Automatische Transkription für bessere Geschäftstelefonie

Dank KI-basierter automatischer Transkription zu mehr Produktivität und Effizienz

Produktivität steigern, Dokumentation vereinfachen, Mitarbeiter entlasten – die KI-basierte, automatische Transkription von Telefongesprächen könnte die uns bekannte Geschäftstelefonie revolutionieren. Auch deshalb, weil die Integration in moderne Telefonsysteme kinderleicht vonstatten geht. Was es damit auf sich hat und wie auch Sie Ihre Geschäftstelefonie mit KI aufs nächste Level heben, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Inhaltsverzeichnis

• Speech-to-Text: Schon bald der neue Standard?
• Was ist KI-Transkription und wie funktioniert sie?
• Die Vorteile automatischer Transkription
• Praxisbeispiel: Wie Speech-to-Text den Vertrieb revolutioniert
  • Ausgangslage: Zeitdruck und verlorene Details im Vertrieb
  • Praktische Anwendung: Wie automatische Transkription Herrn Schmitts Arbeit erleichtert
  • Resultat: Effizienz, Genauigkeit und mehr Zeit für Kunden
• Diese Bereiche eignen sich besonders für automatische Transkription
• Jetzt loslegen: So nutzen Sie die Speech-to-Text-Funktionalität
  • Moderne VoIP-Telefonanlagen bilden die Grundlage
  • Einfache Integration von Speech-to-Text-Funktionalität
• Der KI-Auto-Transcriber iMos® RECAP von Multiconnect auf einen Blick
• Fazit: Die KI-basierte, automatische Transkription von Gesprächen legt den Grundstein für eine effizientere Geschäftstelefonie

Speech-to-Text: Schon bald der neue Standard?

Produktivität steigern, Fehler minimieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen – und das bei gleichzeitig geringeren Kosten? Was wie der Traum eines jeden Unternehmers klingt, wird dank Künstlicher Intelligenz und innovativer Technologien wie Speech-to-Text zur Realität. Und womöglich schon bald zum neuen Standard.

Doch gehen wir einen Schritt zurück: Jeden Tag verbringen Mitarbeiter im Vertrieb oder Kundenservice viel Zeit mit der Dokumentation von Telefongesprächen – und nutzen dabei wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt werden könnten. Gleichzeitig gehen wichtige Informationen verloren, die vergessen oder nicht rechtzeitig in Form manueller Notizen festgehalten werden.

Hier kommen sogenannte Auto-Transcriber ins Spiel: Ohne das Zutun eines Mitarbeiters liefern sie eine automatische Transkription von Gesprächen, die anschließend im Wunschformat bereitgestellt werden. Dabei kommt modernste Spracherkennung zum Einsatz, die nicht nur verlässlich zwischen Gesprächsteilnehmern unterscheidet, sondern auch weitreichende Analysen zu Gesprächsverläufen bereitstellen kann.

Wir stellen vor: iMos® RECAP – der KI-Auto-Transcriber von Multiconnect

Mit iMos® RECAP von Multiconnect heben Sie Ihre Geschäftskommunikation aufs nächste Level. Präzise, vollständig datenschutzkonform und im Handumdrehen in Ihre Telefonielösung integriert, steigert er Kundenzufriedenheit sowie Produktivität Ihrer Mitarbeiter gleichermaßen. Mehr zu unserem KI-Assistenten erfahren Sie gegen Ende des Artikels.

Was ist KI-Transkription und wie funktioniert sie?

Bei der KI-gestützten Transkription werden Telefongespräche automatisch und in Echtzeit in schriftliche Protokolle umgewandelt. Die fertigen Protokolle sowie eine Kurzzusammenfassung des Gesprächs werden anschließend im gewünschten Format bereitgestellt – etwa als Word-Dokument, Excel-Tabelle oder CSV-Datei.

Speech-to-Text-Technologie nutzt zur automatischen Transkription sog. Spracherkennungssysteme (Automatic Speech Recognition, ASR). Dabei analysieren KI-Modelle den Audioeingang, zerlegen ihn in Segmente und erkennen sprachliche Muster und Bedeutungszusammenhänge.

Mithilfe neuronaler Netzwerke – ein Teilbereich des Machine Learnings – können auch komplexe Satzstrukturen sowie Unterbrechungen verlässlich erkannt und in präzisen, verständlichen Text umgewandelt werden.

Die Vorteile automatischer Transkription

Auto-Transcriber bringen eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Insbesondere die folgenden fünf Aspekte machen sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug in der modernen Geschäftstelefonie.

• Zeitersparnis durch Automatisierung: Manuelle Notizen und aufwendige Nachbearbeitung gehören dank Speech-to-Text der Vergangenheit an. Die KI erstellt automatisch vollständige Transkriptionen und kompakte Zusammenfassungen, die sofort im gewünschten Format bereitgestellt werden. Mitarbeiter sparen dadurch wertvolle Zeit, die sie in andere Aufgaben investieren können.
• Lückenlose Dokumentation: Fortschrittliche Spracherkennung stellt sicher, dass die Inhalte eines jeden Gesprächs lückenlos erfasst und dokumentiert werden, was z. B. bei Vertragsverhandlungen oder Kundenbeschwerden von großer Bedeutung ist. Die strukturierten Protokolle schaffen Klarheit und reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen in der Auswertung.
• Datenanalyse und Insights: Gesprächsdaten werden nicht bloß erfasst, sondern auch tiefgreifend analysiert. So werden Kommunikationsmuster erkannt, die wertvolle Einblicke in Kundenbedürfnisse und die Performance der Mitarbeiter liefern. Diese Informationen können wiederum genutzt werden, um Trainings zu verbessern, die Kundenbindung zu stärken oder interne Prozesse zu optimieren.
• Einfache Weiterverarbeitung: Ob als Word-Dokument für eine einfache Dokumentation, als Excel-Tabelle für eine strukturierte Übersicht oder als CSV-Datei für die Integration in bestehende Systeme – Transkripte werden von leistungsstarken Transcribern in unterschiedlichen Formaten bereitgestellt. Unternehmen sparen dadurch eine Menge Zeit und können die Ergebnisse direkt in bestehende Workflows einbinden.
• Verbesserter Kundenservice: Mitarbeiter können dank der sofort verfügbaren Gesprächsprotokolle schneller und gezielter auf Kundenanfragen reagieren. Dies sorgt nicht nur für zufriedene Kunden, sondern entlastet auch das Support-Team. Darüber hinaus erkennt die KI Muster und häufige Probleme, sodass Prozesse optimiert und der Kundenservice nachhaltig verbessert werden können.

Praxisbeispiel: Wie Speech-to-Text den Vertrieb revolutioniert

Ausgangslage: Zeitdruck und verlorene Details im Vertrieb

Ein typischer Tag im Vertrieb: Der Teamleiter, nennen wir ihn Herr Schmitt, ist ständig unterwegs – Kundengespräche im Auto, kurze Telefonate zwischen Meetings und regelmäßige Jours Fixes, um alle auf dem aktuellen Stand zu halten. Trotz aller Multitasking-Fähigkeiten bleibt eines auf der Strecke: die vollständige und fehlerfreie Dokumentation seiner Gespräche. Während womöglich wichtige Details verloren gehen, kostet die Nachbereitung zusätzlich Zeit, die für die Akquise oder den Abschluss neuer Geschäfte fehlt.

Praktische Anwendung: Wie automatische Transkription Herrn Schmitts Arbeit erleichtert

Um obige Probleme zu beseitigen, greift unser Teamleiter auf die Funktionen des KI-Auto-Transcribers von Multiconnect zurück. In der Praxis sieht das wie folgt aus:

1. Telefonat führen:
   Während Herr Schmitt auf dem Weg zu seinem nächsten Meeting ist, führt er ein Telefonat mit einem potenziellen Neukunden. Er muss dabei nichts weiter beachten.
2. Echtzeit-Erkennung und Trennung der Sprachkanäle:
   Die KI erfasst das Gespräch in Echtzeit und erkennt automatisch, wer spricht – Herr Schmitt oder sein potenzieller Neukunde am anderen Ende der Leitung. Sie trennt die Sprachkanäle, selbst wenn beide gleichzeitig reden, und weist Unterbrechungen oder Fragen präzise und korrekt zu.
3. Automatische Erstellung von Transkript und Zusammenfassung:
   Automatisch wird nun ein vollständiges und fehlerfreies Transkript erstellt. Zusätzlich wird eine kompakte Zusammenfassung generiert, die alle wesentlichen Punkte des Gesprächs umfasst.
4. Bereitstellung im gewünschten Format: Die fertigen Dokumente werden Herrn Schmitt bzw. dem gewünschten Empfänger unmittelbar per E-Mail zugestellt. Dabei kann er frei zwischen Formaten wie Word, Excel oder CSV wählen.

Resultat: Effizienz, Genauigkeit und mehr Zeit für Kunden

Die Nutzung des KI-Auto-Transcribers bringt Herrn Schmitt eindeutige Vorteile: Statt jedes Gespräch mühsam nachzubereiten, hat er alle Details jederzeit griffbereit. So kann er sich auf das nächste Meeting vorbereiten, ohne wertvolle Zeit zu verlieren (Zeitersparnis). Hinzu kommt: Dank lückenloser Aufzeichnung gehen wichtige Details nie wieder verloren, die Übergabe von Informationen an das Team wird vereinfacht (Dokumentation). Zu guter Letzt ermöglicht die detaillierte Erfassung der Kundenperspektive Herrn Schmitt, Folgegespräche auf die spezifischen Bedürfnisse seines Gegenüber maßzuschneidern (Erfolgschancen).

Diese Bereiche eignen sich besonders für automatische Transkription

Während Auto-Transcriber für nahezu alle Unternehmen einen Benefit darstellen können, profitieren einige Bereiche ganz besonders von den Vorteilen moderner Spracherkennung. Hierzu zählen:

• Vertrieb: Wie wir im Praxisbeispiel sehen konnten, gilt der Vertrieb als eines der Paradebeispiele für die Vorzüge automatischer Transkription. Denn nicht nur verbringen Vertriebsmitarbeiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit am Telefon. Sie sind zusätzlich besonders oft unterwegs, was das manuelle Notieren von Gesprächsinhalten schwierig bis unmöglich macht. Die Bereitstellung übersichtlicher Zusammenfassungen sorgt für zusätzliche Zeitersparnis in der Vor- und Nachbereitung von Gesprächen.
• Callcenter und Kundenservice: Callcenter und Mitarbeiter im Kundenservice profitieren vor allem von den umfangreichen Analysefunktionen moderner Spracherkennung. Ob wiederkehrende Beschwerden oder Best-Practice-Lösungen zur Problembewältigung: Die KI erkennt sich wiederholende Muster in der Kommunikation mit Kunden und hilft somit bei der Optimierung des Supports. Daneben sinkt die Nachbearbeitungszeit für Kundengespräche merklich.
• Gesundheitswesen: Ärzte und Pflegepersonal stehen oft unter hohem Zeitdruck. Die KI-gestützte Transkription hilft dabei, Patientengespräche, Anfragen und Anweisungen effizient zu dokumentieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung, während gleichzeitig eine präzise Nachverfolgbarkeit und Archivierung gewährleistet wird.
• Behörden und öffentliche Verwaltung: Behörden und Ämter kämpfen typischerweise mit hohem Verwaltungsaufwand und komplexer Bürokratie. Die automatische Transkription von Sitzungen, Anhörungen oder Bürgeranfragen reduziert den manuellen Dokumentationsaufwand erheblich. Zudem sorgt die KI für fehlerfreie Protokolle und beschleunigt somit Prozesse, die Bürger und Mitarbeiter gleichermaßen entlasten.
• Bildungswesen: Nicht nur klassische Telefongespräche, sondern auch Seminare oder Web-Konferenzen können von KI-Assistenten transkribiert werden. Universitäten, Schulen und andere Bildungseinrichtungen können ihre Lerninhalte somit ohne Mehraufwand dokumentieren und ihren Schülern oder Studierenden als Nachschlagewerk zur Verfügung stellen.

Jetzt loslegen: So nutzen Sie die Speech-to-Text-Funktionalität

Stimmt die technologische Basis, ist die Integration von Spracherkennungssystemen kinderleicht. iMos® RECAP – den KI-Auto-Transcriber von Multiconnect integrieren Sie etwa im Handumdrehen in unsere VoIP-Telefonielösungen.

Moderne VoIP-Telefonanlagen bilden die Grundlage

Die ideale Basis für KI-Funktionalität in der Geschäftstelefonie bilden moderne Cloud-Telefonanlagen, die Gespräche per Internet übertragen und zahlreiche Vorteile mit sich bringen, darunter:

• Schnelles Setup dank Cloud-Hosting
• Hohe Energie- und Kosteneffizienz
• Maximale Flexibilität
• Einfache Skalierbarkeit
• Zahlreiche Zusatzfunktionen
• Nahtlose Integration vieler Softwares und Schnittstellen

Durch die Verlagerung der Telefonie in die Cloud wird teure Hardware obsolet, was die Telefonie-Lösungen grenzenlos flexibel macht. KI-Features wie Chat-Bots, automatisches Call Routing oder die Transkription von Gesprächen werden ganz einfach angebunden.

Internettelefonie: Funktionsweise, Benefits und mehr in unserem großen VoIP-EinsteigerguideSind Sie neu in der Welt der Internettelefonie? Dann lohnt sich ein Blick in unseren großen VoIP-Einsteigerguide, der alles Wissenswerte einfach und verständlich erklärt.

Einfache Integration von Speech-to-Text-Funktionalität

Die Integration KI-gestützter Spracherkennung in bestehende VoIP-Telefoniesysteme funktioniert schnell und unkompliziert. Dank moderner Cloud-Technologie lässt sich die Funktionalität nahtlos und ohne teure, zusätzliche Hardware einbinden. Im Wesentlichen genügen drei Schritte:

1. Kompatibilität prüfen: Die meisten modernen VoIP-Systeme, darunter die 3CX Telefonanlagen von Multiconnect, unterstützen KI-Module wie intelligentes Call-Routing oder die automatische Transkription problemlos.
2. Modul einfügen: Funktionen wie der KI-Auto-Transcriber werden meist als Software-Add-ons bereitgestellt und in wenigen Schritten integriert.
3. Individuelle Konfiguration: Abschließend legen Sie Ihre individuellen Einstellungen fest, darunter den Empfänger sowie das gewünschte Format der Transkripte.

Der KI-Auto-Transcriber iMos® RECAP von Multiconnect auf einen Blick

Der KI-Auto-Transcriber von Multiconnect vereint State-of-the-Art-Funktionalität mit einem Höchstmaß an Zuverlässigkeit. Die KI-Software – auf deutschen Servern gehostet und damit vollständig datenschutzkonform – nutzt modernste Spracherkennung, um Sprachkanäle präzise und zuverlässig zu trennen. Dadurch erkennt sie jederzeit, wer zum jeweiligen Zeitpunkt spricht – selbst bei Unterbrechungen oder komplexen Interaktionen.

Die Analyse der Gesprächsdaten liefert zudem umfassende Insights zum Verlauf und Ergebnis von Anrufen: Ob mit Blick auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden oder die Effizienz und Qualität Ihrer Prozesse – iMos® RECAP ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Problemfeldern sowie die Erkennung wertvoller Optimierungspotenziale in Ihrer Geschäftskommunikation.

Und das Beste: Für Sie als Nutzer entsteht keinerlei zusätzlicher Aufwand. Der Transcriber erstellt eigenständig eine vollständige Transkription, die er im Anschluss an ein Gespräch gemeinsam mit einer Kurzzusammenfassung an die hinterlegte Mailadresse sendet. Mit Blick auf das Format kann frei zwischen Word, Excel und CSV gewählt werden.

Fazit: Die KI-basierte, automatische Transkription von Gesprächen legt den Grundstein für eine effizientere Geschäftstelefonie

Viele Mitarbeiter kennen das Problem: Das manuelle Vor- und Nachbereiten von Telefonaten kostet Zeit, bindet wertvolle Ressourcen und birgt das Risiko von Fehlern. Gerade in Bereichen wie dem Kundenservice und Vertrieb schafft KI-basierte, automatische Transkription Abhilfe – und eröffnet Unternehmen oft ungeahnte Potenziale.

Die Nutzung von Technologien wie Spracherkennung und Speech-to-Text folgt einem klaren Trend, denn auch in Deutschland gewinnt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz mehr und mehr an Bedeutung. Laut ifo Institut nutzen bereits über ein Viertel der hiesigen Unternehmen KI, was einer Verdopplung gegenüber dem Vorjahr entspricht. Unter IT-Dienstleistern sind es sogar 60 Prozent.

Worauf also noch warten? Mit KI-basierten Lösungen wie dem KI-Auto-Transcriber iMos® RECAP von Multiconnect profitieren Sie nicht nur von Zeitersparnis und lückenloser Dokumentation, sondern auch von einer unkomplizierten  Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft. Im Zusammenspiel mit unseren Cloud-Telefonielösungen machen Sie  Ihre Geschäftskommunikation zukunftstauglich.