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Microsoft Teams Telefonie und Direct Routing

Wie Sie Ihre Kommunikation kostensparend zentralisieren und vereinfachen

Microsoft Teams Telefonie und Microsoft 365 Business Voice statt klassischer Telefonie?

Bereits im Jahr 2020 hatte Microsoft weltweit den größten Anteil am Umsatz im Bereich Unified Communications & Collaboration (UCC; einheitliche Kommunikation & Zusammenarbeit). Immer mehr Unternehmen nutzen das beliebte Microsoft-Tool “Teams”, verbunden mit weiteren Microsoft 365-Applikationen, für die Unternehmens-Kommunikation. Doch wenn über das öffentliche Telefonnetz kommuniziert wird, ist bei vielen Unternehmen noch der Wechsel zu einer anderen Applikation – meist einer IP-Telefonanlage – nötig.

Die Kommunikation kann daher nicht einheitlich über eine Anwendung stattfinden, sondern wird kleinteiliger. Um sich hier einer Unified Communication – also zentraler Kommunikation über nur eine Anwendung – anzunähern, gibt es mittlerweile verschiedene Lösungen. Es ist zum Beispiel möglich, Teams mit entsprechenden Microsoft Anrufplänen um öffentliche Telefonnummern zu ergänzen und im Sinne einer Microsoft Teams Telefonie zu nutzen. 

Eine flexiblere und meist sogar kostengünstigere Alternative stellt die Verknüpfung von MS-Teams mit einer bereits im Unternehmen eingesetzten oder neu aufgesetzten IP-Telefonanlage dar. In diesem Beitrag veranschaulichen wir die verschiedenen Optionen der Integration von Teams in Ihre Unternehmens-Kommunikation. Zudem zeigen wir auf, welche Vorteile damit jeweils verbunden sind. Denn mit dem richtigen Anbieter ist es sehr einfach, die Telefonie mit MS Teams zusammenzuführen.

Das Zauberwort heißt “Direct Routing”

Eine grundlegende Frage dabei ist, wie das Empfangen und Tätigen von externen Anrufen über Microsoft Teams technisch umgesetzt wird. Mit anderen Worten: Wie verbindet man Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz und bindet IP-Rufnummern ein. Eine Option nennt sich Direct Routing. Die Verbindung zwischen Teams und dem öffentlichen Telefonnetz wird dabei mit einem sogenannten Session Border Controller (SBC) hergestellt, der wie ein Gateway, also eine Schnittstelle, zwischen Microsoft Teams und dem Telefonnetzwerk agiert. Allerdings sind für diesen Zweck nicht alle SBCs verwendbar und es sind tiefergehende IT-Kenntnisse notwendig, um die Konfiguration durchzuführen. Hier kann es sehr viel einfacher sein, einen Direct Routing Provider wie MULTICONNECT für die Umsetzung zu akquirieren.

Eine weitere Option ist es, für die cloudbasierten Anrufpläne von Microsoft Teams zu bezahlen. Damit laufen dann alle internen und externen Telefonate über das öffentliche Telefonnetz und Sie erhalten öffentliche Rufnummern von Microsoft. Dies geht jedoch einher mit Kosten für den jeweiligen Microsoft Anrufplan (“Dialing Plan”), für Microsoft Lizenzen pro Nutzer und Gesprächsminuten. Zudem sind nur bestimmte Microsoft-kompatible Geräte einsetzbar, die in der Anschaffung teurer sein können.

Nachfolgend zeigen wir auf, wie Sie diese Nachteile umgehen, indem Sie sowohl eine IP-Telefonanlage (z. B. eine 3CX Anlage) und gleichzeitig die IP-Telefonie-Funktionen von Microsoft Teams mit allen jeweiligen Vorteilen nutzen.

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Wichtige Features unserer 3CX Integration mit Microsoft Teams Telefonie

Mit Hilfe der 3CX Telefonanlage mit Cloud-Hosting von MULTICONNECT können Sie Microsoft Teams ohne kostenpflichtigen Microsoft Anrufplan zu einer businesstauglichen IP-Telefonanlage aufwerten.

Dadurch können auch komplexe Anrufabläufe abgebildet werden. Die 3CX Anlage führt im Hintergrund dazu wichtige Funktionen aus, die beispielsweise Anrufweiterleitungen und Berichte ermöglichen. Durch die Integration von Microsoft Teams in die IP-Telefonanlage werden verschiedene Features möglich, die in einigen Situationen unverzichtbar sind. Dazu zählen im Falle der 3CX-IP-Telefonielösung, gehostet von MULTICONNECT:

  • Warteschleifen (individualisierbar, mit optionaler Aufzeichnung)
  • IVRs (DTMF Menüs)
  • Erweiterte Nutzungsberichte
  • Anmelde-/Abmeldelisten für den Kundendienst
  • Rückrufoption und Ansagen zur Position in der Warteschlange
  • Plattformübergreifende Präsenzanzeige
  • Single-Sign-On: Nur einmalig anmelden
  • Integration von 3CX und Teams-Kalendern
  • 3CX Gruppen mit Microsoft Teams Gruppen synchronisieren
  • Bestehende Rufnummern zu Teams mitnehmen (portieren)
  • Alle Features bereits für Mac und Windows, Mobile und Desktop

Mitarbeiter können dank Direct Routing dennoch die vertraute Teams-Oberfläche nutzen. Ein weiterer großer Vorteil dieser Option betrifft die Kosten: Indem Sie einen SIP-Anbieter frei wählen, können Sie auf verschiedene Tarife zurückgreifen, anstatt an (häufig teurere) Microsoft-Tarife gebunden zu sein.

In der Praxis funktioniert es häufig so, dass Anbieter wie MULTICONNECT auch die entsprechenden Lizenzen für Microsoft Teams Anrufpläne anbieten. MULTICONNECT überträgt diese Lizenzen zu einem günstigeren Preis an seine Kunden. Ein weiterer Vorteil ist die freie Wahl zusätzlicher Geräte: Bei der Wahl von Headsets oder Tischtelefonen sind Sie mit MULTICONNECT nicht gebunden an die Microsoft-kompatiblen Hersteller.

Auch der Profilstatus, beziehungsweise die Präsenzanzeige kann zwischen den Systemen synchronisiert werden. Wenn ein Teams-Nutzer einen anderen Teams-Nutzer anruft oder einem Teams-Meeting beitritt, dann wird dies auch im 3CX-System registriert und angezeigt. Gleichzeitig werden Weiterleitungen entsprechend der Einstellungen aktiviert. Das Gleiche gilt andersherum: Ist ein 3CX-Nutzer nicht verfügbar oder im Gespräch, wird dies bei Teams angezeigt. Auch können 3CX-Weiterleitungsregeln über Teams festgelegt werden.

Wie Microsoft Teams konkret um IP-Telefonie ergänzt werden kann

Zunächst sollte Microsoft Teams für die interne Kommunikation funktionieren. Dann muss sichergestellt werden, dass Anrufe und Features des Teams-Telefonsystems für alle Nutzer verfügbar sind. Dies kann auch im Rahmen eines Vertrages mit einem Provider wie MULTICONNECT geschehen, in dem die entsprechenden Microsoft Teams Lizenzen enthalten sind. 

Die Konfiguration von Microsoft Teams Direct Routing ist nicht trivial. Der bereits erwähnte Session Border Controller wird zwischen das Teams Netzwerk von Microsoft und das öffentliche Netz geschaltet und ermöglicht so die sichere Übertragung der Daten. Ausgehende Anrufe von Microsoft Teams werden an das Telefonsystem von Teams übertragen, und von dort an den SBC. Der SBC routet den Anruf dann über einen SIP-Trunk (eine Rufnummern-Adresse/Nebenstelle) an den Provider und somit in das öffentliche Telefonnetzwerk. Die gute Nachricht: Wenn Sie die technischen Details nicht vollständig verstehen, ist das nicht schlimm. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung der Telefonie über MS Teams und nehmen Ihnen den komplizierten technischen Teil gern ab. Lediglich die Grundkonfiguration von MS Teams müssen Sie aus Gründen der Zugriffsrechte in der Regel über Ihre eigene IT-Abteilung oder Ihr Systemhaus erledigen lassen.

Wenn die Verbindung von Microsoft Teams mit der VoIP-Anlage geschafft ist, können Sie sich mit den neuen Teams-Funktionen auseinandersetzen und Ihre Mitarbeiter darin schulen. Dazu zählen die oben erwähnten Features wie Office 365 Integrationen, standortbasierte Anrufweiterleitungen, simultanes Klingeln, Warteschlangen, automatische Assistenten und mehr.

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Diese Anwendungen sind ebenfalls in ein 3CX-System integrierbar

Mit 3CX und MULTICONNECT können weitere Anwendungen eingebunden werden. Dazu zählen unter anderem:

  • Datev (Plugin)
  • Freshdesk
  • Freshsales
  • HubSpot
  • MongoDB
  • Salesforce
  • Zendesk
  • Zoho

Sie profitieren also nicht nur von der Integration von Teams, sondern können sehr flexibel weitere Anwendungen in das System einbinden. Was dies für die Effizienz und die Produktivität Ihres Unternehmens bedeuten kann, liegt auf der Hand. Alle wichtigen Funktionen zu zentralisieren sorgt dafür, dass weniger gesucht und mehr gefunden wird.

Fazit

Dank der Einbindung von Microsoft Teams in Ihr IP-Telefonsystem kommen Sie einer Unified Communications-Lösung näher. Die Kommunikation im Unternehmen findet demnach immer weniger parallel auf getrennten Kanälen statt. Vielmehr wird daraus eine Einheit, da alle Anwendungen miteinander verbunden sind und Inhalte synchronisiert werden können. Dies geht mit verschiedenen positiven Effekten einher: Vereinfachung, Vereinheitlichung, Produktivität, Effizienz und Kostenersparnis.

Dadurch wird das gesamte Thema Kommunikation natürlich auch schlanker: Bei Problemen können Sie sich an eine zentrale Adresse – Ihren Managed Service Provider – wenden und müssen nicht jeweils den Support bei verschiedenen Anlaufstellen suchen. 

Genauso agil wie Ihr Unternehmen ist auch Ihre IP-Microsoft Teams-Telefonie-Integration: Sie können ganz leicht Nutzer hinzufügen oder entfernen. Dank der Möglichkeit, Teams auf beliebigen Endgeräten für die IP-Telefonie zu nutzen, sind natürlich auch den Möglichkeiten für Remote Work und Homeoffice keine Grenzen gesetzt.

Abgesehen von den niedrigeren Kosten für die externen In- und Auslandsanrufe und die Microsoft Teams-Lizenzen, sparen Sie als Unternehmen bei Bedarf zusätzlich, indem Sie weniger Hardware anschaffen. Die IP-Infrastruktur liegt beim Provider, als Endgeräte können PCs und Smartphones statt Tischtelefonen dienen. 

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