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Telefonanlage für kleine Unternehmen: Vorteile von Cloud- und IP-Telefonie für KMU

VoIP Telefonanlage - Cloud Telefonie für KMUs

Viele Konzerne nutzen Telefonsysteme, die sich über viele Jahre weiterentwickelt haben. Inzwischen haben die meisten davon auf moderne VoIP Telefonanlagen umgesattelt. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) hingegen können bezüglich der Umstellung auf ein modernes VoIP-System zurückhaltend sein. Das kann mehrere Gründe haben. Sie schrecken davor zurück, weil der geschätzte Aufwand der Installation hoch ist, weil die Vorteile nicht klar sind, weil das alte System noch einigermaßen funktioniert, weil höhere Kosten erwartet werden oder weil Installation, Betrieb und Wartung für kompliziert gehalten werden. In diesem Beitrag räumen wir mit den genannten Vorurteilen auf und veranschaulichen die zahlreichen Vorteile einer modernen Telefonanlage für kleine Unternehmen.

Dabei geht es unter anderem um die Themen Kostenersparnis und Flexibilität, die für eine neue Telefonanlage für kleine Unternehmen sprechen. Wir zeigen auf, in welcher Weise Cloud Telefonie produktiv, effizient und agil sein kann. Entgegen der Erwartung vieler Unternehmer ist es mit dem richtigen Anbieter möglich, Kosten zu sparen – mithilfe der richtigen IP Telefonanlage.

Wie insbesondere Cloud Telefonanlagen mehr Flexibilität und Kostenersparnis für kleine Unternehmen ermöglichen

Für kleine Unternehmen machen gerade Cloud Telefonanlagen einen großen Unterschied. Das beginnt mit der Installation und Inbetriebnahme des Systems, die – verglichen mit einer selbst gehosteten Anlage – sehr viel einfacher ist. Unsere 3CX Telefonanlage, gehostet von MULTICONNECT bietet hier gerade für jeden neuen Nutzer einen Plug & Play-Einstieg: Über das Internet registrieren sich neue Nutzer und können sofort mit Ihrer Büro-Telefonnummer telefonieren. Aber es kommen noch viele Vorteile hinzu.

Anschaffung

Anrufe können nicht nur über VoIP-fähige Telefone, Headsets oder Konferenztelefone durchgeführt werden, sondern auch über Softphones, also Computer/Laptops und mobile Geräte wie Smartphones und Tablets. Das bedeutet natürlich gerade bei der Anschaffung des Systems einen riesigen Unterschied. Wir zählen kurz auf, was Sie NICHT anschaffen müssen:

  • Server und Ersatzserver
  • Tischtelefone
  • Kabel, Drähte & Zubehör
  • Auch Headsets optional

Die Software kann also Tischtelefone mit Hörern ersetzen, Kabel und Drähte bleiben Ihnen erspart und um die Server kümmert sich Ihr Anbieter.

Effizienz und Produktivität

Ein Grund für höhere Effizienz ist die Möglichkeit für reibungslose Online-Meetings: Diese sparen Reisezeit und -kosten, sind oft kürzer und kurzfristiger planbar. Auch Video-Konferenzen sind mit der Software unseres 3CX-Systems möglich. Es ist zudem möglich, unser IP-System in Microsoft Teams zu integrieren, falls MS Teams bereits im Unternehmen genutzt wird. So wird MS Teams um die Möglichkeiten der IP-Telefonie für KMU erweitert.

Welches System Sie auch nutzen, Sie können fortan jederzeit sehen, wer aus dem Unternehmen im Gespräch, verfügbar oder beschäftigt ist. Das bietet natürlich gerade im Sales-Team oder im Kundendienst große Vorteile.

Hinzu kommen Basis- und Zusatzfunktionen, von denen einige in älteren Telefonanlagen fehlen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  • Warteschleifen
  • Intelligente Anrufweiterleitung
  • Klingelgruppen / Ringrufe
  • Anmelde-/Abmeldeliste für Agenten
  • Aufzeichnung spezifischer Warteschleifen
  • Rückrufoption und Ansagen zur Position in der Warteschlange
  • Livechat
  • Whispering
  • Erweiterte Nutzungsberichte

Mit diesen Funktionen geht in der Regel eine größere Kundenzufriedenheit einher. Denn es kommt zum Beispiel seltener vor, dass Kunden in der falschen Abteilung oder beim falschen Ansprechpartner landen. Das kann natürlich gerade in der Anfangsphase eines KMU viel bedeuten. Die Kunden werden auch vom System automatisch verteilt oder sogar zurückgerufen, wenn die richtigen Mitarbeiter frei werden. Dank besserer Nutzungsberichte werden zudem Schwachstellen deutlich und können beseitigt werden.

Flexibilität

Die gleiche Telefonnummer kann von überall aus verwendet werden. Dabei benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter lediglich Zugang zum Internet. Natürlich erleichtert dies die Arbeit im Home Office, was gerade in den heutigen Zeiten einen sehr hohen Stellenwert hat. 

Zudem ist auch das Recruiting weltweit möglich – heutzutage relevant für viele kleine und mittelständische Unternehmen. Denn die Mitarbeiter sind zunehmend unabhängig von Standorten des Unternehmens. Teure Rufumleitungen auf Mobiltelefone, die möglicherweise früher angefallen sind, erübrigen sich, da Mitarbeiter ohne Umleitung im Home Office und unterwegs unter ihrer Arbeitsnummer erreichbar sind. Das bringt auch mit sich, dass ein Umzug für einen Arbeitnehmer nicht zwangsläufig das Ende der Zusammenarbeit bedeutet, so wie es früher häufig der Fall war.

Unified Communication

Die Kommunikation im Unternehmen zusammenführen oder bündeln – das ist gemeint mit dem Begriff Unified Communication. Wichtig ist dies, weil einerseits weniger Zeit verloren geht, wenn alle im Unternehmen weniger von einem Kommunikationskanal zum nächsten wechseln müssen. Andererseits passieren weniger Fehler, da weniger Informationen verloren gehen und diese zuverlässig vorliegen, wenn sie gebraucht werden. Ein Beispiel ist hier die Integration eines CRM-Systems mit der Cloud Telefonanlage für KMU: Es ist sehr hilfreich, gerade für Kundendienstler, wenn alle relevanten Informationen über Kunden schon vor der Annahme eines Anrufs vorliegen.

Die Möglichkeiten der Integration mit Drittanbieter-Anwendungen sind in unserem Fall vielfältig. Mit 3CX und MULTICONNECT sind unter anderem folgende Integrationen möglich: 

  • MS Office 365
  • Datev (Plugin)
  • Freshdesk
  • Freshsales
  • HubSpot
  • MongoDB
  • Salesforce
  • Zendesk
  • Zoho

Skalierbarkeit

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Skalierbarkeit. Vielleicht geht es für Sie gerade los mit dem Geschäft oder Ihr Unternehmen ist schon etwas gewachsen. Wie dem auch sei, wichtig für Sie ist, dass unsere Telefonanlage für kleine Unternehmen ganz einfach mit wachsen kann. Für neue Mitarbeiter fügen Sie jederzeit einfach eine Rufnummer hinzu oder entfernen nicht mehr verwendete Nutzer mit ein paar Klicks. Die Kosten werden dementsprechend angepasst – flexibel und unkompliziert. Genauso wichtig für die Skalierbarkeit sind unsere Hochleistungsserver: Unser Telefonsystem ist massenlastfähig. Ihrem Wachstum sind hier keine Grenzen gesetzt.

Unersetzlich für Vertriebs- und Support-Teams

Unsere Telefonanlage für kleine Unternehmen ist insbesondere für Vertriebsteams und den Kundendienst sehr viel wert. Das System ist vernetzbar mit CRM- und Help-Desk-Systemen. Das hat den Vorteil, dass wichtige Informationen zu Kunden schon vor und während des Anrufs verfügbar sind. Zudem liegt in dem System eine Antwort auf die gegenwärtige “Sofortness”-Mentalität vieler Kunden. Dank des intelligenten Anruf-Routings kann Kunden schneller geholfen und Fehler können reduziert werden, beispielsweise die falsche Zuordnung des Kunden.

Da alle Daten zur Anrufdauer, Halte- und Wartezeiten und zur Gesamtnutzung der Telefonanlage zur Auswertung verfügbar sind, kann auch langfristig besser optimiert werden.

Am besten einfach loslegen: Kontaktieren Sie uns gern

Die Cloud Telefonie mit 3CX, gehostet von MULTICONNECT, kann für kleine und mittelständische Unternehmen einen leicht zu erreichenden, aber entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten. Hier zum Schluss ein Überblick über die wichtigsten Punkte, die für unsere Leistungen sprechen.

Einfacher Wechsel

Schnelle Einrichtung Ihrer Mitarbeiter und kostenlose Mitnahme Ihrer Rufnummern erleichtern für Sie den Wechsel zu uns.

Höchste Sicherheit – Made in Germany

Unsere Rechenzentren und Server sind zertifiziert, mehrfach redundant und stehen im Inland. Wir garantieren eine Verfügbarkeit von mehr als 99,9%.

Kosten entsprechen Anzahl der genutzten Rufnummern

Anschlüsse buchen Sie per Knopfdruck hinzu oder ab – fertig. So zahlen Sie nur für die Mitarbeiter, die auch wirklich telefonieren. Eine Global-Flatrate ist in allen Verträgen bereits inklusive.

Wachstum problemlos möglich

Neue Standorte oder starkes Wachstum sind unter anderem dank der Hochleistungsserver unproblematisch. 

Keine Mindestlaufzeiten

Weil Ihr Unternehmen flexibel bleiben soll, können Sie bei uns monatlich kündigen, egal aus welchen Gründen.

Keine Investitionen, niedrige Kosten

Mit MULTICONNECT zahlen Sie taggenau pro tatsächlichem aktiven User und können auf die Anschaffung teurer Geräte verzichten.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und machen Sie sich noch heute auf den Weg in Richtung effektiver und flexibler Telefonie für Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen.

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Rufen Sie uns unter +49 (89) 44 288-000 an oder schreiben Sie uns über das folgende Kontaktformular!


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