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Flexibilität für Unternehmen im digitalen Wandel

Die IT-Infrastruktur ist für viele Unternehmen zum Fundament des geschäftlichen Erfolgs geworden. Eine ihrer wichtigsten Teilbereiche: Kommunikation. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick darauf, welche Rolle die VoIP-Technologie dabei spielt – und wie auch Ihre Organisation von den immensen Vorzügen Cloud-basierter Telefonie profitiert.

Zunächst: Was hat es mit VoIP-Telefonie auf sich?

VoIP steht für “Voice over Internet Protocol”. Wie der Name schon verrät, handelt es sich dabei um die Sprachübertragung per Internet. Statt des herkömmlichen Telefonnetzes greifen VoIP-Telefone also auf einen WLAN-Router oder mobile Daten zurück, um Anrufe durchzuführen.

Die Funktionsweise ist ebenso simpel wie effizient: Analoge Sprachsignale – die menschliche Stimme – werden in digitale umgewandelt, per Internet übertragen und beim Empfänger wieder analog ausgegeben.

Alles, was hierfür benötigt wird, ist ein Internetanschluss, eine entsprechende Software sowie ein VoIP-fähiges Telefon beziehungsweise Endgerät. Die Vorteile der VoIP-Telefonie reichen von großer Flexibilität über Kosteneffizienz bis hin zu umfangreichen Zusatz-Features.

Cloud-Hosting macht VoIP zum wahren Kinderspiel

Dass der Umstieg auf VoIP-Telefonie nicht nur immense Benefits mit sich bringt, sondern auch relativ einfach vonstatten geht, hat einen Hauptgrund: Die Infrastruktur muss nicht länger vor Ort installiert werden.

Zwar können auch VoIP-Telefonanlagen lokal eingerichtet werden. Solche “On Premise”-Lösungen sind jedoch nur für spezielle Anwendungsfälle geeignet und selten kosteneffizient zu betreiben. Das Gros der Systeme wird daher per Cloud-Hosting durch den Anbieter (“On Demand”) betrieben. Hierfür bedarf es weder der Installation noch der  Wartung und Instandhaltung teurer Hardware.

Wir von MULTICONNECT bieten Ihnen sogar ein echtes Rundum-Sorglos-Paket – und unterstützen Sie von der Bedarfsanalyse über die Einrichtung bis hin zur fortlaufenden Anpassung Ihrer Anlage.

Digitalisieren Sie Ihre Kommunikation mit 3CX von MULTICONNECT

Zu den leistungsstärksten Cloud-Telefonanlagen im deutschen Markt zählt die von MULTICONNECT vertriebene “3CX”, von denen Kunden in den unterschiedlichsten Branchen profitieren. Mehr zur 3CX und ihren zahlreichen Alleinstellungsmerkmalen erfahren Sie gegen Ende des Artikels.

Voice over IP als Teil der modernen IT-Infrastruktur

Eine performante IT-Infrastruktur ist für Unternehmen aus vielen Gründen besonders wichtig. So sorgt sie dafür, dass die eigene Website ununterbrochen online ist, unterschiedlichste Softwares nahtlos integriert werden und Mitarbeiter überhaupt ihrer täglichen Arbeit in einer digitalisierten Welt nachgehen können.

Außerdem umfasst sie sämtliche Kommunikationskanäle, denen in Zeiten von Home Office und Remote Work eine immer größere Rolle zukommt. Hierzu zählt die klassische Telefonie ebenso wie moderne VoIP-Systeme. 

Woraus setzt sich die IT-Infrastruktur zusammen?

Die Bestandteile einer IT-Infrastruktur lassen sich grob in vier Teilbereiche gliedern: 

  • Hardware (z. B. PC, Laptop, Telefon)
  • Software (z. B. Betriebssysteme, Applikationen)
  • Server (z. B. Webserver, Mailserver, virtueller Server)
  • Netzwerkumgebung (z. B. Router, Repeater, Firewalls)

Damit umfasst sie sämtliche Komponenten, die für Betrieb und Verwaltung von IT-Diensten und -Umgebungen benötigt werden.

Praxisbeispiel: Funktionsweise der VoIP-Telefonie

Schauen wir uns nun ein Praxisbeispiel an, das die Rolle Cloud-basierter VoIP-Telefonanlagen in einer IT-Infrastruktur veranschaulicht: Einer Ihrer Mitarbeiter möchte aus dem Büro eine Kollegin anrufen, die sich im Home Office befindet. Der Prozess umfasst im Groben fünf Schritte.

Schritt 1 – Anrufeinleitung: Ihr Kollege im Büro öffnet seine VoIP-Applikation (Software) und wählt die Nummer der Kollegin aus der Mitarbeiterliste. Sein Laptop (Hardware) wird damit zum sog. Softphone oder Softclient.

Schritt 2 – Digitalisierung: Nun muss seine Stimme, ein analoges Sprachsignal, zunächst digitalisiert werden. Im Rahmen eines speziellen Verfahrens wandelt die VoIP-App das Sprachsignal in eine Abfolge digitaler Informationspakete, sogenannte Bits, um.

Schritt 3 – Übertragung: Ihr firmeninterner Router (Netzwerkumgebung) überträgt das digitale Signal nun per Internet-Protocol (IP) zu den Cloud-Servern Ihres VoIP-Anbieters (virtuelle Server).

Schritt 4 – Weiterleitung: Von hier aus wird der Anruf an das Smartphone Ihrer Kollegin weitergeleitet. Natürlich könnte es sich hierbei auch um externe Empfänger wie Kunden oder Partner handeln.

Schritt 5 – Empfang und Decodierung: Schließlich werden die digitalen Informationen (Bits) wieder in ein analoges Sprachsignal umgewandelt und wie gewohnt über den Kopfhörer Ihrer Kollegin (Hardware) ausgegeben.

Bereits an diesem stark vereinfachten Beispiel lässt sich gut erkennen: Die VoIP-Telefonie betrifft sämtliche Teilbereiche der IT-Infrastruktur. In den nächsten Abschnitten zeigen wir, warum die Eigenschaften cloud-basierter VoIP-Anlagen perfekt zu den Anforderungen der modernen IT passen.

Mehr zur Funktionsweise der VoIP-Telefonie

Näheres zur Funktionsweise, den technischen Voraussetzungen sowie möglichen Herausforderungen von Voice over IP erfahren Sie in unserem separaten Beitrag “VoIP-Telefonie für Einsteiger: Alles Wichtige erklärt”.

Anforderungen an eine moderne IT-Infrastruktur

Eines ist klar: Eine geeignete IT-Infrastruktur orientiert sich stets an den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens. Doch egal ob Kleinunternehmen oder Großkonzern: Die meisten IT-Systeme haben eine Reihe wichtiger Attribute gemein:

Flexibilität: Home Office, Remote Work und Co: Inzwischen sind Flexibilität und Agilität auch in deutschen Firmen mehr als bloße Buzzwords. Die Art und Weise, wie Unternehmen funktionieren, hat sich verändert – und mit ihr die Anforderungen an deren IT-Infrastruktur. Standort- und geräteunabhängiger Zugriff auf Ressourcen ist hiervon nur ein Teil.

Skalierbarkeit: Nationale wie internationale Märkte sind dynamischer als je zuvor. Auch schnelles Wachstum sollte die IT daher nicht vor größere Probleme stellen. Und das nicht nur mit Blick auf Nutzerzahlen, Soft- und Hardware, sondern auch auf exponentiell steigende Datenmengen.

Cloud-Architektur: Moderne IT-Infrastrukturen basieren auf einer Cloud-Architektur, die nicht nur Flexibilität und Skalierbarkeit bietet, sondern auch für Kosteneffizienz, Datensicherheit und Redundanz sorgt.

Performance & Zuverlässigkeit: Eine leistungsstarke IT-Infrastruktur ist für viele Geschäftsmodelle Grundvoraussetzung. Hierzu zählt neben der reinen Performance auch die Zuverlässigkeit. Denn Ausfälle der IT können schnell ganze Bereiche lahmlegen und großen wirtschaftlichen Schaden anrichten.

Automatisierung: Die Automatisierung verschiedenster Prozesse ist wichtig für einen effizienten IT-Betrieb. Künstliche Intelligenz (KI) ist inzwischen in der Lage, mehr als nur reine Routineaufgaben zu übernehmen – und Unternehmen damit rentabler und produktiver aufzustellen. Ebenso wichtig: Eine möglichst automatisierte Verarbeitung gesammelter Daten.

VoIP-Anlage: Features und Vorteile der Cloud-Telefonie

Heutzutage ist Kommunikation – intern wie extern – maßgeblich für einen effizienten und produktiven Geschäftsalltag. Wie wir gesehen haben,  betrifft sie nahezu alle Komponenten einer fortschrittlichen IT-Infrastruktur.

Sehen wir uns nun an, was eine VoIP-Telefonanlage eigentlich auszeichnet – und weshalb sie perfekt in eine moderne IT-Architektur hineinpasst.

Agilität und Flexibilität im Geschäftsalltag

Wie bereits angesprochen, bildet Flexibilität das Fundament einer digitalen und dynamischen Organisation. VoIP-Telefonie bietet Ihnen genau das: Ihre Mitarbeiter können überall und jederzeit im Namen Ihres Unternehmens kommunizieren. Alles, was dazu benötigt wird, sind ein Internetanschluss sowie ein VoIP-fähiges Endgerät.

Außerdem beschränken sich VoIP-Systeme wie 3CX by MULTICONNECT bei Weitem nicht aufs reine Telefonieren (mehr dazu gleich). Dadurch bieten sie besondere Vorteile für Organisationen aus unterschiedlichsten Branchen, darunter Healthcare, Sales, Automotive und dem Vertrieb.

Kosteneffizienz und nachhaltige Ressourcenschonung

Ein weiterer Vorzug der  VoIP-Telefonie liegt in ihrer Kosteneffizienz. Denn es entfallen nicht nur klassische Verbindungsentgelte, wie man sie von ISDN-Anlagen kennt. Im Falle von Cloud-Telefonanlagen gehört auch die teure Anschaffung, Einrichtung und Wartung der Vergangenheit an.

Hinzu kommt: Teure Mitarbeiterschulungen sind mit Cloud-basierten VoIP-Telefonanlagen ebenso Geschichte wie hauseigene System-Administratoren. Das spart nicht nur Geld, sondern lässt Ihren Mitarbeitern auch mehr Zeit für das Wesentliche. Außerdem wird die Anlage günstiger, je weniger Nebenstelligen – sprich Rufnummern – Sie benötigen.

Skalierbarkeit und Integration

Eine der größten Herausforderungen herkömmlicher Telefonanlagen ist die oft aufwendige Skalierung. Speziell in dynamischen Marktbedingungen ist eine schnelle und unkomplizierte Skalierung Gold wert. Voice over IP-Telefonanlagen wachsen gemeinsam mit Ihrem Unternehmen: Rufnummern werden per Knopfdruck hinzugefügt oder entfernt, sodass Sie jederzeit flexibel bleiben. Gleiches gilt für Geräte und Funktionen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie auf etablierte Software und Prozesse verzichten müssen. Die Cloud-Infrastruktur von 3CX und MULTICONNECT ermöglicht eine spielend einfache Integration bestehender Systeme – von Datev und Zendesk über Microsoft Teams bis hin zu Outlook.

Prozessautomatisierung und riesige Funktionsvielfalt

Dank der internetbasierten Funktionsweise können VoIP-Lösungen weit mehr als nur telefonieren. Auch Webmeetings, Videokonferenzen und Chat-Funktionalität werden standardmäßig unterstützt, sodass Sie bestens für den unternehmerischen Alltag von heute gewappnet sind.

Hinzu kommen weitere, spezifische Features, darunter das Call-Tracking, mit dem Sie die Umsetzung und Erfolgskontrolle Ihrer Marketingmaßnahmen optimieren, Anrufaufzeichnungen per Mausklick, oder auch die Fax-Digitalisierung. Für einen zeitgemäßen Kundenservice sorgt außerdem eine automatische Anrufverteilung sowie intelligente Anrufbeantworter und Warteschleifen.

Healthcare, Marketing & Co: Wertvolle Features für zahlreiche Branchen

3CX von MULTICONNECT verfügt über ein breites Spektrum an Features, das für nahezu jede Branche etwas zu bieten hat. Mehr über die einzigartigen Funktionen lesen Sie in unserem Beitrag “Telefonieren, ganz ohne Hardware: Warum virtuellen Telefonanlagen die Zukunft gehört”.

Technische Voraussetzungen

So gelingt der Umstieg in Cloud-Telefonie

Die technischen Voraussetzungen zum Einstieg in die VoIP-Telefonie sind überschaubar. Eine ausreichend hohe Qualität ist umso wichtiger, um das Potenzial Ihrer neuen Kommunikationslösung voll auszuschöpfen.

  • Der wohl offensichtlichste Punkt ist die Internetverbindung. Hierbei muss eine ausreichende Bandbreite sichergestellt sein, um eine reibungslose Funktionsweise sowie hohe Sprachqualität zu gewährleisten. Als Richtwert gelten mindestens 100 kBit/s im Up- und Download je parallelem Gespräch.
  • Selbsterklärend ist auch die Hardware, die Sie zum Telefonieren per Sprach- oder Video-Call benötigen. Von leistungsstarken VoIP-Tischtelefonen über Smartphones und Tablets bis hin zu Computern kann jedes VoIP-fähige Gerät genutzt werden. Für herkömmliche Telefone werden spezielle VoIP-Adapter benötigt.
  • Um die Hardware im Rahmen Ihrer Organisation nutzen zu können, wird zudem ein sogenannter Softclient benötigt. Dieser dient als eine Art Betriebssystem und wird per App ganz einfach auf die Geräte aufgespielt. Softclients ersetzen vor Ort installierte Hardware und werden oft vom VoIP-Dienstleister selbst bereitgestellt.

Auswahl eines geeigneten VoIP-Anbieters

Einer der wichtigsten Voraussetzungen ist die Wahl eines passenden VoIP-Anbieters. Denn dieser entscheidet über Zuverlässigkeit, Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und nicht zuletzt die Sicherheit Ihrer Cloud-Infrastruktur. Je besser die anfängliche Bedarfsanalyse, desto besser kann die Anlage außerdem an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ausgerichtet werden.

Wichtig zu wissen: Anbieter unterscheiden sich nicht nur im angebotenen Leistungsspektrum. Auch Aspekte wie Serverstandorte und deren Verfügbarkeit sowie Backup-Prozeduren bei möglichen Ausfällen sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden.

Mit VoIP-Telefonanlagen von MULTICONNECT machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft

Als langjähriger Experte im Bereich der Telekommunikation ist MULTICONNECT Ihr optimaler Partner auf dem Weg zur VoIP-Telefonie. Die bewährte Cloud-Telefonanlage 3CX, die wir empfehlen und installieren, hilft bereits heute zahlreichen Unternehmen, ihren Alltag effizienter und angenehmer zu gestalten.

Wir unterstützen Sie von der Auswahl der richtigen Telefonanlage bis hin zur Betreuung und Skalierung nach erfolgreicher Inbetriebnahme, die durch unser Expertenteam aus München erfolgt.

Unsere redundanten Server an verschiedenen Standorten in Deutschland ermöglichen ein Höchstmaß an Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie Verfügbarkeiten nahe 100 Prozent. Sollte der Strom einmal ausfallen, leiten wir Ihre Anrufe im Handumdrehen auf unabhängige Geräte wie Smartphones um. Kundenzufriedenheit und Flexibilität stehen für uns an erster Stelle, weshalb es Mindestlaufzeiten bei MULTICONNECT nicht gibt.

Darüber hinaus profitieren sie mit der äußerst intuitiven 3CX-Anlage nicht nur von einem State-of-the-Art Funktionsumfang, sondern auch von kinderleichter Skalierung und Integration in bestehende CRM-Systeme und Programme wie MS Office, Teams, Datev und Zendesk.

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Fazit: Die VoIP-Telefonie ist zentraler Bestandteil einer jeden modernen IT-Infrastruktur

Unternehmen auf der ganzen Welt modernisieren ihre IT-Infrastrukturen, um den immer größeren Ansprüchen der heutigen Arbeitswelt gerecht zu werden: Flexibilität, Skalierbarkeit und Performance sind nur einige der Attribute, die inzwischen eine immense Rolle spielen.

Im Fokus des Geschehens stehen auch die unternehmenseigenen Kommunikationskanäle. Im Laufe dieses Artikels haben wir gesehen, warum der Umstieg auf Cloud-basierte VoIP-Telefonanlagen für viele Firmen und Organisationen das Mittel der Wahl ist.

Neben Kostenvorteilen und Effizienzgewinnen profitieren Sie mit VoIP-Telefonie von maximaler Flexibilität, einfacher Skalierbarkeit und etlichen wertvollen Zusatzfeatures. Die Einrichtung ist ebenso simpel wie die Integration bestehender Software, auf die Sie nicht verzichten möchten.

Zu lange sollten Sie sich dabei allerdings nicht Zeit lassen. Denn was heute durchaus als Wettbewerbsvorteil gilt, könnte für Spätzünder schon bald zum Nachteil werden: Im Rahmen der sog. All-IP-Umstellung wurden in diesem Jahr auch die letzten verbleibenden ISDN-Anschlüsse abgeschafft, ein vollständiger Umstieg auf moderne VoIP-Telefonie scheint daher eine Frage der Zeit.