Unternehmen versuchen dieser Tage auf vielfältige Weise, ihre CO2-Bilanz zu verbessern - und damit nicht nur die Umwelt zu schonen, sondern auch den steigenden Ansprüchen von Kunden, Mitarbeitern und Stakeholdern gerecht zu werden. Immer mehr Organisationen setzen dabei auf VoIP. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie grün die “WLAN-Telefonie” wirklich ist und was es rund um die innovative Technologie zu wissen gibt.

VoIP oder WLAN-Telefonie als Teil der “Green IT”

Green IT ist ein relativ neuer Begriff, der in der Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung gewinnt. Im Wesentlichen beschreibt er eine möglichst ressourcen- und umweltschonende IT-Infrastruktur - beziehungsweise alle Maßnahmen, die der Erreichung dieser Zielvorgabe dienen.

Dazu zählen unter anderem:

• Minimierung ressourcenintensiver Hardware
• Verwendung von Strom aus erneuerbaren Energien
• Nutzung energieeffizienter Software (z. B. per Cloud)
• Langlebigkeit verwendeter Materialien und Produkte
• Schonende Entsorgung von Abfallprodukten

Ein hervorragendes Beispiel zur Umsetzung ist die VoIP-Technologie, bisweilen auch WLAN-Telefonie genannt. Sie reduziert nicht nur die zum Telefonieren benötigte Hardware, sondern wird per Cloud-Hosting auch besonders ressourcenschonend und langlebig betrieben. Außerdem vereinfacht sie das mobile Arbeiten für Mitarbeiter enorm.

Was bedeutet VoIP?

VoIP ist eine Abkürzung für Voice over Internet Protocol, was nichts anderes bedeutet als die Sprachübertragung per Internet. Dabei werden die analogen Sprachsignale unserer Stimme digitalisiert, als Datenpakete übertragen und am Zielort wieder in ein hörbares Format verwandelt.

VoIP bietet Nutzern eine Menge Vorteile, die über den reinen Nachhaltigkeitsaspekt hinausgehen. Dazu zählt die große Kosteneffizienz ebenso wie eine beispiellose Flexibilität und Skalierbarkeit. Nicht zuletzt sorgen verschiedene Zusatzfeatures für eine Leistungsstärke, von der man in Zeiten klassischer Telefonanlagen nur träumen konnte.

Features, Benefits und Wissenswertes in unserem VoIP-Einsteigerguide

Sind Sie neu in der innovativen Welt der WLAN-Telefonie, lohnt sich ein Blick in unseren Beitrag  “VoIP-Telefonie für Einsteiger”, der alles Wissenswerte rund um VoIP verständlich und umfassend erklärt.

All-IP: WLAN-Telefonie als neuer Kommunikationsstandard

Es war eines der Buzzwords, die man zuletzt immer wieder zu hören bekam: “All-IP” bzw. “All-IP-Umstellung”. Was zunächst etwas kryptisch klingen mag, meint schlicht und ergreifend die Bündelung verschiedener Übertragungstechniken zu einer einzigen, dem Internet-Protokoll (IP).

In anderen Worten: Alternative Methoden zur Informationsübertragung, zum Beispiel das klassische ISDN-Telefonnetz, wurden bis Anfang 2023 auf ein einheitliches, IP-basiertes System (VoIP) umgestellt. Seither gilt die WLAN-Telefonie nicht nur als Telefontechnologie der Zukunft, sondern auch als neuer landesweiter Standard.

Digitalisieren Sie Ihre Kommunikation mit 3CX von MULTICONNECT

Zu den leistungsstärksten VoIP-Telefonanlagen im deutschen Markt zählt die von MULTICONNECT vertriebene “3CX”, von denen Kunden in den unterschiedlichsten Branchen profitieren. Mehr zur 3CX und ihren zahlreichen Alleinstellungsmerkmalen erfahren Sie gegen Ende des Artikels.

Warum die VoIP-Technologie als besonders nachhaltig gilt

Nun sehen wir uns an, warum VoIP als besonders nachhaltig und zukunftsträchtig gilt. Dabei beziehen wir uns stets auf Cloud-basierte, sog. On Demand-Anlagen, die als Standard-Lösung in Deutschland gelten.

Maximale Energieeffizienz dank optimaler Ressourcenauslastung

WLAN-Telefonie sorgt für eine hocheffiziente Auslastung vorhandener Ressourcen.  Das liegt daran, dass sie mit der Cloud-Technologie auf einen Grundpfeiler der Green IT zurückgreift.

Indem Hunderte oder gar Tausende von Kunden sich die Rechenleistung des Anbieters teilen, anstatt auf eigene Infrastruktur zurückzugreifen, werden Kapazitäten optimal genutzt. Denn Rechenleistung und Speicherplatz werden vollkommen flexibel und nach Bedarf zugeteilt.

Als Nutzer profitieren Sie also gleich mehrfach: Einerseits können Sie sich auf eine ausreichend hohe Performance verlassen, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. Daneben verbrauchen Sie unter’m Strich bedeutend weniger Energie als beim Betrieb hauseigener Server.

Cloud-Computing: So funktioniert die Zentralisierung von Rechenleistung

Anstelle eigener Server vor Ort wird beim Cloud-Computing auf entfernte, zentralisierte Server eines Anbieters zurückgegriffen, um Daten zu speichern und zu verarbeiten. Das senkt nicht nur die Kosten für User, sondern erhöht gleichzeitig die Effektivität und Leistungsstärke. Außerdem können Cloud-betriebene Anwendungen einfach und flexibel skaliert werden.

Reduzierung ressourcenintensiver Hardware

Der Wegfall vor Ort installierter Anlagen, auch “On Premise” genannt, senkt nicht nur den unmittelbaren Energiebedarf Ihrer Telefonielösung. Denkt man einen Schritt weiter, stellt man schnell fest, dass die komplexen Systeme auch regelmäßig gewartet und instandgesetzt werden müssen.

Schlimmer noch: Nach Ablauf des Lebenszyklus werden sie gar vollständig ausgetauscht, ein vernünftiges Recycling ist nur sehr eingeschränkt möglich. Cloud-basierte WLAN-Telefonie wirkt dem durch Reduzierung auf ein einziges Rechenzentrum sehr effektiv entgegen.

Hinzu kommt: Mit VoIP sind Sie nicht länger auf hardware-basierte Tischtelefone angewiesen. Stattdessen können Sie auf jedes beliebige, VoIP-fähige Endgerät zurückgreifen, um im Namen Ihres Unternehmens zu kommunizieren: Von Smartphones über Tablets bis hin zu Laptops und PCs. Diese sogenannten Softphones sind nicht nur wesentlich sparsamer und einfacher zu recyceln, sondern in aller Regel bereits vielfach vorhanden.

Weniger Reisen oder: Home Office und Remote Work made easy

Wir haben es bereits angedeutet: Dank maximaler Flexibilität in Sachen Endgeräte sind Ihre Mitarbeiter nicht länger an ihren Arbeitsplatz gefesselt. Vielmehr können sie ihre gewohnte Büronummer von überall nutzen, um im Namen Ihres Unternehmens zu telefonieren. Und das nahezu ohne Einrichtungsaufwand.

Dadurch wird die tägliche Anreise zum Büro überflüssig, was den persönlichen CO2-Fußabdruck bereits entscheidend schmälert. Auch Meetings mit Kunden oder Partnern können auf Wunsch und spielend einfach mit VoIP-basierten Videokonferenzen ersetzt werden. Hierzu dient u. a. die Integration von Drittsoftware wie Microsoft Teams.

Neue Möglichkeiten der Digitalisierung durch innovative Features

Deutschland gilt nicht gerade als Vorreiter, wenn es ums Thema Digitalisierung geht. Noch immer leiden viele Unternehmen unter veralteten Strukturen - und mit ihnen unsere Umwelt, die mit vermeidbaren Fahrtwegen, unnötigem Papierverbrauch und ineffizienten Prozessen belastet wird.

Auch hier setzen moderne VoIP-Anlagen wie 3CX an, deren Repertoire weit mehr umfasst als “nur” die WLAN-Telefonie. Wie wir im Fallbeispiel weiter unten sehen werden, helfen innovative Features wie die Fax-Digitalisierung, intelligente Warteschleifen und leistungsstarke Kommunikationstools dabei, die eigene Organisation effizienter und nachhaltiger aufzustellen.

Im Überblick: Welche Branchen besonders von WLAN-Telefonie profitieren

VoIP bedeutet mehr, als über das Internet zu telefonieren. Welche Branchen von welchen Benefits profitieren, haben wir uns in einem separaten Beitrag gewidmet, den Sie sich als Entscheider nicht entgehen lassen sollten!

Mit VoIP-Telefonanlagen von MULTICONNECT machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft

Als langjähriger Experte im Bereich der Telekommunikation ist MULTICONNECT Ihr optimaler Partner auf dem Weg zur WLAN-Telefonie. Die bewährte Cloud-Telefonanlage 3CX, die wir empfehlen und installieren, hilft bereits heute zahlreichen Unternehmen, ihren Alltag effizienter und angenehmer zu gestalten.

Wir unterstützen Sie von der Auswahl der richtigen Telefonanlage bis hin zur Betreuung und Skalierung nach erfolgreicher Inbetriebnahme, die durch unser Expertenteam aus München erfolgt.

Unsere redundanten Server an verschiedenen Standorten in Deutschland ermöglichen ein Höchstmaß an Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie Verfügbarkeiten nahe 100 Prozent. Sollte der Strom einmal ausfallen, leiten wir Ihre Anrufe im Handumdrehen auf unabhängige Geräte wie Smartphones um. Kundenzufriedenheit und Flexibilität stehen für uns an erster Stelle, weshalb es Mindestlaufzeiten bei MULTICONNECT nicht gibt.

Darüber hinaus profitieren sie mit der äußerst intuitiven 3CX-Anlage nicht nur von einem State-of-the-Art Funktionsumfang, sondern auch von kinderleichter Skalierung und Integration in bestehende CRM-Systeme und Programme wie MS Office, Teams, Datev und Zendesk.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören.

Fallbeispiel “Digitales Bürgerbüro”: Digitalisierung einer ganzen Behörde dank 3CX und MULTICONNECT

Im folgenden realen Fallbeispiel sehen wir uns an, wie der Umstieg auf VoIP eine ganze Behörde von Grund auf digitalisieren kann.

Ausgangslage

Die Kommune litt - wie viele andere in Deutschland auch - unter einer stetig wachsenden Anzahl an Verwaltungsaufgaben und gleichzeitigem akuten Personalmangel. Die Folge waren zähe Prozesse, langwierige Verwaltungsakte und letztendlich unzufriedene Bürger.

Zu den konkreten Herausforderungen gehörten:

• Unzureichende telefonische Erreichbarkeit und Call-Abbrüche
• Ineffiziente Ad-hoc-Umstellung auf Homeoffice während Pandemie
• Massenandrang zu Stoßzeiten mit immensen Wartezeiten
• Zeitintensive interne Abstimmung insbesondere mit Außenstellen
• Viele nicht wahrgenommene Terminvereinbarungen (“No Shows”)

Lösungsansatz

Für die Behörde wurde eine grundüberholte Kommunikationsstrategie entworfen. Das Herzstück des neu aufgesetztes Service-Center bildete die renommierte Cloud-Telefonanlage 3CX. Diese machte Folgendes möglich:

• Problemloses Arbeiten aus dem Homeoffice per App bzw. Webclient
• Schnelle und zielführende Abwicklung telefonischer Anfragen dank fallbasiertem Routing und sprachgesteuertem Auswahlmenü (IVR)
• Digitale Abwicklung interner Meetings per Videokonferenz
• Live-Kontaktaufnahme mit dem Service-Center durch Chatfunktion
• Setup eines Online-Terminierungstools, das in Verbindung mit E-Mail- und SMS-Erinnerungen für hohe Termintreue sorgt
• Ablösung des klassischen Faxgerätes durch fortschrittliche “Fax2Mail”-Lösung, die Faxe per Knopfdruck digitalisiert

Resultate

Folgende Ziele wurden für das Projekt definiert und schnell erreicht:

• Homeoffice als reelle und einfache Option für alle Angestellten
• Reduktion der durchschnittlichen Wartezeit am Telefon um ca. 40 %
• Reduktion der durchschnittlichen Wartezeit vor Ort um ca. 50 %
• Nachhaltig hohe Termintreue der Bürger bei über 90 %
• Eliminierung der Notwendigkeit neuer Hardware-Anschaffungen
• Deutliche Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Vergleichen wir diese Ergebnisse mit den eingangs erwähnten Zielen der Green IT, so stellen wir eine große Übereinstimmung fest. Effektive Maßnahmen wie die Reduktion schadstoffhaltiger Hardware und eine insgesamt höhere Effizienz dank fortschrittlicher Software stellen die Weichen für einen nachhaltigen Betrieb.

Hinzu kommen Benefits wie eine kinderleichte Umsetzung von Home Office-Modellen, die nicht nur Reisewege minimieren, sondern auch für eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit sorgen.

Übrigens: Die Umsetzungsdauer des Projektes betrug etwa drei Wochen bis zum Soft Launch (Proof of Concept) und zehn Wochen bis zum vollen Produktbetrieb (inkl. Mitarbeiterschulungen). Die Preisindikation der Kommunikationslösung liegt bei unter 10 EUR netto pro User und Monat.

Fazit: WLAN-Telefonie als zentraler Baustein der Green IT

In diesem Artikel widmeten wir uns der Frage, welche Rolle VoIP in der Umsetzung der Green IT spielt - und weshalb die WLAN-Telefonie als so viel umweltfreundlicher gilt als ihr traditionelles Pendant. Für unsere Betrachtung haben wir uns auf die besonders beliebten Cloud-Telefonanlagen konzentriert.

Dabei haben wir gesehen, dass dem Narrativ handfeste Argumente zugrunde liegen. Insbesondere die deutlich effizientere Nutzung von Ressourcen sowie der Wegfall vieler Hardware-Komponenten machen VoIP-Lösungen zukunftstauglich. Auch eine deutlich vereinfachte Einführung von Remote Work-Konzepten ist ganz im Sinne einer Green IT.

Wie das Ganze in der Praxis aussehen kann, haben wir uns anschließend in einem realen Fallbeispiel angesehen. Hierbei kam die von uns vertriebene Cloud-Telefonanlage 3CX zum Einsatz, um eine durch Bürokratie gelähmte Behörde in ein fortschrittliches, digitales Bürgerbüro zu verwandeln.

Sie möchten erfahren, welche Vorteile und Benefits 3CX in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation realisieren kann? Dann freuen wir uns, Ihre Möglichkeiten schon bald in einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch zu erörtern.

FAQ

Was versteht man unter Green IT?

Der aus dem Englischen stammende Begriff Green IT bezieht sich auf umweltfreundliche Praktiken und Technologien, die darauf abzielen, den Energieverbrauch zu senken und die Umweltauswirkungen der Informationstechnologie zu minimieren.

Green IT umfasst u. a. die Minimierung ressourcenintensiver Hardware, die Verwendung von Strom aus erneuerbaren Energien und diverse Maßnahmen Reduzierung von Elektronikabfällen. In der Praxis können diese Maßnahmen auf vielfache Weise umgesetzt werden - eine davon ist die Nutzung Cloud-basierter VoIP-Technologie (WLAN-Telefonie).

Warum ist VoIP ein wichtiger Bestandteil der Green IT?

VoIP zählt zu den beliebtesten und zugleich effektivsten Maßnahmen, um Green IT in Organisationen umzusetzen. Der Grund ist einfach: WLAN-Telefonie deckt gleich eine ganze Reihe der wesentlichen Aspekte der Green IT ab - von der Nutzung zentralisierter Cloud-Dienste über die Minimierung von Hardware bis hin zur Förderung von mobilem Arbeiten.

Wie genau verbessert VoIP die Energieeffizienz in Unternehmen?

VoIP steigert die Energieeffizienz u. a. durch die Nutzung zentralisierter Server, die in entfernten Datenzentren gehostet werden. Das sorgt nicht nur für eine optimale Verteilung von Rechenleistung, sondern reduziert auch den Energiebedarf für die lokale Datenverarbeitung und Kühlung. Daneben sinkt der Bedarf an schwer zu recycelnder Hardware. Hinzu kommt die Vermeidung unnötiger Reisewege durch eine einfache Umsetzung von Home Office- und Remote Work-Modellen.

Gibt es neben VoIP Alternativen zu grüner und nachhaltiger Telefonie?

Vergleichbar wirkungsvolle und umfassende Alternativen zu VoIP bestehen derzeit nicht. Es gibt allerdings verschiedene Maßnahmen, die zu einer nachhaltigeren Kommunikation in Unternehmen beitragen und hervorragend mit der WLAN-Telefonie harmonieren.

Zu den bekanntesten Konzepten zählt Unified Communications, wonach sämtliche Kommunikationswege (z. B. Telefonie, Videokonferenzen, Instant Messaging) innerhalb einer Organisation vollständig integriert werden. Dadurch werden einerseits Effizienzverluste vermieden, andererseits können Mitarbeiter deutlich flexibler und ortsunabhängiger arbeiten.

Können VoIP-Anlagen in bestehende Anwendungen integriert werden?

Ja. Cloud-Telefonanlagen bieten meist ein hohes Maß an Integrationsmöglichkeiten mit unterschiedlicher Software von Drittanbietern. Das hat zwei große Vorteile: Zum einen wird der Umstieg auf VoIP somit bedeutend vereinfacht. Zum anderen wird dadurch ein Maximum an Funktionalität gewährleistet, da viele der Features moderner WLAN-Telefonie Hand in Hand mit beliebten Messengern oder CRM-Systemen einhergehen.

Im Falle von 3CX können folgende Programme und Systeme einfach und problemlos angebunden werden:

• Datev (Plugin)
• Freshdesk
• Freshsales
• HubSpot
• Microsoft Dynamics 365
• Microsoft Office 365
• Microsoft Outlook (Plugin)
• MongoDB
• MS Exchange (Plugin)
• MS SQL Server, MySQL, PostgreSQL
• MS Teams
• Salesforce
• Zendesk
• Zoho