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Mehr Unabhängigkeit durch VoIP: Warum Cloud-Telefonie ideal zur neuen Arbeitswelt passt

VoIP Cloud-Telefonie

Die Zukunft der Telefonie ist wohl nichts für Nostalgiker: Immer mehr Tischtelefone werden durch Software ersetzt und immer mehr Telefonhörer durch Headsets, Computer oder Smartphones. Viele Unternehmen folgen diesem Trend und stellen ebenfalls auf VoIP Telefonie um. Doch wie kommt das? Kurz gesagt: Weil mit VoIP-Telefonen und insbesondere mit der Cloud Telefonie viele Vorteile verbunden sind – allen voran größere Flexibilität und Unabhängigkeit. Ob die Vorteile auch Sie überzeugen, finden Sie in diesem Beitrag heraus.

Der Unterschied zwischen Cloud Telefonie und einer lokalen VoIP Telefonanlage liegt darin, dass alle Funktionen einer Cloud Telefonanlage im Rechenzentrum eines Providers betrieben und über das Internet bereitgestellt werden. Im Gegensatz zu einer Anlage mit einem Server, der in Ihrem Büro steht. Auch damit ist natürlich schon ein Vorteil verbunden: Sie müssen sich als Nutzer weder mit der Cyber-Sicherheit Ihrer Anlage, noch mit anderen technischen Fragen zu Installation, Betrieb und Wartung auseinandersetzen. 

Der Cloud-Telefonie-Trend passt zu einem weiteren Trend, der durch die Pandemie beschleunigt wurde: Der Entwicklung hin zur Remote-Arbeit, speziell zur Arbeit im Home Office. Bereits vor der Pandemie hatte die Flexibilität bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern hier zugenommen. Nun verlagerte sich die Arbeit während der Pandemie gezwungenermaßen ins Home Office. Die meisten Unternehmen bemerkten, dass die Produktivität dadurch kaum oder gar nicht eingeschränkt wurde. Denn viele Tätigkeiten erfordern keine physische Präsenz und die wenigsten Mitarbeiter brauchen zur Motivation einen Chef, der ihnen über die Schulter schaut.

Wichtig ist jedoch dabei, dass Mitarbeiter auch Zuhause optimal in die Abläufe und Arbeitsprozesse des Unternehmens eingebunden werden. Das gelingt denjenigen Unternehmen am besten, die die Möglichkeiten von IP- beziehungsweise Cloud-Telefonie optimal nutzen und relevante Anwendungen miteinander vernetzen. Auf diese Weise kommen produktive, effiziente, agile Lösungen zustande, die zur neuen, flexiblen Arbeitswelt passen.

In diesem Beitrag veranschaulichen wir die Bedeutung der Cloud Telefonie für die Flexibilität von Unternehmen und beleuchten dabei zahlreiche weitere Vorteile, auch für Selbstständige. 

Wie Cloud Telefonie mehr Flexibilität und Kostenersparnis im Unternehmen ermöglicht

Die Cloud Telefonie erfordert keine teuren Rufumleitungen auf Mobiltelefone mehr. Denn mit einem Smartphone, das als Nebenstelle einer Cloud Telefonanlage registriert ist, sind Mitarbeiter auch ohne Umleitung im Home Office – und theoretisch überall – erreichbar. Natürlich gehören auch zuweilen teure Anrufe ins Ausland mit IP Telefonie der Vergangenheit an.

Ein Vorteil gegenüber einer alten ISDN-Anlage liegt natürlich darin, dass keine Kabel und Drähte mehr notwendig sind. Alles funktioniert über den Internetanschluss und die notwendige Up- und Download-Geschwindigkeit für das Telefonieren wird heutzutage von den allermeisten Anbietern gewährleistet. Zudem müssen Sie sich nicht um einen eigenen Server kümmern: weder um Installation, noch um Betrieb oder Wartung. 

Für neue Teammitglieder bedeutet das einen Plug & Play-Einstieg: Um ihr Arbeitstelefon zu nutzen, melden sich Mitarbeiter auf der Cloud Telefonanlage an, registrieren eine Nebenstelle (ihre Rufnummer) in der Organisation, und schon können sie unter der neuen geschäftlichen Nummer telefonieren.

Auch Online-Meetings können mit Cloud Telefonanlagen abgebildet werden. Positiv ist daran für das Unternehmen:

  1. gesparte Reisezeit
  2. gesparte Kosten
  3. kurzfristige Planbarkeit und mehr Termin-Flexibilität

Wer Videokonferenzen über Cloud-Software abhalten möchte, hat ebenfalls verschiedene Optionen. Es ist möglich, diese direkt über die Software der virtuellen Telefonanlage abzuhalten. Dies kann beispielsweise mit einer 3CX-Telefonanlage abgebildet werden. Eine derartige Cloud Telefonanlage kann jedoch auch mit Anwendungen von Drittanbietern wie Microsoft Teams verbunden werden. Mit der 3CX-Lösung von MULTICONNECT ist beides möglich. Auch klassische Telefonkonferenzen oder eine Chat-Funktion sind durchführbar. Sowohl mit Kollegen als auch mit Kunden lassen sich also ganz einfach unter anderem Video-Calls und Chats aufsetzen.

Auch viele andere Anwendungen von Drittanbietern sind mit dem System vernetzbar. Dazu zählen bei MULTICONNECT unter anderem: 

  • Datev (Plugin)
  • Freshdesk
  • Freshsales
  • HubSpot
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Outlook (Plugin)
  • Microsoft Exchange (Plugin)
  • Microsoft SQL Server, MySQL, PostgreSQL
  • Microsoft Teams
  • MongoDB
  • Salesforce
  • Zendesk
  • Zoho

Im Portfolio von MULTICONNECT gibt es auch eine VoIP App. All diese Möglichkeiten der IP Telefonie gehen über die Möglichkeiten der traditionellen, analogen Telefonie hinaus.

Weitere Vorteile der Cloud-Telefonie: Rekrutierung und Standortunabhängigkeit

Durch Nutzung von Cloud Telefonie ist es auch leichter, Mitarbeiter weltweit zu rekrutieren und zu beschäftigen. Durch die Standortunabhängigkeit der Mitarbeiter spielt es nur noch eine kleine Rolle, von wo aus sie dem Unternehmen zuarbeiten.

Auch ein Umzug muss Arbeitnehmer nicht mehr vor große Herausforderungen stellen – sofern der Arbeitgeber die Remote-Arbeit unterstützt. Die Rufnummer kann mitgenommen werden und Mitarbeiter sind daher weiterhin mobil unter ihrer gewohnten Arbeitsnummer (oder ihrer Festnetznummer) zu erreichen. 

Was Cloud Telefonie bedeutet: Eine digitale Plattform für alle Kommunikationskanäle

Egal ob Sie im B2B- oder im B2C-Bereich unterwegs sind: Es kann nur von Vorteil sein, Ihren Kunden ein breites Spektrum an Kontaktmöglichkeiten zu bieten. Intern kommen Ihre Kollegen in den Genuss eines übersichtlichen Telefonbuchs mit aktueller Verfügbarkeitsanzeige für jeden Einzelnen. Sie sehen also jederzeit, wer im Gespräch, wer verfügbar und wer abwesend ist.

Wenn potenzielle Kunden auf Ihrer Unternehmens-Website landen, ist es hilfreich, ihnen einen Chat als Kontaktmöglichkeit anzubieten. Auch das ist mithilfe der von MULTICONNECT gehosteten 3CX-VoIP-Cloud Lösung möglich.

Gerade für den hektischen Meeting-Alltag vieler Unternehmen ist es außerdem wichtig, Video-Calls abhalten zu können. Denn ein digitales Get Together lässt sich sehr viel leichter einplanen als ein persönliches Treffen. Und doch müssen Sie dank der Videoübertragung nicht auf die visuelle Kommunikation verzichten.

Cloud Telefonie: Unersetzlich für Vertriebs- und Support-Teams

Inzwischen sind VoIP Telefonanlagen vernetzbar mit Customer Relations Management (CRM)- und Help-Desk-Systemen. Dadurch haben Vertriebs- und Support-Teams schon vorab wichtige Informationen zu Anrufern vorliegen. Das kann einen entscheidenden Vorteil gegenüber anderen Unternehmen bedeuten. Denn Kunden sind zufriedener, wenn sie ihr Anliegen nicht lange erklären müssen und gleich in der richtigen Abteilung landen. 

Darin liegt eine Antwort auf die gegenwärtige “Sofortness”-Mentalität vieler Kunden: Unternehmen, die Ihre Kunden nicht warten lassen, gewinnen. Dazu kann auch intelligentes Anruf-Routing beitragen – Kunden werden also anhand der Einträge im CRM-System an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Der Anrufbeantworter hat im Kundenservice weitgehend ausgedient.

Noch ein Vorteil der Cloud Software für den Kundendienst liegt darin, dass Kollegen jederzeit voneinander sehen, wer im Gespräch, verfügbar oder beschäftigt ist. So können Anrufe so effizient wie möglich weitergeleitet werden, ohne dass Kunden in der Warteschleife hängen.

Dank der sogenannten Whispering-Funktion können andere Kollegen bei Bedarf sogar während eines Anrufs Mäuschen spielen oder dem Mitarbeiter Lösungsvorschläge buchstäblich über das Headset ins Ohr flüstern, ohne das der Kunde davon etwas mitbekommt.

Cloud Telefonie für Selbstständige

Für Selbstständige, die im Rahmen einer Solo-Selbstständigkeit oder in kleinen Firmenstrukturen agieren, gibt es einige besondere Vorteile bei der Nutzung einer VoIP Business-Telefonnummer im Rahmen eines Cloud-Services. Zum einen trägt eine berufliche Rufnummer mit zum professionellen Auftreten bei. Zudem hilft es gerade Selbstständigen, die beruflich viel unterwegs sind, oft besonders, dass ein Business Softphone überall mit hingenommen werden kann – natürlich ist hier der Zugriff auf ein 4G-Netz von Vorteil und für Videogespräche sogar notwendig.

Auf diese Weise kann die Erreichbarkeit gewährleistet werden, beispielsweise auch im Außendienst, vor oder nach Terminen mit Kunden. Schließlich ist es von Vorteil, dass die private Telefonnummer nicht beruflich genutzt und preisgegeben werden muss. So lassen sich Privates und Berufliches besser trennen und es kommt beispielsweise nicht dazu, dass man abends ungewollt ein Kundengespräch annimmt.

Ausblick: Verpassen Sie nicht den (Cloud-)Anschluss

Wie wir gesehen haben, passt die Cloud Telefonie optimal zur neuen Arbeitswelt. Beides ist von größerer Flexibilität und Agilität geprägt. Die Cloud Telefonie kann für Unternehmen demnach eine passende Lösung und einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten:

  • Der Kundenservice kann bedeutsam verbessert werden.

Zum Beispiel, wenn Informationen aus CRM- oder Helpdesk-Systemen Mitarbeitern bereits vor Annahme von Anrufen vorliegen, durch intelligentes Anruf-Routing und Weiterleitungs- und Whispering-Funktionen.

  • Die Zusammenarbeit zwischen Kollegen wird auf vielfältige Weise vereinfacht.

Zum Beispiel, indem man jederzeit sehen kann, ob Mitarbeiter verfügbar sind, indem auch zwischen Mitarbeitern ganz einfach Online-Meetings geplant und per Video oder Anruf durchgeführt werden können. 

  • Wartungs- und Betriebsaufwände für Server fallen weg.

Da der Provider für den Server verantwortlich ist, fallen diese Aufwände weg und insbesondere das komplexe Thema der Cyber-Security liegt zu einem großen Teil in den Händen des Anbieters. Hier ist es wichtig, dass Sie einen Anbieter wählen, dem Sie vertrauen. MULTICONNECT verwendet die modernsten State-of-the-Art-Methoden zum Schutz vor Cyber-Angriffen.

  • Kommunikation, Planung und Vernetzung werden effizienter.

Wenn alle Informationen zentral zusammenlaufen, ist es für alle Mitarbeiter einfacher den Überblick zu behalten. Dies ist der Fall, wenn die IP Telefonanlage mit den wichtigsten Unternehmens-Anwendungen (zum Beispiel Outlook, Salesforce, Hubspot, Zendesk und vielen anderen) vernetzt ist. 

  • Kosten werden gespart.

Es ist offensichtlich, dass dank dieser vielfältigen Verbesserungen nicht nur im sehr konkreten Bereich der Anrufweiterleitungen und der Gebühren, Kosten gespart werden.

Wenn Sie bei diesen Themen auch für Ihr Unternehmen Vorteile erkennen, dann machen Sie sich noch heute mit MULTICONNECT auf den Weg Richtung Cloud Telefonie. Wir stehen Ihnen für ein kostenfreies Erstberatungsgespräch zur Verfügung.

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    Quellen

    Schluss mit festen Tischtelefonen? | UCC / New Work (it-zoom.de)
    Internet: Deutsche Telekom steigt in den Markt mit Cloud-Telefonie ein | ZEIT ONLINE
    Stirbt das Tischtelefon aus? | UCC / New Work (it-zoom.de)
    Deutsche Telekom steigt in den Markt mit Cloud-Telefonie ein – WELT
    ​​https://aircall.io/de/blog/callcenter/telefonsysteme-fuer-kmu-alles-wissenswerte/