In unserem Artikel tauchen wir in die innovative Technologie der VoIP Telefonanlage. Von den Grundlagen bis zu den unterschiedlichen Arten und deren Vor- und Nachteilen – wir decken alles ab, was Sie wissen müssen, um zu verstehen, wie diese Systeme die Kommunikation in der modernen Geschäftswelt verändern.
VoIP Telefonanlage: Die Basics
Eine VoIP Telefonanlage, auch als IP-PBX bekannt, ermöglicht Telefonie ohne traditionellen ISDN-Anschluss, indem Gespräche via Internet geführt werden. Sprachdaten werden mithilfe von SIP-Trunks in Datenpaketen über das Internet übertragen. Dank der Nutzung des Datennetzes für die Verbindung mit IP-kompatiblen Geräten ist keine zusätzliche Hardware am Unternehmensstandort notwendig. Durch den Einsatz eines VoIP-Gateways ist außerdem ein einfacher Anschluss an traditionelle Telefonleitungen möglich, was den Umstieg zusätzlich erleichtert.
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Wie funktioniert eine VoIP Telefonanlage?
Eine VoIP-Telefonanlage verbindet VoIP-fähige Endgeräte und Server, um Telefonie über das Internet zu ermöglichen. Sie nutzt SIP-Trunks zur Anbindung an das Netz, was die Kommunikation über das Internet statt traditioneller Telefonleitungen erlaubt. Geräte wie Hardphones und Softphones registrieren sich beim Server – ähnlich einem Proxy – und nutzen das Internet für Anrufe, wodurch eine direkte Verbindung zu anderen Nebenstellen möglich wird. Anstelle herkömmlicher Anschlüsse erfolgt die Verbindung über Router oder Modems, und das SIP-Protokoll ermöglicht die Kommunikation und den Datenaustausch innerhalb des Systems.
Welche Arten von VoIP Telefonanlagen gibt es?
Bei der Auswahl einer VoIP Telefonanlage gibt es für Unternehmen zwei Optionen: Eine physische IP-Telefonanlage am Standort (On-Premise), oder eine gehostete, virtuelle Telefonanlage, die von einem Provider in der Cloud zur Verfügung gestellt wird (On-Demand). Für welche der beiden Lösungen man sich entscheidet, hängt von Faktoren wie Bandbreite und auch der finanziellen Optionen ab.
On-Premise: Die VoIP Telefonanlage vor Ort
Unternehmen, die sich für eine On-Premise Telefonanlage entscheiden, sind selbst für Installation, Betrieb und Sicherheit der VoIP Telefonanlage verantwortlich. Wie klassische Telefonanlagen befindet sich diese Option also am Unternehmensstandort.
On-Demand: Die VoIp Telefonanlage in der Cloud
Entscheiden sich Unternehmen für eine On-Demand Telefonanlage, wird die VoIP Telefonanlage im Rechenzentrum des Anbieters gehostet. Am Unternehmensstandort befindet sich also keine physische Telefonanlage, sondern die Nutzung der sog. virtuellen Telefonanlage erfolgt über die Cloud.
Was sind die Vor- und Nachteile einer VoIP Telefonanlage?
Die VoIP Telefonanlage wird aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile gegenüber traditionellen, lokalen IP-Systemen immer beliebter. Die Vor- und Nachteile haben wir übersichtlich zusammengestellt:
Vorteile einer VoIP Telefonanlage
- Ortsunabhängigkeit: Virtuelle VoIP-Anlagen zeichnen sich durch ihre Mobilität und Flexibilität aus, da sie von jedem Ort und mit verschiedenen Geräten nutzbar sind, solange eine Internetverbindung besteht. Sie erlauben es, Mitarbeiter in verschiedenen Standorten und im Home Office unter einer einheitlichen Bürorufnummer zu vereinen, wodurch Anrufe weltweit entgegengenommen werden können, ohne dass ein Anruf verpasst wird.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: In dynamischen Zeiten ist die Fähigkeit, sich schnell anzupassen, besonders für kleine Unternehmen entscheidend. Eine gehostete VoIP-Telefonanlage bietet genau diese Flexibilität und Skalierbarkeit, indem sie mit dem Unternehmen wächst. Sie ermöglicht das einfache Hinzufügen oder Entfernen von Rufnummern, sodass nur für die tatsächlich genutzten Nebenstellen gezahlt wird.
- Weitreichender Funktionsumfang: Klassische Telefonanlagen können mit den vielseitigen Funktionen einer VoIP Telefonanlage nicht mithalten. Telefonkonferenzen, IVR, Warteschleifen und Co. erweitern die Optionen, die mit der Unified Communication Lösung möglich sind. Gewohnte Funktionen wie Anrufe halten, Weiterleitung und auch Fax bleiben dabei nach wie vor Teil des Umfangs.
- Wartungsfreiheit: Während klassische Telefonanlagen noch umständlich von IT-Experten gewartet werden mussten, fällt dieser Aufwand bei einer VoIP Telefonanlage komplett weg. Da anfallende Updates rein beim Anbieter liegen und von ihm automatisch erledigt werden, müssen sich Unternehmen bzgl. der Wartung um nichts kümmern.
- Kostenvorteile: Keine teuren Anschaffungskosten für Hardware, keine Wartungskosten, keine Kosten für IT-Experten und günstige Verbindungsentgelte. Die Kostenvorteile einer VoIP Telefonanlage sind unschlagbar. Übrigens: Interne Gespräche sind völlig kostenfrei.
- Benutzerfreundlichkeit: Durch die intuitive Benutzeroberfläche können Mitarbeiter simple Einstellungen selbstständig vornehmen und schon nach kurzer Einarbeitungszeit mit der Nutzung der VoIP Telefonanlage beginnen. So entstehen kaum Leerzeiten bei der Implementierung der Telefonanlage.
- Hohe Datensicherheit: In Zeiten von DSGVO sorgen sich viele Unternehmen um die Sicherheit von VoIP Telefonanlagen. Die Auswahl des entsprechenden Anbieters ist hierbei entscheidend: Durch unsere eigenen Rechenzentren in Deutschland und Österreich bieten wir ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre Daten.
Nachteile einer VoIP Telefonanlage
- Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung: Eine stabile und störungsfreie Internetverbindung ist Voraussetzung, damit eine VoIP Telefonanlage reibungslos funktioniert. Setzen Sie auf eine Breitbandverbindung mit optimaler Verfügbarkeit, um die hohe Sprachqualität einer VoIP Telefonanlage zu nutzen. Eine Bandbreite von 100 kBit/s pro Gespräch gilt als Richtwert.
- Verwendung sicherer Passwörter für Datensicherheit: Mitarbeiter sollten auf die Relevanz sicherer Passwörter bei sämtlichen Onlinediensten aufmerksam gemacht werden. Zusätzlich ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung durch ein Mobilgerät empfehlenswert.
Für mehr Informationen rund um VoIP Telefonie lesen Sie unseren Artikel: In 5 Schritten zur Internettelefonie.
Mit welchen Geräten kann man VoIP Telefonanlagen nutzen?
VoIP-fähige Geräte umfassen eine breite Palette, darunter spezialisierte IP-Telefone, Computer und Laptops mit entsprechender Softphone-Software, Smartphones und Tablets mit VoIP-Apps, sowie einige Modelle von herkömmlichen Telefonen, die mittels Adapter (ATA) für VoIP nutzbar gemacht werden können. Diese Geräte ermöglichen die Kommunikation über das Internet, indem sie analoge Sprachsignale in digitale Daten umwandeln und umgekehrt.
Was kostet eine VoIP Telefonanlage?
Ein Blick auf die Kostenvorteile einer VoIP Telefonanlage genügt, um die Entscheidung für die Umstellung zu erleichtern. Welche Kosten dann im Detail auf Unternehmen zukommen, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Fallen beim Anbieter Einrichtungsgebühren an?
- Wie hoch sind die monatlichen, fixen Grundgebühren?
- Wie hoch sind die Kosten pro Gesprächsminute?
- Welche Zusatzfunktionen benötigt man und wie viel kosten sie?
Viele dieser Fragen können erst nach einem Gespräch mit einem Experten sowie einer Testphase der VoIP-Telefonanlage mit Sicherheit beantwortet werden.
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