Die Internettelefonie gewinnt in der Geschäftswelt rasant an Bedeutung - und das nicht nur aufgrund der vollendeten Abschaltung des ISDN-Netzes. Viele Unternehmen fragen sich daher: Welche VoIP-Telefonanlage sollte man kaufen und was gibt es beim Einrichten zu beachten? Mit diesem umfassenden Guide bringen wir Licht ins Dunkel.

Vergangenes Jahr wurden im Rahmen der sog. All-IP-Umstellung auch die letzten ISDN-Anschlüsse abgestellt. Als neuer, landesweiter Standard galt die Internettelefonie aber schon Jahre zuvor. Warum? In erster Linie aufgrund der enormen Vorteile, die sie Nutzern vom Start weg bietet.

Diese reichen von Kostenersparnissen über eine beispiellose Flexibilität bis hin zu wertvollen Zusatzfeatures, die weit über das Telefonieren hinausgehen. Hinzu kommt: Viel mehr als ein Internetanschluss und Endgeräte wie PCs oder Mobiltelefone werden zum Betrieb nicht benötigt.

Zu den leistungsstärksten Cloud-Telefonanlagen im deutschen Markt zählt die von MULTICONNECT vertriebene “3CX”, von denen Kunden in den unterschiedlichsten Branchen profitieren. Mehr zur 3CX und ihren zahlreichen Alleinstellungsmerkmalen erfahren Sie gegen Ende des Artikels.

Im Rahmen von VoIP (Voice over Internet Protocol) werden Sprachsignale nicht länger über das Telefonnetz, sondern per Internet übertragen. Akustische Signale werden dabei digitalisiert, als Datenpakete verschickt und am Zielort wieder in ein analoges, für uns hörbares Format gewandelt.

Herzstück der Internettelefonie ist eine spezielle, vom Anbieter bereitgestellte VoIP-Software. Diese verknüpft Komponenten wie Server und Endgeräte, die von Smartphones über PCs bis hin zu leistungsstarken Tischtelefonen reichen. Per intuitiver Bedienoberfläche sorgt sie außerdem für eine einfache Handhabung - etwa als mobile App fürs Handy.

Bevor Sie eine VoIP-Telefonanlage kaufen, lohnt sich ein Blick in unseren separaten Beitrag  “VoIP-Telefonie für Einsteiger: Alles Wichtige erklärt”, der alles Wissenswerte rund um die Internettelefonie verständlich erklärt.

Das Kaufen, Einrichten und Unterhalten einer modernen Telefonanlage war noch nie so einfach wie heute. Was dennoch unbedingt bedacht und erledigt werden sollte, erfahren Sie in diesem Kapitel.

Konkret werfen wir einen Blick auf folgende fünf Schritte:

1. Bedarfsanalyse
2. Entscheidung On Demand vs. On Premise
3. Auswahl eines geeigneten VoIP-Anbieters
4. Sicherstellung der technischen Voraussetzungen
5. Installation und Einrichtung
6. Onboarding

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse. Ihr Ziel ist die Ausarbeitung der Anforderungen, die Ihr Unternehmen an die zukünftige Telefonanlage stellt. Diese beeinflussen nicht nur die spätere Auswahl des VoIP-Anbieters, sondern auch die Art der Telefonanlage (mehr dazu in Schritt 2).

Die Bedarfsanalyse verläuft stets individuell, sollte aber mindestens die nachfolgenden Themengebiete abdecken:

Was muss meine Telefonanlage leisten mit Blick auf …

… den Funktionsumfang?

Beliebte Zusatzfeatures umfassen beispielsweise Warteschleifen, intelligente Rufweiterleitung, Call-Tracking, Multichannel-Funktionen für Video- und Sprachchats oder die Digitalisierung von Faxen.

… die Skalierbarkeit und Integration von Drittsoftware?

Je dynamischer der Markt, in dem man agiert, desto wichtiger wird in der Regel eine einfache und kostengünstige Skalierbarkeit. Auch die unkomplizierte Anbindung von Drittsoftware ist für viele Nutzer wichtig

… Individualisierbarkeit und Datenhoheit?

Bestehen besondere Anforderungen an die Individualisierbarkeit der Telefonanlage? Wird zu jeder Zeit die vollkommene Datenhoheit und Kontrolle über sämtliche Prozesse vorausgesetzt oder genügen marktübliche Prozesse und Sicherheitsvorkehrungen?

… Kosten- und Ressourceneffizienz? 

Welche finanziellen und personellen Mittel stehen zur Verfügung? Was bin ich bereit, sowohl initial als auch fortlaufend zu investieren?

Mit Blick auf Internettelefonie in Unternehmen und Organisationen wird zwischen zwei Nutzungsarten unterschieden: Fest vor Ort installierte (On Premise) und Cloud-basierte Systeme (On Demand). Typischerweise ergibt sich aus der Bedarfsanalyse bereits eine eindeutige Tendenz.

On Demand: Auch Cloud PBX oder XY genannt. Hierbei wird auf die Cloud-Server des Anbieters zurückgegriffen, weshalb zur Nutzung - mit Ausnahme der Endgeräte - keinerlei Hardware benötigt wird. Einrichtung und Onboarding sind einfach, die fortlaufende Maintenance wird ebenso wie Sicherheitsupdates vom Anbieter übernommen. Nachteile: Limitierte Individualisierbarkeit und teilweiser Verlust der Datenhoheit.

On Premise: Diese werden deutlich aufwendiger vor Ort installiert und gewährleisten ein maximales Level an Individualisierung und Kontrolle über Daten, Prozesse und Co. Aufgrund hoher Anschaffungskosten und fortlaufendem Aufwand für Instandhaltung und Sicherheit handelt es sich bei On Premise-Anlagen eher um die Ausnahme.

In der folgenden Tabelle haben wir die wichtigsten Merkmale beider Varianten noch einmal übersichtlich zusammengefasst. 

Der Markt für Internettelefonie ist, auch durch die All-IP-Umstellung bedingt, längst heraus aus den Kinderschuhen. Die Folge: Eine Vielzahl an Anbietern, die zwar für jeden etwas zu bieten haben, Neueinsteiger aber vor eine schwierige Entscheidung stellen.

Bei der Auswahl gilt es gleich auf mehrere Punkte zu achten, die wir nachfolgend bestmöglich zusammenfassen zu versuchen.

• Kosten: Welche Kosten entstehen für Kauf und Einrichtung der Telefonanlage, welche danach? Welche Dienste sind inkludiert und welche kosten womöglich extra (Beispiel: Support)?
• Support: Welche Leistungen umfasst der Kundenservice? Wie sind die Erreichbarkeiten? Gibt es verschiedene Service-Level zu unterschiedlichen Preisen?
• Zuverlässigkeit: Welche Verfügbarkeiten werden erreicht und wie häufig kommt es zu Ausfällen? Welche Backup-Verfahren werden im Falle von Störungen wie z. B. Stromausfällen genutzt?
• Sicherheit: Welche Verfahren werden zur Gewährleistung der Datensicherheit genutzt (z. B. Früherkennungssysteme für Cyberangriffe)? Wo befinden sich die Server? Wird die DSGVO eingehalten?
• Funktionsumfang: Speziell bei On Demand-Anlagen mit limitierter Individualisierbarkeit sind die angebotenen Funktionsumfänge von großer Bedeutung. Welche werden Angeboten? Kann zwischen verschiedenen Paketen gewechselt werden?

Easy of Use: Die Benutzerfreundlichkeit entscheidet insbesondere zu Beginn über Akzeptanz und Effizienz der neuen Anlage. Sie steht und fällt mit der verwendeten VoIP-Software.

MULTICONNECT betreut Sie von der Auswahl der passenden Telefonanlage über deren Einrichtung bis hin zur Betreuung und Skalierung nach erfolgter Inbetriebnahme, die durch unser eigenes Expertenteam erfolgt. Das spart Ressourcen und lässt Ihnen Zeit für die wichtigen Dinge.

Die technischen Voraussetzungen zum Betrieb einer VoIP-Telefonanlage sind überschaubar. Um eine verlässliche und effiziente Nutzung zu gewährleisten, müssen dennoch einige Dinge sichergestellt werden.

Der wichtigste Punkt ist eine Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite. Diese stellt eine hohe Sprachqualität sicher und minimiert mögliche Ausfallzeiten. Als Faustregel gilt: Je parallelem Gespräch sollten mindestens 100 kBit/s im Up- und Download zur Verfügung stehen. Zusatzfeatures wie Videokonferenzen erhöhen den Bedarf entsprechend.

Die übrigen Anforderungen beschränken sich auf die benötigte Hardware - im Falle cloud-basierter Systeme umfasst diese einzig die VoIP-fähigen Endgeräte - sowie die Software zum Betrieb der Anlage und ihrer Komponenten (Softclient). Letztere wird vom VoIP-Anbieter bereitgestellt.

Nachdem alle wichtigen Entscheidungen getroffen wurden, geht es an die Einrichtung der Telefonanlage. Je nach Art und VoIP-Anbieter können sich die nachfolgenden Schritte oder deren Reihenfolge unterscheiden.

1. Vorbereitung der Netzwerkinfrastruktur: Hierzu zählen die erwähnte Sicherstellung ausreichender Bandbreite sowie ggf. die Implementierung von Quality of Service-Einstellungen (QoS), die den VoIP-Datenverkehr innerhalb des Netzwerks priorisieren.
2. Registrierung beim VoIP-Anbieter: Um die Dienste Ihres Anbieters nutzen zu können, müssen Sie i. d. R. ein Unternehmenskonto einrichten und grundlegende Einstellungen wie Sprache, Standort und Zeitzone vornehmen.
3. Einrichtung der Benutzerkonten: Für jeden Mitarbeiter, der später per VoIP-Endgerät telefonieren können soll, muss ein Benutzerkonto angelegt werden. In diesem Zuge können u. a. Rollen und individuelle Zugriffsrechte definiert werden.
4. Installation der Hardware (On-Premise): Im Falle von On Premise-Anlagen erfolgt eine Installation der benötigten Hardware vor Ort. Hierzu zählen insbesondere die VoIP-Server.
5. Software und Gerätekonfiguration: Ob PC, VoIP-Tischtelefon oder Smartphone - jedes Gerät im Netzwerk muss registriert, konfiguriert und anschließend mit der vom Anbieter bereitgestellten VoIP-Software bespielt werden.
6. Integration mit anderen Systemen: Je nach Bedarf erfolgt schließlich die Integration in bestehende CRM-Systeme und Programme wie z. B. MS Office, Teams, Datev oder Zendesk.

Das Gros der VoIP-Telefonanlagen, die man heute auf dem Markt kaufen kann, zeichnet sich durch große Benutzerfreundlichkeit aus. Um einen reibungslosen Start zu gewährleisten, kann sich ein Mitarbeiter-Onboarding vor der Inbetriebnahme dennoch auszahlen.

Ob und in welchem Umfang ein solches Angebot nötig ist, hängt neben Ihren Mitarbeitern auch von Funktionsumfang und Komplexität der Telefonanlage ab. Folgende Maßnahmen können als Orientierung dienen:

• Einführungsveranstaltungen zur Erläuterung der Funktionsweise, Vorteile und Besonderheiten der Anlage
• Schulungen zur Bedienung der Benutzeroberfläche, Nutzung von Grundfunktionen sowie ggf. weiterführender Features wie Video-Calls
• Bereitstellung von Online-Ressourcen und Schulungsunterlagen, auf die Mitarbeiter vorab oder bei Fragen und Problemen zugreifen können

Auch nach dem Onboarding und der Inbetriebnahme der Anlage sollten Ihre Mitarbeiter einen internen Ansprechpartner haben. Darüber hinaus empfiehlt es sich, regelmäßiges Feedback zu sammeln, um eventuelle Probleme frühzeitig identifizieren und beheben zu können.

Als langjähriger Experte im Bereich der Telekommunikation ist MULTICONNECT Ihr optimaler Partner auf dem Weg zur Internettelefonie. Die bewährte Cloud-Telefonanlage 3CX, die wir empfehlen und installieren, hilft bereits heute zahlreichen Unternehmen, ihren Alltag effizienter und angenehmer zu gestalten.

Wir unterstützen Sie von der Auswahl der richtigen Telefonanlage bis hin zur Betreuung und Skalierung nach erfolgreicher Inbetriebnahme, die durch unser Expertenteam aus München erfolgt.
 

Unsere redundanten Server an verschiedenen Standorten in Deutschland ermöglichen ein Höchstmaß an Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie Verfügbarkeiten nahe 100 Prozent. Sollte der Strom einmal ausfallen, leiten wir Ihre Anrufe im Handumdrehen auf unabhängige Geräte wie Smartphones um. Kundenzufriedenheit und Flexibilität stehen für uns an erster Stelle, weshalb es Mindestlaufzeiten bei MULTICONNECT nicht gibt.

Darüber hinaus profitieren sie mit der äußerst intuitiven 3CX-Anlage nicht nur von einem State-of-the-Art Funktionsumfang, sondern auch von kinderleichter Skalierung und Integration in bestehende CRM-Systeme und Programme wie MS Office, Teams, Datev und Zendesk.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören.

Der Übergang zur Internettelefonie ist für viele Organisationen ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu besserer Kommunikation und mehr Produktivität. Dieser beginnt allerdings schon weit vor dem eigentlichen Kauf der Telefonanlage oder der Buchung eines Hosting-Plans.

Konkret haben wir uns fünf Schlüsselschritte angesehen: Die Bedarfsanalyse, die die Anforderungen an die Anlage konkretisiert und die Basis für die Wahl zwischen On Demand und On Premise bildet. Bei der anschließenden Auswahl des VoIP-Anbieters sollten Aspekte wie der Funktionsumfang und die Sicherheit eine Rolle spielen. Sind die technischen Voraussetzungen geschaffen, können Installation und Einrichtung und schließlich das Onboarding der Mitarbeiter erfolgen.  

Sofern alle Schritte gewissenhaft erledigt wurden, steht den zahlreichen Vorteilen der VoIP-Telefonie nichts mehr im Wege: Sie profitieren nicht nur von einer verbesserten Kostenstruktur, sondern - speziell beim Cloud-Hosting - von einer beispiellosen Flexibilität und wertvollen Zusatzfunktionen, die für mehr Produktivität im Alltag sorgen.

Wir von MULTICONNECT würden uns freuen, Ihnen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch die zahlreichen Potenziale aufzuzeigen, die Voice over IP auch in Ihrer Organisation realisieren könnte.

All-IP bezeichnet die vollständige Umstellung verschiedener Übertragungstechniken auf das Internet. Hierzu zählt insbesondere der Umstieg von traditionellen Telefonanschlüssen wie ISDN auf Internettelefonie, der 2023 abgeschlossen wurde. Seither können Neukunden nur noch IP-basierte Verträge abschließen, während Bestandskunden auf VoIP umsteigen mussten.

Mithilfe eines sog. VoIP-Gateways können herkömmliche ISDN-Telefonanlagen allerdings weiter genutzt werden. Da auf diese Weise meist nur wenige der leistungsstarken VoIP-Funktionen genutzt werden können, macht ein frühzeitiger Umstieg allerdings Sinn.

Ja. Tatsächlich können all jene Endgeräte genutzt und in das VoIP-Netzwerk eingespeist werden, die VoIP-fähig sind - und hierzu zählen nahezu alle modernen Smartphones, Tablets oder Laptops. Damit wird eine effiziente und flexible Kommunikation von überall aus sichergestellt. Home Office oder Remote Work sind damit auch kurzfristig kein Problem mehr. 

Wir haben es im Abschnitt “technische Voraussetzungen” bereits erwähnt: Die Sprachqualität der Internettelefonie hängt entscheidend von der verfügbaren Bandbreite und der Netzwerkstabilität ab. Sind beide sichergestellt, kann die Sprachqualität von VoIP die des herkömmlichen Telefonnetzes sogar deutlich übertreffen. Viele Anbieter ermöglichen den besonders leistungsstarken Sprach-Standard “HD Voice”.

Ja, in den meisten Fällen können bestehende Telefonnummern beibehalten werden. Eine sog. Portierung, also die Übertragung der Rufnummer(n) vom alten zum neuen Anbieter, kann z. B. per Antragsformular angestoßen werden. Dabei wird der alte Vertrag automatisch gekündigt.

VoIP-Telefonanlagen unterliegen in der Theorie denselben Risiken wie andere internetbasierte Systeme auch. Hierzu zählen bspw. Hacking (unautorisierter Zugriff) und Phishing (Abfangen von Daten über gefälschte Websites, E-Mail etc.).

Zu den wichtigsten Maßnahmen zur Risikominimierung zählen Verschlüsselungsmethoden, Backup-Verfahren und regelmäßige Sicherheitsupdates, die bei On Demand-Anlagen durch den VoIP-Anbieter bereitgestellt werden sollten. Ebenfalls empfehlenswert: Periodische Sicherheitsschulungen für Mitarbeiter.