Wir möchten Sie mit diesem Beitrag bei der Suche nach dem passenden Setup für Ihre Telekommunikationsanlage, kurz TK Anlage oder PBX, unterstützen. Dabei fokussieren wir uns auf die IP Telefonie, welche die analoge Telefonie inzwischen fast vollständig ersetzt hat. Mit einer VoIP Telefonanlage (Voice-over-IP) haben Sie viele Vorteile. Der Service kann sich verbessern, beispielsweise durch Verfügbarkeit von Informationen aus dem CRM-System und intelligente Anrufweiterleitung. Zudem erleichtert die IP Telefonie die völlig standortunabhängige Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter und Wartungsaufwände können minimiert werden. Neue Mitarbeiter erhalten ganz einfach eine Nebenstelle mit eigener Rufnummer, Prozesse werden effizienter, zum Beispiel durch Software-Integrationen.
Vielleicht haben Sie sich gedanklich bereits für eine VoIP Telefonanlage entschieden. Dann folgt als nächster logischer Schritt die Auseinandersetzung mit dem Hosting der Anlage: On Premise oder in der Cloud? Was bedeutet das überhaupt, und welche Lösung passt am besten zu Ihrem Unternehmen? Wir verraten es Ihnen.
DER UNTERSCHIED ZWISCHEN ON PREMISE UND CLOUD-HOSTING BEI TK-ANLAGEN
Der Unterschied zwischen Cloud-Hosting und lokalem Hosting (On Premise) besteht darin, dass eine Cloud Telefonanlage im Rechenzentrum eines Providers betrieben und über das Internet bereitgestellt wird. Hingegen wird eine lokale TK Anlage auf eigenen Servern gehostet. Diese Variante wird auch als On Premise- oder On Prem-Hosting bezeichnet – also auf dem Grundstück oder “im Haus”. Der Standort der Server und die Verantwortlichkeiten sind hier also verschieden. Allerdings gibt es in Bezug auf die Funktionalität der Anlage bei beiden Hosting-Lösungen die gleichen Möglichkeiten.
Dennoch hat jede Lösung jeweils eigene Vor- und Nachteile, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen.
VORTEILE ON PREMISE
VORTEILE UND NACHTEILE EINER SELBST GEHOSTETEN (ON PREMISE-) VOIP-TK-ANLAGE
Wenn Sie die Anlage auf Ihren eigenen Servern hosten, haben Sie volle Kontrolle über Ihr Telefonsystem. Der eigene System-Admin hat sofortigen Zugriff auf das gesamte System, kann sämtliche Einstellungen selbst vornehmen und jederzeit anpassen. Er oder sie kann Softwareupdates einspielen (oder verhindern), den Server neu starten, den Router und das Netzwerk konfigurieren und an die Gegebenheiten anpassen, und den Anschluss mit dem VoIP Provider (Telefonieanbieter) eigenständig installieren.
Zudem haben Sie mit der On Premise-Varianten einen einfacheren Zugang zu weiteren Anwendungen im lokalen System, beispielsweise zu (ebenfalls On-Prem) ERP-, CRM-Anwendungen oder Datenbanken. Über Schnittstellen können Sie diese mit Ihrer VoIP-Anlage verbinden und so Informationsmehrwerte für Ihre Mitarbeiter und Anrufer generieren. Bei Ausfall der Internetverbindung können die Mitarbeiter innerhalb des Büros weiterhin miteinander telefonieren (nicht allerdings mit der Außenwelt, bzw. Kollegen im Home-Office).
Es besteht hier auch keine Abhängigkeit von Services des Hosting-Providers, also beispielsweise von der Erreichbarkeit der Cloud-Server. Je nach Provider und Backup-System kann es hingegen beim Cloud-Hosting in seltenen Fällen zu kürzeren oder längeren Ausfällen der Server kommen, ohne dass Sie darauf einen Einfluss haben. Last but not least entstehen beim lokalen Hosting keine monatlichen Kosten für das Abo beim Cloud-Provider, nur die Anschaffungs- und Betriebskosten der lokalen Hardware inkl. Wartung und Klimatisierung.
NACHTEILE ON PREMISE
Die notwendige Infrastruktur einschließlich Server, Netzwerk und Geräten muss vorhanden sein oder angeschafft werden. Einfach gesagt – Sie müssen die gesamte Telefonanlage kaufen. Das ist natürlich mit hohen initialen Kosten verbunden. Das Problem bei derart teuren Einmalanschaffungen ist, dass man diese in der Regel über mehrere Jahre abschreiben muss, im Gegensatz zu den laufenden Kosten eines Cloud-Abos, die direkt als Betriebsausgaben angesetzt werden können. Zudem ist die bereits erwähnte Ausfallsicherheit selbst zu gewährleisten. Dadurch stellen sich dann Fragen nach einer Notstromversorgung und Backup-Servern genauso wie einer Backup-Internet-Leitung.
Weiterhin sollte ein IT-Administrator verfügbar sein, jemand mit entsprechendem IT-Know-How. Dies ist natürlich ebenso mit Kosten verbunden. Das Know-How sollte weitreichend sein, denn auch das komplexe Security-Thema, also der Schutz vor Cyber-Angriffen, liegt dann in Ihren Händen. Genauso kann es auch im Betrieb zu technischen Problemen kommen, beispielsweise mit Routern oder Firewalls, die zu einer eingeschränkten Erreichbarkeit führen können.
VORTEILE UND NACHTEILE EINER CLOUD TK ANLAGE
Wenn die TK Anlage in einer Cloud gehostet wird, besteht die Möglichkeit, diese dennoch eigenständig zu verwalten. Dazu werden dann dedizierte Kapazitäten gemietet. Hier beziehen wir uns jedoch zunächst auf Cloud Telefonanlagen als Managed Service-Lösungen. Dabei verwaltet der Hosting-Anbieter die Anlage ganzheitlich.
VORTEILE CLOUD
Mit einer Cloud Lösung können Sie die Verantwortung für Installation, Betrieb und Wartung ganz an den Hosting-Anbieter abgeben. Damit erübrigen sich auch Sorgen um technische Fragen wie Bandbreite, Dimensionierung der Hardware, oder andere Fragen zum Netzwerk, Geräten oder den Einstellungen. Sie benötigen keinen internen IT-Administrator zur Betreuung des Systems und keine oder weniger Schulungen für Mitarbeiter zur Nutzung des Systems. In der Regel sind Cloud-Lösungen daher insgesamt sehr viel günstiger und kommen beim Einstieg ohne größere Investitionen für Hardware aus. Wenn Ihr Unternehmen mit Softphones arbeitet – also überwiegend Computer für die Telefonie verwendet – ist auch dies kosteneffizient.
Ein sehr wichtiger Punkt ist die Sicherheit, beispielsweise vor Cyber-Angriffen. Denn die Kommunikation eines Unternehmens produziert unumgänglich sensible Daten. Die Sicherheit wird beim Cloud-Hosting durch den Provider gewährleistet. Im Rahmen von automatischen und kostenlosen Updates werden bei guten Providern die komplexen und dynamischen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz jederzeit erfüllt. Hier ist es von Vorteil, auf einen deutschen oder europäischen Anbieter zu setzen, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen. Außerdem sollte Ihre Telefonanlage in dem Land gehostet sein, in dem sich Ihr Firmensitz befindet. Hinzu kommt die Möglichkeit, anfallende Abo-Kosten für den Cloud-Service ganz ohne Abschreibung direkt als laufende Betriebsausgaben anzusetzen.
NACHTEILE CLOUD
Beim Cloud-Hosting ist es wichtig, Mindestanforderungen an die Internet-Bandbreite zu erfüllen. Man spricht hier meist von einer Bandbreite von 100 Kbit/s pro Sprachkanal, jeweils für Upload und Download. Allerdings werden diese Anforderungen heutzutage in den allermeisten Fällen erfüllt. Um sich vor Ausfällen durch Probleme mit der DSL-Verbindung zu schützen, sollte man auf das Vorhandensein einer Backup-Leitung (xDSL) achten. Bei Cloud-Hosting reicht aber auch ein Datenstick für den Laptop oder einfach ein Mobilfunkgerät mit entsprechender App als vollwertiges Backup.
Das Datenzentrum des Hosting-Anbieters muss dem “state-of-the-art” der Sicherheitsanforderungen entsprechen. Neben redundanten Ausführungen von Strom, Internet und Netzwerkarchitektur, sollte ein Hosting-Anbieter über mehr als einen Standort verfügen, um im Notfall geografisch unabhängige Wiederherstellungsoptionen zu unterstützen. Daher sollte man den entsprechenden Anbieter sorgfältig auswählen.
ENTSCHEIDUNG ZWISCHEN ON PREM UND CLOUD-LÖSUNG: CHECKLISTE
- Ausreichende Bandbreite (Highspeed Internet)
- TK-Anlage wird in einem KMU installiert
- IT-Know-How nicht/wenig vorhanden
- IT-Ressourcen nicht vorhanden oder sollen eingespart werden
- Senkung laufender Kosten für Telefonie gewünscht
- Vermeidung hoher Initialkosten für VoIP-Infrastruktur wünschenswert
Wenn Sie 5 – 6 dieser Fragen bejahen, ist sehr wahrscheinlich eine Cloud TK Anlage für Ihr Unternehmen die passendere Lösung.
GRÜNDE FÜR DIE CLOUD MIT 3CX TK ANLAGE – GEHOSTET VON MULTICONNECT
MULTICONNECT hostet unter anderem die zuverlässigen, weit verbreiteten und ständig weiterentwickelten Open-Source-VoIP-Systeme von 3CX. Warum gerade ein 3CX-Setup als Lösung für Ihre VoIP-TK-Anlage interessant sein könnte? Wir geben Ihnen die wichtigsten Argumente an die Hand:
- Sicherheit: Bei MULTICONNECT liegt ein Fokus auf Datenschutz und Betrugsbekämpfung. Unser IT-Team greift dabei auf große Expertise zurück. Wir sind ein deutsches Unternehmen und unsere Server stehen in Deutschland.
- Skalierbarkeit: Ihre TK Anlage und die zugehörige Lizenz kann flexibel mit dem Unternehmen wachsen. Rufnummern für neue Mitarbeiter auf der ganzen Welt lassen sich kinderleicht hinzufügen.
- Flexibilität: Nach Wunsch können Sie ganz einfach einen Wechsel von Cloud zu On Premise oder andersherum vollziehen, oder bei Bedarf unkompliziert den Anbieter wechseln und das System mitnehmen.
- Kompatibilität: Unsere 3CX-Hardware und -Software ist interoperabel, also sehr einfach mit verschiedensten Drittanbieter-Systemen nutzbar.
Machen Sie sich noch heute mit MULTICONNECT auf den Weg in Richtung modernster IP Telefonie. Wir sind bei Fragen jeder Art gerne für Sie da.
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