten On-Demand-Lösungen. Zwar gibt man hierbei teilweise die Unabhängigkeit vom Anbieter auf, die immensen Vorteile haben wir allerdings ausführlich beleuchtet: Es wird keinerlei Hardware benötigt, da die gesamte Funktionalität software-basiert bereitgestellt wird. Dadurch entfällt für Sie als Nutzer nicht nur eine teure Einrichtung, sondern auch jegliche Form der Wartung. Außerdem kann von überall auf die Software zugegriffen werden. Idealerweise ist der Anbieter auch gleichzeitig der Provider und liefert somit die Rufnummern und Verbindung in die Welt der Telefonie aus einer Hand.

Ist die Sprachqualität mit VoIP besser als mit ISDN?

Auch diese Frage lässt sich pauschal nicht so einfach beantworten. Der Grund liegt in der unterschiedlichen Technologie, die sich VoIP- und ISDN-Telefonie zunutze machen.

Der große Vorteil von ISDN lag darin, dass die dedizierte Telefonleitung nicht von äußeren Einflüssen wie der Internetqualität beeinflusst werden kann. Die Sprachqualität galt daher als gut, zuverlässig und ausfallsicher.

Die Sprachqualität von VoIP dagegen hängt von zusätzlichen Faktoren ab, in erster Linie der Bandbreite der Internetverbindung. Außerdem von der sogenannten Latenzzeit, die die Verzögerung bei der Datenübertragung beschreibt, sowie deren Schwankung (“Jitter”). Bei state-of-the-art Netzwerkbedingungen kann die VoIP-Telefonie dem ISDN in Sachen Sprachqualität durchaus überlegen sein.

Fazit: Beim Umstieg auf VoIP-Telefonie ist keine Zeit zu verlieren

Es ist kein Zufall, dass die VoIP-Telefonie seit geraumer Zeit auf dem Vormarsch war und zu Jahresbeginn endgültig zum landesweiten Standard avancierte. Unbegrenzte Parallelgespräche, Standortunabhängigkeit, keine teure Hardware – die Technologie bietet völlig neue Möglichkeiten und Features, die ISDN schlichtweg nicht leisten konnte.

Doch Vorsicht: Während ein frühzeitiger Umstieg auf VoIP-Telefonie vor Kurzem noch einen echten Wettbewerbsvorteil bedeutete, müssen Unternehmen nun darauf achten, nicht ins Hintertreffen zu geraten. Wer sich zu lange mit der Übergangslösung einer VoIP-tauglichen Analoganlage zufrieden gibt, verliert gegenüber seiner Konkurrenz womöglich schnell an Boden. Zu hoch sind die Produktivitätsgewinne in vielen Branchen, darunter beispielsweise  der Medizin oder dem Vertrieb.

Für ambitionierte Unternehmen gilt es also, frühzeitig die Weichen für die (nahe) Zukunft zu stellen. Konkret heißt das, die für die eigenen Bedürfnisse geeignete VoIP-Anlage auszumachen – und sich im Anschluss für einen passenden Anbieter zu entscheiden. Wie das gelingt und worauf es zu achten gilt, haben wir im Laufe dieses Artikels ausführlich behandelt.

Sollten Sie, wie die meisten Selbstständigen und Unternehmen, auf Cloud-basierte VoIP-Telefonie setzen, würden wir von MULTICONNECT uns freuen, schon bald von Ihnen zu hören- und im Rahmen eines kostenlosen Beratungstermins eine individuelle Telefonie-Lösung für Sie zu erarbeiten.

Egal ob Sie einen europaweiten Gesangswettbewerb mit Publikumsvoting umsetzen, oder Ihr Teleshopping fokussiert auf fremdsprachige Zuseher ausrichten wollen, wir haben sowohl die technische Basis, als auch die Erfahrung Sie erfolgreich zu unterstützen.

Christian Anton v. Banhans
CEO Multiconnect