Placetel, Sipgate, Toplink, Easybell, Fonial, NFON, Wirecloud: Die Liste der VoIP Anbieter in Deutschland ist lang. Vielleicht kommen Sie sich auf der Suche ein wenig vor wie im IP-Telefonie-Dschungel. Unser Ziel mit diesem Beitrag ist es, Ihnen eine Karte an die Hand zu geben, mit der Sie Ihren Weg aus diesem Dschungel finden. Wir möchten Ihnen dabei helfen, die vielen Informationen zum Thema zu ordnen. Wir gehen dabei insbesondere darauf ein, welche Fragen Sie bei der Auswahl eines IP Telefonie Anbieters (auch SIP Provider genannt) für sich beantworten sollten.
Bester VoIP Anbieter gesucht? Welcher Anbieter der beste ist, kann man nicht allgemein sagen. Denn es ist von Ihren Anforderungen abhängig, und somit unter anderem von den folgenden Fragestellungen:
- Wie groß ist Ihr Unternehmen?
- Welche Anforderungen soll die Telefonanlage erfüllen?
- Muss die Anlage Callcenter- oder Service-Center-Funktionalitäten abbilden?
- Wo telefonieren die meisten Mitarbeiter – im Homeoffice, im Büro, oder auch häufiger auf Reisen?
- Telefoniert das Unternehmen viel ins internationale oder EU-weite Ausland?
Vielleicht haben Sie auch bereits konkrete Probleme mit Ihrer aktuellen Telefonanlage, die Sie beheben möchten. Dann könnten die folgenden Fragen relevant sein:
- Verlieren Sie Geschäft, weil …
- eingehende Telefonate schlecht verteilt werden?
- Anrufer zu lange warten müssen?
- Telefonberater ineffizient eingesetzt sind oder nicht schnell genug an die richtigen Anrufe kommen?
- Fehlen Funktionen, die sie dringend brauchen, zum Beispiel Call Tracking oder Routing?
- Wird Ihre Telefonanlage nicht mehr gewartet oder ist sie nicht massenlastfähig?
Wenn diese oder ähnliche Fragen Sie beschäftigen, finden Sie in diesem Beitrag Lösungen und Antworten.
VOIP TELEFONANLAGEN UND BASICS FÜR VOIP ANBIETER
Grundsätzlich hat eine VoIP Telefonanlage unzählige Vorteile gegenüber einer analogen Telekommunikationsanlage. Die Kommunikation findet hier durch das Versenden verschlüsselter Datenpakete über das Internet statt. Eine IP Telefonanlage lässt sich leichter und schneller implementieren, insbesondere eine Cloud-VoIP-Telefonanlage. Sie haben dann die Wahl, welche Endgeräte Sie zum Telefonieren einsetzen. Natürlich sind Sie hier nicht mehr an Tischtelefone gebunden, sondern können die Telefonie-Software auf beliebigen Endgeräten wie PCs oder Smartphones installieren. Doch abgesehen von diesen allgemeineren Vorteilen unterscheiden sich sowohl die Software als auch die Modalitäten der verschiedenen VoIP Anbieter stark.
Bei einem guten SIP Anbieter zahlen Sie je nach Dauer der Nutzung und Anzahl der Nutzer und haben keine umfangreichen und starren Lizenzmodelle. Zudem können Sie – je nach Bedarf – beispielsweise Flatrates für die Telefonie ins Ausland hinzubuchen. Natürlich sind Ihre Mitarbeiter mit der IP Telefonanlage vom Standort unabhängig und Sie können die Zahl der Rufnummern bequem und einfach erhöhen oder verringern. Bei VoIP-Anbietern wie MULTICONNECT erhalten Sie mit der Cloud-Variante zudem automatische Software-Upgrades, so dass Ihr Telefonsystem in Bezug auf Sicherheit immer auf dem neuesten Stand ist.
WICHTIGE FRAGEN ZUR AUSWAHL DES VOIP ANBIETERS
Bei der Wahl eines VoIP Anbieters sollten Sie einige wichtige Aspekte überprüfen. Für die zentralen Bereiche haben wir einige Gedanken und Fragen für Sie zusammengefasst.
DATENSCHUTZ UND SICHERHEIT
Es ist wichtig, dass Sie Ihrem Provider bei diesem Thema vertrauen können. Aber gerade in Anbetracht der DSGVO ist es darüber hinaus von Vorteil, wenn die Server Ihres Internettelefonie Anbieters in der DACH-Region oder zumindest in Europa stehen. Sobald die Server im Nicht-EU-Ausland gehostet werden, kann es datenschutzrechtlich schwierig werden.
Bei MULTICONNECT sind wir froh darüber, Produkte und Dienstleistungen “Made in Germany” anbieten zu können. Sowohl unser Sitz als auch unsere Server befinden sich in Deutschland. Damit legen wir uns darauf fest, den strengen deutschen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit zu genügen.
In Bezug auf die Cyber-Sicherheit ist meist eine gehostete Cloud-Lösung, wie die 3CX-Lösung von MULTICONNECT, von Vorteil. Denn hier kümmert sich ein ganzes Team von IT-Experten um die Sicherheit der Server und der Anwendungen und veröffentlicht regelmäßig Updates für Sie. Daher ist ein großes Maß an Expertise und Einsatz gefragt, wenn man diese Aufgabe selbst für die eigenen Server und die Software übernehmen möchte.
Wichtige Fragen:
- Welche Angaben werden zum Thema Datenschutz und Sicherheit gemacht?
- Welche Maßnahmen werden konkret getroffen?
- Befindet sich im Falle einer Cloud-Lösung der Server in Deutschland oder der EU?
- Gibt es regelmäßige Sicherheits-Updates für die Software?
FLEXIBILITÄT UND VERFÜGBARKEIT
Stellen Sie sich vor, Sie starten mit dem Hosting auf eigenen Servern und merken, dass dies zu aufwändig ist. Sie möchten zu einer Cloud-Lösung wechseln. Es wäre ungünstig, wenn Sie nun den SIP Provider wechseln müssten.
Wichtige Frage:
- Ist ein Wechsel von Cloud zu On Premise (oder andersherum) möglich?
Ein weiterer Punkt ist die Verfügbarkeit. Wie oft fällt die Telefonanlage aus? Die Verfügbarkeit der MULTICONNECT-Server liegt dank mehrerer geo-redundanter Hochleistungsserver sehr nah bei 100%. Achten Sie bei anderen Providern darauf, dass die Verfügbarkeit nicht unter 99,5% liegt. Sogar bei einem Stromausfall im Haus können wir mit unseren Lösungen Anrufe umleiten und weiter verfügbar bleiben.
Wichtige Fragen:
- Sind mehrere Hochleistungsserver an verschiedenen Standorten verfügbar?
- Gibt es Lösungen bei Stromausfällen und Ähnlichem?
MINDESTLAUFZEIT UND PREISE (FLATRATES)
Natürlich spielt auch der Preis eine Rolle. Sie können Kosten sparen, indem Sie Softphones statt Tischtelefonen nutzen – sofern dies beim VoIP Provider möglich ist. Auch bei den Preisen pro Nutzer, bei Minutenpreisen und Service-Gebühren unterscheiden sich die Anbieter.
Wichtige Fragen:
- Wie hoch sind die Kosten je Rufnummer/Nutzer?
- Wird pro Minute abgerechnet oder gibt es (nationale, EU- / internationale) Flatrates?
- Werden Service-Gebühren erhoben?
- Sind benötigte Zusatzfunktionen kostenpflichtig?
- Ist der Support für die Konfiguration inklusive?
SOFTWARE-INTEGRATIONEN
Für viele Unternehmen ist es problematisch, wenn es zu viele Kanäle für die Kommunikation und die Zusammenarbeit gibt. Wer sich zentrale Kommunikation im Sinne einer Unified Communications-Lösung wünscht, der sollte darauf achten, dass sich das IP-Telefonsystem in möglichst viele Anwendungen integrieren lässt. So lässt sich beispielsweise unser IP System mit Microsoft Teams verknüpfen.
Wichtig Frage:
- Lässt das System des VoIP Anbieters sich mit verwendeten Softwarelösungen integrieren?
Das 3CX-System, gehostet von MULTICONNECT, lässt sich mit verschiedensten Anwendungen verbinden. Dazu gehören:
- Microsoft Teams
- MS Office 365
- Datev (Plugin)
- Freshdesk
- Freshsales
- HubSpot
- MongoDB
- Salesforce
- Zendesk
- Zoho
Wenn es für Sie notwendig wird, können wir das System auch in verschiedene andere CRM-Systeme und Anwendungen einbinden. Dadurch kann der Kundendienst stark profitieren, indem bei jedem Anrufer immer sofort alle notwendigen Informationen aus dem CRM-System vorliegen. So vermeiden Sie, dass Kunden Ihre Anliegen wiederholen müssen.
EINFACHE DIY-KONFIGURATION DER SOFTWARE
Die schönste IP Telefonie-Software nutzt Ihnen wenig, wenn Sie sich für jede Anpassung an Ihren VoIP Anbieter wenden müssen. Es ist wichtig, dass Sie selbstständig Einstellungen vornehmen können. Auch die Verwaltung von Nutzern sollte einfach funktionieren. Das bedeutet, dass Sie neuen Mitarbeitern schnell eine Rufnummer zuweisen und die Rufnummer von ehemaligen Mitarbeitern löschen können. Zudem hat die Software meist ein Dashboard. Hier ist es wünschenswert, dass Sie dieses Dashboard für jeden Mitarbeiter individuell gestalten können.
Wichtige Fragen:
- Können Sie Nutzer selbst verwalten und Einstellungen treffen?
- Gibt es ein individualisierbares Dashboard?
ZUSATZFUNKTIONEN
Je nach Ihren Anforderungen, achten Sie darauf, ob beim jeweiligen VoIP Anbieter bestimmte Funktionen verfügbar sind. Falls Sie den Erfolg von Sales- oder Marketing-Kampagnen auswerten möchten, ist beispielsweise Call Tracking wichtig. Auch Routing (Weiterleitung) per Nummernwahl oder Spracherkennung und die Zuteilung zum nächsten richtigen Mitarbeiter können notwendig sein.
Unsere MULTICONNECT 3CX Telefonanlagen umfassen diese Funktionen und sind zudem massenlastfähig – es können also sehr viele Telefonate parallel stattfinden. Außerdem lassen sich Tischtelefone und andere Telefongeräte anschließen, während man die IP-Anlage genauso mit Softphones nutzen kann. Schließlich gibt es noch eine Funktion, die Fax-Mitteilungen verarbeiten und in E-Mails übertragen kann – und umgekehrt lassen sich Fax-Nachrichten per E-Mail versenden.
Wichtige Fragen:
- Gibt es Funktionen wie Call Tracking und intelligentes Routing?
- Ist das System massenlastfähig?
- Lassen sich verschiedene Telefon- und Faxgeräte in das System integrieren?
GRÜNDE FÜR EINE 3CX ANLAGE GEHOSTET VON MULTICONNECT ALS VOIP ANBIETER
Für die Auswahl des richtigen VoIP-Anbieters sollten Sie unbedingt die in diesem Beitrag genannten Fragen beantworten können. Um dies zu prüfen, können Sie sich auch unsere Checkliste herunterladen. Nachfolgend schlüsseln wir auf, warum MULTICONNECT zu jeder Frage entsprechende Lösungen bietet und der geeignete VoIP-Anbieter für Ihr Unternehmen ist.
Fragen nach der Sicherheit des Systems und des Datenschutzes sind mit der Frage nach dem Standort der Server verknüpft. MULTICONNECT hostet sein Cloudsystem DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Ein wichtiger Schwerpunkt liegt bei Datenschutz und Betrugsbekämpfung. Das IT-Team mit großer Expertise liefert regelmäßig kostenfreie Updates für die Software.
Skalierbarkeit und Flexibilität sind immer dann besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen wächst. IP Telefonie mit dem Anbieter MULTICONNECT kann, genauso wie der zugehörige Vertrag, flexibel den Bedürfnissen angepasst werden und sich mit Ihrem Unternehmen verändern. Ein Wechsel von der Cloud- zur On-Premise-Version, oder andersherum, ist auch jederzeit möglich. Eingebundene Geräte können sogar unkompliziert mitgenommen werden, falls Sie von einem anderen Anbieter zu MULTICONNECT wechseln möchten.
Unsere Telefonanlage für VoIP kann einfach von Ihnen verwaltet werden. Das bedeutet, dass Sie Nutzer hinzufügen oder entfernen können – und tagesgenau auch nur die aktuelle Anzahl an Nutzern zahlen. Zudem lässt sich das Dashboard individuell anpassen. Mit dem System lassen sich state-of-the-art-Funktionen für Service Center abbilden, beispielsweise Call Tracking, intelligentes Routing und vieles mehr. Das System ist massenlastfähig und die Verfügbarkeit liegt bei über 99,9%.
Es gibt zudem viele Optionen zur Integration mit Anwendungen von Drittanbietern. Damit ist es für Sie möglich, eine Unified Communications-Lösung zu schaffen und der Zersplitterung der Kommunikation im Unternehmen entgegenzuwirken. Auch die verwendeten 3CX-Hardware-Geräte sind interoperabel und demnach einfach mit verschiedenen Systemen nutzbar.
Bei Fragen ist unser kompetentes Supportteam für Sie da. Machen Sie sich noch heute mit 3CX und MULTICONNECT auf den Weg – heraus aus dem Dschungel, in Richtung modernster IP-Telefonie. Unsere Verträge haben keine Mindestlaufzeit. Sie können unser System unkompliziert und kostenfrei für 10 Tage testen. Probieren Sie es aus.
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