Einfach ein 3CX Fax senden? Das gute alte Faxgerät gehört nach wie vor in vielen deutschen Unternehmen zum Standard der internen und externen Kommunikation. Die gute Nachricht: Trotz der Umstellung auf VoIP-Telefonie à la 3CX muss man auch in Zukunft nicht auf das Fax verzichten.
Das Fax wurde eigentlich schon lange totgesagt, doch ein Blick auf aktuelle Zahlen zeichnet ein anderes Bild: Laut Digitalverband Bitkom nutzen noch satte 82 Prozent der deutschen Unternehmen das Fax. Ein wichtiger Kritikpunkt bei der Sache: Was die Verschlüsselung der gesendeten Daten angeht, sind digitale Kanäle dem Faxgerät in Sachen Datenschutz weit voraus. Doch es gibt eine Alternative, die das Beste aus den beiden Welten Fax und VoIP-Telefonie miteinander vereint: 3CX Fax senden. Hier lesen Sie alles über diese integrierte Option.
Ist ein Faxgerät noch sinnvoll?
Einer der Gründe, warum sich das Faxgerät weiterhin hält, ist die Übertragungsbestätigung nach der Zustellung. Sie gilt als rechtlich bindend. Das ist besonders für Rechtsanwaltskanzleien, Behörden und Justiz auch in Zeiten der Digitalisierung von großem Vorteil. Faxgeräte sind in diesen Branchen nach wie vor eine einfache und schnelle Lösung für den Versand sowie den Erhalt physischer Schriftstücke. Bis die Digitalisierung von Ämtern, Behörden und Gerichten in Deutschland nicht zügiger fortschreitet, wird es auch das klassische Fax weiterhin geben. Ein Schritt in Richtung Digitalisierung mit bzw. trotz Fax: ein 3CX Fax senden.
Alternativen zum klassischen Fax
Neben E-Mails haben sich mittlerweile auch andere Alternativen zum klassischen Fax entwickelt – zum Teil für spezifische Branchen:
- beA: Das elektronische Anwaltspostfach wird von Rechtsanwälten zur sicheren elektronischen Kommunikation genutzt
- elSec: Beschäftigte im Gesundheitswesen setzen häufig auf elSec, um Arztbriefe und Rechnungen verschlüsselt zu versenden
- FoIP: Die Funktion Fax over IP ist in modernen VoIP-Telefonanlagen wie 3CX bereits integriert und die einfachste Möglichkeit, Faxe in einer All-in-One-Kommunikationslösung zu versenden
3CX Fax senden: Die Basics
FoIP, das steht für Fax over Internet Protocol und ist eine Funktion, die in VoIP-Telefonanlagen zum 3CX Fax senden bereits standardmäßig integriert ist. Die Funktionsweise ist einfach: Mittels VoIP-Gateway und können bestehende Faxgeräte an die VoIP-Telefonanlage angebunden und so weiterhin problemlos genutzt werden. Die Basis dafür ist das sogenannte T.38-Protokoll, ein integriertes Komprimierungsverfahren, durch das Faxsendungen ohne Verzögerung und Datenverluste zugestellt werden können. Der Clou: Faxe können auch als E-Mail versendet und empfangen werden. Der Empfänger der Dokumente braucht also nicht zwingend ein Faxgerät.
3CX Fax senden: Die Funktionsweise
Beim Senden eines 3CX Fax werden die Faxdaten mithilfe des T.38-Protokolls im RAW-FAX-Format im Dienst-Arbeitsverzeichnis abgelegt. Anschließend werden sie durch den Data Transcriptor zu einer TIF-Datei zusammengefügt und mit Hilfe des XML-Descriptors gespeichert. Dabei kann die E-Mail-Adresse des Empfängers ermittelt werden. Der 3CX Fax-Service wandelt die TIF-Datei dann in ein PDF-Format um, das wie jede andere PDF-Datei aus dem E-Mail-Anhang heruntergeladen werden kann. Ein 3CX Fax senden verbindet damit klassische Kommunikationswege mit den Vorzügen der digitalen Kommunikation.
Die Vorteile von Fax-to-E-Mail
FoIP kombiniert die einfache Bedienbarkeit von Fax mit der Schnelligkeit und Datensicherheit von virtueller Cloud-Telefonie – und hebt die althergebrachten Faxgeräte auf ein neues Level:
- Mobiles Arbeiten: uneingeschränkter Zugriff auf Faxe in Echtzeit
- Maximale Produktivität: Keine Papierstaus und Tonerwechsel
- Kostenersparnisse: keine Kosten für Faxgeräte
- Höhere Datensicherheit: vertrauliche Dokumente bleiben vertraulich
3CX Fax senden: Die Voraussetzungen
Fax-to-E-Mail ist standardmäßig im 3CX-Paket enthalten. Um das Feature zu nutzen, benötigt man also nur eine Internetverbindung und einen VoIP-Provider mit T.38-Protokoll oder ein T.38-fähiges VoIP-Gateway. 3CX konvertiert empfangene Faxe und leitet diese als Anhang an die eigene E-Mail-Adresse weiter. Dafür braucht man weder ein Faxmodem noch einen Faxserver und mit Sicherheit keine zusätzlichen Telefonleitungen.
Fazit
Die Zukunft der Geschäftswelt ist die virtuelle Cloud-Kommunikation. Doch das gute alte Fax wird uns noch einige Jahre erhalten bleiben. Und doch lohnt sich ein Blick nach vorne: Mittlerweile gibt es viele Alternativen zum Fax, die zukunftsweisende Features anbieten. Gerne informieren wir Sie über die zahlreichen Funktionen von 3CX, die Ihre Unternehmenskommunikation schneller und sicherer machen – und unterstützen Sie als zertifizierter 3CX Platinum Partner bei der Integration in Ihre IT-Struktur.