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Funktioniert VoIP in meinem Unternehmen? Die Vorteile von Cloud-Telefonanlagen für verschiedene Branchen

Die landesweite Umstellung von ISDN auf Internettelefonie ist abgeschlossen. Doch während vielerorts noch Übergangslösungen wie SIP-Trunks genutzt werden, bleibt eine wichtige Frage präsent: Welche Vorteile bietet eine VoIP-Telefonanlage meinem Unternehmen? Wir klären auf – und werfen dabei einen Blick auf unterschiedliche Branchen.

Teil 1: VoIP einfach erklärt

Wie funktioniert VoIP?

Kurz und knapp: Mit VoIP – kurz für Voice over Internet Protocol – werden Sprachsignale anstelle des Telefonnetzes per Internet übertragen. Dazu werden die akustischen Signale unserer Stimme digitalisiert, als Datenpakete versendet und am Zielort wieder entschlüsselt.

Im Rahmen sogenannter Cloud-Telefonanlagen, auch Cloud-PBX, geschieht all das auf dem Server des Anbieters, sodass Ihr Unternehmen keinerlei Hardware mehr benötigt. Einzige Ausnahme: Endgeräte wie Smartphones, PCs oder Tischtelefone, mit denen Ihre Mitarbeiter kommunizieren.

Einsteiger-Guide: Funktionsweise der VoIP-Telefonie unter der Lupe

Bevor Sie sich für eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen entscheiden, lohnt sich ein Blick in unseren Beitrag  “VoIP-Telefonie für Einsteiger”, der alles Wissenswerte rund um die Internettelefonie verständlich erklärt.

All-IP: VoIP als neuer Telekommunikationsstandard

Im Zuge der All-IP-Umstellung wurden bis 2023 alle verbleibenden ISDN-Anschlüsse in Deutschland abgestellt. Dass VoIP zum neuen landesweiten Standard werden würde, war ohnehin nur eine Frage der Zeit.

Denn die VoIP-Technologie bietet gewaltige Vorteile, die von Produktivitätssteigerungen über Kostenersparnisse bis hin zu maximaler Flexibilität reichen. Unzählige Zusatzfunktionen sorgen unter anderem für einen besseren Kundenservice und eine einfache Erfolgskontrolle von Telefon-basiertem Marketing.

Wichtige Unterscheidung: On Demand vs. On Premise

VoIP ist nicht gleich VoIP. Tatsächlich muss deutlich zwischen vor Ort installierten, sog. On Premise- und den eingangs erwähnten Cloud-Anlagen unterschieden werden, die das Gros der IP-Telefonielösungen in Deutschland ausmachen.

Während die On Premise-Variante zwar als (noch) leistungsstärker gilt, lässt sie viele der Attribute vermissen, die Unternehmen an den virtuellen Telefonanlagen am meisten schätzen. Flexibilität, Einfachheit und Kosteneffizienz sind hier sicher die größten Punkte. Aus diesem Grund konzentrieren wir uns im Folgenden ausschließlich auf Cloud-Anlagen.

Digitalisieren Sie Ihre Kommunikation mit 3CX von MULTICONNECT

Zu den leistungsstärksten VoIP-Telefonanlagen im deutschen Markt zählt die von MULTICONNECT vertriebene “3CX”, von denen Kunden in den unterschiedlichsten Branchen profitieren. Mehr zur 3CX und ihren zahlreichen Alleinstellungsmerkmalen erfahren Sie gegen Ende des Artikels.

Teil 2: VoIP in verschiedenen Branchen und Unternehmen

Die Vorzüge der Internettelefonie sind vielseitig. Neben allgemeinen Benefits bieten VoIP-Telefonanlagen spezielle Funktionen für zahlreiche Branchen und Unternehmen. Wie diese in der Praxis aussehen, zeigen wir anhand von drei exemplarischen Branchen.

Vorteile von VoIP gegenüber traditioneller Telefonie

Unified Communications (UC) sorgt für mehr Effizienz

Unified Communications (UC) ist ein neumodischer Begriff für die Bündelung verschiedener Kommunikationswege. Die Idee: Durch die Zusammenführung von Kanälen wie Telefon, Chat, Video oder E-Mail wird die Komplexität reduziert – und die Effizienz somit nachhaltig gesteigert. VoIP-Telefonanlagen wie 3CX von MULTICONNECT bieten Ihrem Unternehmen genau das.

Gesteigerte Produktivität dank riesiger Funktionsvielfalt

VoIP kann weitaus mehr als nur telefonieren. Neben der Automatisierung von Prozessen bietet die Technologie zahlreiche Zusatzfunktionen, die von Multichannel-Features über intelligente Anrufbeantworter und Warteschleifen bis hin zur Anrufaufzeichnung reichen. Das sorgt für größere Produktivität und nicht zuletzt einen besseren Kundenservice.

Maximale Flexibilität in Form einfacher Skalierbarkeit und Bedienung

Ob Home Office, Remote Work oder schlicht eine dynamische Geschäftsentwicklung: Flexibilität ist in der heutigen Geschäftswelt wichtiger als je zuvor. Mit VoIP fügen Sie im Handumdrehen Nutzer und Geräte hinzu, auch die Integration von Drittsoftware (z. B. CRM-Systeme) ist kein Problem. In anderen Worten: Die Telefonanlagen wachsen mit Ihrem Unternehmen mit.

Kostenreduktion durch den Wegfall von Hardware und Wartung

Nicht nur entfallen im Rahmen der Cloud-Telefonie klassische Verbindungsentgelte, sondern ebenso die Anschaffung, Einrichtung und Wartung teurer Hardware, die typischerweise Ihr VoIP-Provider Das spart nicht nur bares Geld, sondern auch die wertvolle Zeit Ihrer Mitarbeiter.

Hinweis: Unsere Kunden profitieren von bis zu 40 % geringeren Kosten für Firmentelefonie. Mit unserem kostenlosen Vergleichsrechner finden Sie im Handumdrehen heraus, wie groß Ihr persönliches Einsparpotenzial ausfällt.

IP-Telefonie als zentraler Bestandteil der modernen IT

Apropos Wegfall von Wartung: Die Cloud-Technologie gilt als Herzstück der modernen IT. Welche Rolle VoIP-Systeme in dieser Infrastruktur spielen, lesen Sie in folgendem Beitrag: “Warum VoIP-Telefone ein zentraler Bestandteil der IT-Infrastruktur von morgen sind”.

Features unter der Lupe: VoIP im Unternehmensalltag

Nachfolgend sehen wir uns an, wie bestimmte Features von IP-Telefonanlagen im Alltag von Unternehmen zum Einsatz kommen.

Wichtig: Die Auswahl der drei Beispiel-Branchen soll nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Vorteile und Features von VoIP in nahezu der gesamten Geschäftswelt einen Mehrwert liefern. Das zeigen allein schon unsere zahlreichen Kunden, die u. a. aus folgenden Sektoren stammen:

  • Agenturgeschäft
  • Banking & Finance
  • Energie
  • Healthcare
  • Hotellerie & Touristik
  • Immobilien
  • Luftfahrt
  • Personalberatung
  • Politik
  • Versicherung
  • Vertrieb

Healthcare

Der Gesundheitssektor bringt besondere Anforderungen mit sich. Einerseits mit Blick auf die immense Bedeutung der Arzt-Patienten-Kommunikation. Andererseits ergeben sich immer mehr Herausforderungen aus der Überlastung unseres Gesundheitssystems. VoIP schafft in beiden Fällen nachhaltig Abhilfe.

Maximale Zuverlässigkeit bei hervorragender Sprachqualität

Die Internettelefonie überzeugt – eine ausreichende Bandbreite vorausgesetzt – mit astreiner Sprachqualität, die Patienten die Qualität und Wertschätzung vermittelt, die sie verdienen. Mehr noch: Unsere Telefonanlage erreicht Verfügbarkeiten nahe 100 Prozent, was u. a. unsere redundanten Server an verschiedenen Standorten in Deutschland möglich machen. Das sorgt für maximale Zuverlässigkeit zu jeder Zeit.

Erstklassiger Patientenservice durch intelligente Anrufverteilung

Ob man als Privatpraxis für jeden Patienten Akquisekosten leistet oder sich vor gesetzlich Versicherten kaum retten kann – verpasste Anrufe sind ärgerlich und sorgen für Unzufriedenheit am anderen Ende der Leitung.

Hier kommen einige der zentralen Features von VoIP ins Spiel: Dank ausgereifter Warteschleifen können Patienten z. B. per Bedienfeld des Telefons sofort um Rückruf bitten. Die intelligente Anrufverteilung sorgt zudem dafür, dass Anrufe gleich beim richtigen Mitarbeiter landen. Dies geschieht anhand bestimmter Kenndaten (sog. Case Based Routing), über Nummernwahl oder sogar per Spracherkennung.

Anrufaufzeichnung, SMS-Reminder und weitere Features

Weitere Zusatzfeatures runden den erstklassigen Patientenservice von Arztpraxen und anderen Ordinationen ab. Hierzu zählen automatische Terminerinnerungen, die Ihre Patienten auf Wunsch per SMS erhalten, ebenso wie die Anrufaufzeichnung, die insbesondere den behandelnden Ärzten von großer Hilfe sein kann. Mit “Click-to-Call” müssen außerdem nie wieder Nummern händisch eingetippt werden – ein echter Timesaver!

Agenturgeschäft: Neue Möglichkeiten der Erfolgskontrolle

Wer im Agenturgeschäft tätig ist, weiß genau, worauf es immer und immer wieder ankommt: Optimierung und Erfolgskontrolle der durchgeführten Maßnahmen. Die IP-Telefonie ist für diese Aufgaben wie geschaffen.

Call Tracking bringt Performance-Kennzahlen auf ein neues Niveau

Call Tracking zählt zu den elementaren Features unserer 3CX-Telefonanlage – und ermöglicht Agenturen und anderen Unternehmen eine beispiellos ausgereifte Erfolgskontrolle ihrer Marketingmaßnahmen.

Neben der strategischen Optimierung bietet das vor allem eines: Wasserdichte Belege über die eigene Performance. Denn diese ist im Agenturgeschäft alles – egal ob SEO, PPC, Display Advertising, Programmatic Advertising, Social Media oder Content Marketing.

Unter anderem folgende Kernfunktionen beinhaltet unser vollkommen DSGVO-konformes Call Tracking-Feature:

  • Multichannel-Attribution: Detaillierte Auskunft über Gesamtperformances anhand der Bündelung verschiedener Micro-Funnels.
  • Keyword-based Call Tracking: Zuordnung von Telefonnummern zu bestimmten Keywords oder Matching-Types zum lückenlosen Tracking einzelner Micro-Funnels.
  • Whitelabeling: Möglichkeit, umfassende Reports im Stile der eigenen Corporate Identity zu erstellen, um noch professioneller aufzutreten.
  • Dynamic Number Insertion: Erstellung und Verfolgung einzigartiger Rufnummern für jede Kampagne, jeden Channel, jeden Besucher oder sogar eine Kombination aus diesen.
  • Call Recording: Anrufaufzeichnung zur Schulung sowie fortlaufenden Optimierung, bspw. im Rahmen von Terminvereinbarungen oder Telefonverkäufen.

Einfache Anbindung und Integration in vertraute Oberflächen

Daten, Reports, Attribution – schön und gut. Effektiv sind diese aber nur, wenn Ihre Kunden sie auch richtig interpretieren können. Die meisten von ihnen möchten dabei auf vertraute Oberflächen wie Google Analytics, Salesforce, doubleclick oder refinedads u. v. m. zurückgreifen können.

Aus diesem Grund haben wir viel Wert darauf gelegt, unser Call Tracking mit nahezu allen gängigen Softwares kompatibel zu machen. So können Sie etwa in Google Analytics anschaulich aufzeigen, über welche Kanäle Anrufe eintrafen, welche Nebenstellen dabei angewählt wurde oder welchen Weg ein Interessent vom ersten Kontakt bis zum Call zurücklegte.

In weiteren Ausbaustufen können sogar folgende Zusatz-Funktionalitäten angebunden werden, die Ihr Agenturgeschäft weiter verbessern:

  • Internationale Rufnummern
  • Lokale Vorwahlen
  • Call-Scheduling
  • Algorithmus-basiertes Warteschlangen-Management

Hotellerie und Touristik

Erreichbarkeit ist im Hotelgewerbe das A und O. Cloud-basierte VoIP-Telefonanlagen verhelfen Ihrem Unternehmen nicht nur zu besserem Kundenservice, sondern auch der Aussicht auf höhere Buchungszahlen.

Maßgeschneiderte Lösungen für Ihren Betrieb

Abseits der bereits vorgestellten Features (z. B. Call Tracking, Anrufaufzeichnung) warten unsere VoIP-Anlagen mit besonderen Funktionen für den Hotelbetrieb auf. Hierzu zählen telefonische Buchungen per Kreditkarte, die Einrichtung einer kostenlosen 0800-Service-Nummer und der automatische Abgleich der Kundendatenbank bei eingehenden Anrufen.

Ortsunabhängigkeit und beliebig viele Parallelgespräche

Dank VoIP müssen Sie sich nie wieder Gedanken über die Anzahl an Parallelgesprächen machen. Sofern Sie für eine ausreichend gute Internetverbindung sorgen, können sich beliebig viele Mitarbeiter zur selben Zeit in Telefonaten oder gar Videokonferenzen befinden. 

Nebenstellen sind flexibel hinzuzufügen oder zu entfernen – besonders wichtig z. B. bei Neueröffnungen. Hinzu kommt: Eine Einwahl in das interne Telefonnetz ist von überall möglich. Der Hotelmanager, der zwischen verschiedenen Standorten pendelt oder mit Partnern im Ausland verhandelt, ist also jederzeit im Namen des Hotels erreichbar.

Teil 3: Zahlen, Fakten und Fallbeispiele

Reale Case Studies unserer Kunden

Dass die Vorzüge der Internettelefonie nicht nur gut klingen, sondern auch greifbare Resultate erzielen, zeigen folgende Fallbeispiele. Dabei handelt es sich nur um zwei von unzähligen Erfolgsstorys unserer zufriedenen Kunden.

Standortvernetzung von 200 Mitarbeitern in Baugewerbe

Ausgangslage

Ein eigentümergeführter Baustoffhändler aus Süddeutschland war durch mehrere Übernahmen in kurzer Zeit stark gewachsen. Die 200 Mitarbeiter des Betriebs waren dadurch auf fünf deutsche Standorte verteilt.

Herausforderungen

  • Eigenständige, lokale IT je Standort führte zu “Inselbildung”
  • Erhebliche Mehraufwendungen für interne IT und Kommunikation
  • Hohe externe Kosten durch Betrieb unterschiedlicher Systeme
  • Dezentrale Erfassung von Daten und Statistiken
  • Exklusion von Mitarbeitern im Feld bei telefonischen Gesprächen

Lösungen

  • Ersatz lokaler Telefonanlagen mit zentraler Cloud-Hosting-Lösung inkl. Nebenstellen für das gesamte Unternehmen
  • Import bestehender Rufnummern ins MULTICONNECT-Netz und Aufschaltung des gesamten Betriebs auf IP-Telefonie (per SIP-Trunk)
  • Ausstattung der Mitarbeiter mit Firmenhandys und 3CX-App, mit der sie sich per Knopfdruck ins Routing der Telefonanlage einschleusen

Resultate

  • Kostenersparnisse für Firmentelefonie i. H. v. 65 %
  • Vollständige Vernetzung aller Standorte, wodurch u. a. Überläufe während Spitzenlasten übernommen werden können
  • Steigerung der telefonischen Conversion Rate um bis zu 40 % durch Einbettung von Verkäufern in der Fläche als beratende Experten

Sales-Initiative im Massenmarkt Tech Service

Ausgangslage

Ein Kunde aus der Tech-Service-Branche operierte in einem besonders umkämpften Markt mit zahlreichen Konkurrenten und sah sich gezwungen, eine eigene Marketing-Initiative zu starten. Das Unternehmen war bereits bekannt für einen hervorragenden (telefonischen) Kundenservice.

Herausforderungen

  • Erodierung der Rentabilität alternativer Marketing-Kanäle wie Paid Aids durch immer höhere Costs per Click (CPC)
  • Branchenbedingt große Abhängigkeit von externen Marketinginstrumenten Vergleichsportalen

Lösungen

  • Verstärkte Nutzung des Call Channels zur Sales-Generierung
  • Incentivierung und Schulung der Customer Service Agents mit Fokus auf Sales, Einführung relevanter Metriken und Ziel-KPIs
  • Installation eines statischen Call Trackings in Kombination mit dediziertem Search Engine (SEA) und Social Media Advertising
  • Abspeicherung sog. Lost Calls und späteres Abtelefonieren per Auto-Dialer

Resultate

  • Erhöhung der Abschlüsse um 40 % bei gleichem Marketing-Budget
  • Erhalt der Abschlussquote bei über 35 %
  • Erschließung einer zuvor kaum präsenten Zielgruppe (Endkonsumenten über 49 Jahre)

Mit VoIP-Telefonanlagen von MULTICONNECT machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft

Als langjähriger Experte im Bereich der Telekommunikation ist MULTICONNECT Ihr optimaler Partner auf dem Weg zur Internettelefonie. Die bewährte Cloud-Telefonanlage 3CX, die wir empfehlen und installieren, hilft bereits heute zahlreichen Unternehmen, ihren Alltag effizienter und angenehmer zu gestalten.

Wir unterstützen Sie von der Auswahl der richtigen Telefonanlage bis hin zur Betreuung und Skalierung nach erfolgreicher Inbetriebnahme, die durch unser Expertenteam aus München erfolgt.

Unsere redundanten Server an verschiedenen Standorten in Deutschland ermöglichen ein Höchstmaß an Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie Verfügbarkeiten nahe 100 Prozent. Sollte der Strom einmal ausfallen, leiten wir Ihre Anrufe im Handumdrehen auf unabhängige Geräte wie Smartphones um. Kundenzufriedenheit und Flexibilität stehen für uns an erster Stelle, weshalb es Mindestlaufzeiten bei MULTICONNECT nicht gibt.

Darüber hinaus profitieren sie mit der äußerst intuitiven 3CX-Anlage nicht nur von einem State-of-the-Art Funktionsumfang, sondern auch von kinderleichter Skalierung und Integration in bestehende CRM-Systeme und Programme wie MS Office, Teams, Datev und Zendesk.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören.

Teil 4: Fazit, Umstieg und FAQ

Fazit: Von virtuellen Telefonanlagen profitiert nahezu jedes Unternehmen – einige Branchen sogar ganz besonders

Im Laufe dieses Artikels haben wir uns angesehen, wie virtuelle Telefonanlagen – auch On Demand oder Cloud PBX genannt – Unternehmen aus unterschiedlichen Bereichen weiterhelfen. Neben allgemeinen Benefits der Internettelefonie warfen wir einen Blick auf branchenspezifische Features und reale Case Studies unserer Kunden.

Unter’m Strich bleibt festzuhalten: Im direkten Vergleich mit traditioneller Telefonie, die spätestens seit der All-IP-Umstellung im vergangenen Jahr ausgedient hat, profitieren Nutzer fast flächendeckend. Internettelefonie ist nicht nur günstiger und effizienter, sondern bietet auch völlig neue Möglichkeiten in Sachen Flexibilität und Skalierbarkeit.

Last but not least sorgen zahlreiche Zusatzfunktionen, darunter Call-Tracking, Anrufaufzeichnung und smarte Rufweiterleitung, für mehr Produktivität und einen besseren Kundenservice in Branchen wie Healthcare und Sales oder dem Agenturgeschäft.

So gelingt der Umstieg auf VoIP

Egal, ob Ihr Unternehmen die Ersteinrichtung, einen Anbieterwechsel oder den Umstieg auf eine Cloud-basierte Telefonanlage anstrebt – der Prozess ist einfacher als oftmals angenommen. Konkret sollten Sie sich mit den folgenden sieben Schritten befassen, auf die wir im unten verlinkten Artikel detailliert eingehen:

  1. Budgetplanung
  2. Bedarfsanalyse
  3. Entscheidung On Demand vs. On Premise
  4. Auswahl eines geeigneten VoIP-Anbieters
  5. Sicherstellung der technischen Voraussetzungen
  6. Installation und Einrichtung
  7. Onboarding

In sieben Schritten zur idealen VoIP-Telefonanlage für Ihr Unternehmen

In unserem separaten Beitrag  “Alles Wissenswerte zu Kauf und Einrichtung Ihrer VoIP-Telefonanlage” nehmen wir unter die Lupe, worauf es bei der Auswahl und Einrichtung Ihrer virtuellen Telefonanlage wirklich ankommt.

Selbstverständlich unterstützen und beraten wir Sie gerne während all dieser Schritte, um die optimale Telefonanlage für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.

Wir würden uns freuen, Ihnen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch die zahlreichen Potenziale aufzuzeigen, die Voice over IP auch in Ihrer Organisation realisieren könnte.